Tijdens crisis juist investeren in ICT

De dreigende recessie heeft grote gevolgen voor de inspanningen die bedrijven plegen op het gebied van kostenbesparingen. Doordat ict een aanzienlijke kostenpost is, krijgt de chief information officer (cio) de opdracht om de kosten verder te reduceren en aan de andere kant het niveau van diensten te handhaven. Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar door ook in economisch moeilijke tijden te blijven investeren in ict kan juist op kosten bespaard worden, stelt Edwin Maaskant.

Accenture heeft in het High Performance IT onderzoek boven gemiddeld presterende bedrijven in de ict vastgesteld. Dit zijn bedrijven die consistent over lange periode betere resultaten halen dan vergelijkbare bedrijven in hun segment, en dat over de economische cycli heen. Het is interessant om te bekijken hoe deze bedrijven zich onderscheiden in huidige tijden van economische verslechtering.

Alternatieven voor de cio?

De reactie van cio's op een economische vertraging is veelal een traditionele reactieve aanpak door zoveel mogelijk uitgaven uit te stellen. In dit kader wordt onderscheid gemaakt tussen discretionaire uitgaven en non-discretionaire uitgaven. Discretionare uitgaven zijn uitgaven waar men een beslissing over kan nemen om ze wel of niet te maken, veelal de ict-projecten. Non-discretionaire uitgaven zijn operationele kosten en gevolg van jarenlange beslissingen over discretionaire uitgaven. Dit is te zien in nevenstaande figuur, naast de alternatieve strategische aanpak die door cio's van high performance bedrijven wordt gevolgd.

Zoals het diagram laat zien, kunnen discretionaire ict-uitgaven verdeeld worden in twee categorieën: ICT Focused Spend (de investeringen die ict (operationele) -kosten zullen reduceren) en Business Focused Spend (de ictinvesteringen die business kosten reduceren, dan wel de mogelijkheden van business om marges te verbeteren en omzet te vergroten).

De ict-functie heeft een verantwoordelijkheid om beide soorten initiatieven te leveren. Daarbij zijn ze ervoor verantwoordelijk dat er ook daadwerkelijk besparingen behaald worden als resultaat. In het geval van business-focused spend is dat uiteraard een gedeelde verantwoordelijkheid samen met de business.

De gevolgen van een reactieve aanpak zijn ten eerste dat door het stopzetten van structurele ict-infrastructuurprojecten de operationele kosten zullen stijgen: terwijl goedkopere oplossingen commercieel beschikbaar zijn is men in toenemende mate verouderde hardware en software aan het oplappen. Ten tweede zullen de ‘ict-capabilities' - het totaal aan middelen dat de ict kan inzetten om de business te ondersteunen - afnemen tengevolge van gebrek aan investering in de ict-organisatie zelf. Dit is de zogenaamde ‘ict capability gap', ofwel het verschil tussen de business behoefte aan ict en datgene wat de ict-functie kan bieden.

Leiderschap vereist

Gegeven de huidige positie in de economische cyclus en de urgente noodzaak tot actie, kan op basis van ervaring gezegd worden dat veel organisaties nu een reactieve aanpak plannen. Het alternatief, de strategische aanpak, bestaat uit het zorgvuldig plannen van ict-focused discretionaire uitgaven. Door een deel van de operationele non-discretionaire uitgaven te besparen kan de cio deze middelen herinvesteren en daardoor waarde voor de business creëren. Daardoor kan het aandeel van discretionaire uitgaven stijgen, en dat van non-discretionaire uitgaven dalen.

Deze aanpak (gevisualiseerd in nevenstaande afbeelding) stelt ons in staat om aanhoudend operationele uitgaven te reduceren terwijl de ‘capability gap' niet groter wordt tijdens de economische vertraging en een platform biedt van waaruit dit gedicht kan worden zodra de voorwaarden voor groei terugkeren.

Doorlopend investeren

Deze strategische aanpak voor ict-investeringen is consistent onderbouwd door de bevindingen uit het Accenture ‘High Performance IT' onderzoek. In een notendop omvat dit onderzoek een online self-assessment van senior ict-executives uit bijna 300 Fortune 1000 bedrijven wereldwijd. Uit dit onderzoek blijkt dat high performance bedrijven ook ict-investeringen blijven uitvoeren tijdens moeilijke financiële periodes en hun systemen kosteneffectief, flexibel en betrouwbaar maken. Doordat high performance bedrijven wel blijven investeren bouwen zij hun voorsprong op de concurrentie verder uit dankzij hogere interne efficiëntie en ict-capabilities samen met een lagere kostenbasis.

 

Waarop besparen?

De volgende vier focusgebieden ondersteunen het kostenreductie programma. Ten eerste, daag de business uit: challenge de business initiatieven om te zien of deze kloppen vanuit een technologie perspectief. Ict-management moet de neiging van de business om Ict-butgetten te reduceren in een stagnerende markt uitdagen. Ten tweede moet men vasthouden aan de dingen die goed gaan: Vind de technologie investeringen die de operationele kosten zullen reduceren en bouw een case voor herinvestering van deze besparingen in business-focused investeringen. Ten derde is het nodig om historische keuzen te verfijnen: Een volledige review van het ict-budget zou uitgevoerd moeten worden, en de essentiele ict-diensten geïdentificeerd. Diensten die niet bijdragen aan operationele efficiency worden stopgezet. Tenslotte is het nodig dat het ict-management kijkt hoe verborgen IT-kosten gegenereerd door de business ict-beëindigd kunnen worden. Alle schaduw ict-assets en -infrastructuur zou geadopteerd moeten worden in het overall budget en ondersteund door de beschikbare resources.

Een manier waarop de cio vrij snel besparingsmogelijkheden kan realiseren is door op zoek te gaan naar en het adresseren van de ‘verborgen' ict-kosten. Dit is ict die direct is aangeschaft door business units in plaats van bij de ict-afdeling en waarvan de kosten niet ondergebracht zijn in het ict-budget. Veelal kunnen deze hardware, software en services beter en goedkoper ondergebracht worden bij de ict-afdeling. Het kan daardoor gebeuren dat het budget verhoogd moet worden, maar dit is gerechtvaardigd door een veel grotere kostenbesparing in de business. De resulterende besparing kan direct bijdragen aan het bedrijfsresultaat, of geherinvesteerd worden in toekomstige verlaging van non-discretionaire ict-kosten.

Een ander goed voorbeeld is de consolidatie van datacenters. Tijdens eerdere kostenreducties moest men kiezen tussen Unix en/of Wintel platform als alternatief voor mainframes. Veel verwerkings- en opslagcapaciteit blijft daardoor onbenut. Tegenwoordig heeft men veel meer opties dankzij software die de capaciteit van de servers beschikbaar kan maken onafhankelijk van het platform.

Concrete stappen

Samengevat kan de cio een iteratief proces volgen dat uit vijf stappen bestaat. Ten eerste, implementeer kostenreductie initiatieven om operationele en verborgen ict-kosten te reduceren. Ten tweede, reduceer business groei investeringen en reserveer een deel van dit budget voor ict-focused investeringen. Ten derde, investeer in ict-focused programma's die een significante reductie in operationele ict-kosten realiseren. Ten vierde, vervolg het programma om verborgen ict-kosten te reduceren en herinvesteer tenslotte de gerealiseerde kostenbesparing in groei van de business.

Conclusie

Voor cio's die geconfronteerd worden met de huidige toenemende focus op ict-kosten is nu de tijd aangebroken om een nieuwe aanpak voor ict-uitgaven te onderzoeken. Ervaring leert dat de beschreven aanpak kan helpen om de twee primaire - en conflicterende - doelen te behalen, namelijk een betere dienstverlening en aanhoudende kostenbesparing.

Om zo'n aanpak mogelijk te maken moet de cio de business overtuigen dat ict-focused investeringen niet minder belangrijk zijn dan de business-focused ict-uitgaven. In plaats daarvan zou het bestuur moeten inzien wat discretionaire ict-focused uitgaven werkelijk zijn: een investering in business effectiviteit die bijdraagt aan hogere performance.

Die verandering van denken opent de mogelijkheid van de strategische aanpak voor ict-kosten. Een aanpak die gericht is op het bouwen van een sterke ict-core, die het bedrijf in staat stelt om haar concurrentievoordeel progressief te vergroten en tegelijkertijd minder te spenderen aan ict.

Uit het onderzoek blijkt dat high performance bedrijven die de afgelopen jaren ict-standaardisatie en -centralisatie hebben doorgevoerd gemiddeld 19 procent minder tijd besteden aan het draaiend houden en repareren (updaten) van hun systemen.

Edwin Maaskant, Senior Manager Strategic IT Effectiveness Accenture