‘Groei Viafrica verandert organisatie’

Michiel Teengs verbleef drie weken op het Viafrica ICT Center in Thika, Kenia, om met de medewerkers en het management de bedrijfsprocessen te verbeteren. 'Deze organisatie is inmiddels zo gegroeid, dat je je communicatiemodel en je organisatiemodel dient aan te passen.'

Viafrica Kenia heeft de afgelopen jaren een sterke groei doorgemaakt. Begin dit jaar verhuisde de vestiging van een buitenwijk in de hoofdstad Nairobi naar het nabijgelegen Thika, een middelgrote stad die economisch sterk in ontwikkeling is. Die groei brengt echter ook nieuwe uitdagingen met zich mee. 'Eén van de voorstellen was om de bedrijfsstructuur te wijzigen', vertelt Teengs. Hij verbleef drie weken op het Viafrica ICT Center in Thika, Kenia, om met de medewerkers en het management de bedrijfsprocessen te verbeteren. IT Staffing betaalde de reis- en verblijfskosten.

'De opzet van de organisatie zoals die ooit bedacht is functioneert prima als je net begint, maar deze organisatie is inmiddels zo gegroeid, dat je je communicatiemodel en je organisatiemodel dient aan te passen.'

Nieuwe businessmogelijkheden

In de voorbereidende fase werden de specifieke doelstellingen van de uitzending naar Kenia nader vastgesteld. Teengs: 'Dat kwam neer op drie peilers. Allereerst betere communicatie in de breedste zin des woords, met name op het gebied van rapportering naar Nederland. Verder wilden we een verbeteringsslag maken op het gebied van planning en we wilden nieuwe businessmogelijkheden in kaart brengen: kijken of we buiten de implementaties op scholen met andere ict-gerelateerde zaken omzet kunnen genereren.'

Bewustwording

Voor de communicatie met Nederland maakt de Viafrica-vestiging in Kenia gebruik van de software as a service-versie van de beheersoftware van Topdesk. Met deze software wordt bijgehouden welke computer zich op welke school bevindt, zodat beheer en onderhoud vanuit het servicecentrum eenvoudiger kunnen worden uitgevoerd.

Teengs onderzocht of onder het personeel voldoende gebruikskennis aanwezig was en hoe de dagelijkse werkzaamheden op het kantoor geprioriteerd werden. 'We hebben vooral gekeken naar mogelijkheden om Topdesk anders en beter te gebruiken. Er zijn niet veel functionele wijzigingen doorgevoerd in het systeem zelf, het accent lag meer op bewustwording van het belang van rapporteren en registreren.'

SWAT-analyse

Ook voerde Teengs individuele gesprekken met de medewerkers, om helder te krijgen wat zij zelf als knelpunten en mogelijkheden zien in het functioneren van de organisatie. 'Ik heb tijdens die gesprekken een SWAT-analyse gemaakt (strength, weakness, opportunities en threats) ten aanzien van het bedrijf en hun visie daarop. Verder hebben we met de medewerkers en het management onderzocht welke nieuwe marktsegmenten we kunnen benaderen en welke producten we kunnen aanbieden.'

Inspirerend

Onlangs heeft Teengs het eigen bedrijf Sawa Consultancy opgezet, dat zich zal gaan richten op it-consultancy en projectmanagement, met name op het terrein van software-implementaties. De naam van het bedrijf is een knipoog naar zijn verblijf in Afrika: 'Uit het Swahili gepikt. Sawa betekent oké in het Swahili'.

Voor het Nederlandse hoofdkantoor van Viafrica zal Teengs zich gaan bezighouden met de campagne 'Doneer je netwerk', die zelfstandige ict-professionals oproept hun netwerk in te zetten om donaties van afgeschreven hardware te realiseren ten bate van de onderwijsprojecten van Viafrica in Kenia en Tanzania. Teengs: 'Toen ik terug was, heb ik aangegeven dat dit niet stopt na mijn een uitzending van drie weken. Daar is het allemaal te indrukwekkend en te inspirerend voor geweest.'