Nieuwe dienst pakt archiefachterstand Rijk aan

Het Rijk richt een nieuwe gezamenlijke archiefdienst op om de kilometerslange achterstand van de digitalisering van archieven bij overheden weg te werken. De dienst, die Doc-Direkt heet, gaat naar verwachting tot 2019 aan het werk om de achterstanden vanaf 1976 tot nu weg te werken. Dat gebeurt onder andere door digitalisering van papieren stukken bij vestigingen in Winschoten en Den Haag. Om de klus te klaren worden 190 tijdelijke medewerkers aangetrokken.

Tussen nu en 2012 wordt een organisatie ingericht die de gezamenlijke archiefbewerking, de opslag en het beheer van de archieven op zich neemt. In eerste instantie worden papieren archieven geselecteerd en bewerkt. Naar schatting komt ongeveer 5 procent daarvan in aanmerking voor permanente bewaring bij het Nationaal Archief. Het Nationaal Archief bepaalt welke delen in papieren vorm worden bewaard en welke delen in digitale vorm toegankelijk zijn voor het publiek.

Met de nieuwe dienst Doc-Direkt moeten bijvoorbeeld archiefstukken over de Nederlandse EU-voorzitterschappen of de paspoortfraude versneld toegankelijk zijn voor burgers en onderzoekers. 

De nieuwe organisatie is een voortzetting van een bestaande samenwerking tussen de Centrale Archief Selectiedienst van het ministerie van Binnenlandse Zaken en het Nationaal Archief. Bij dat Project Wegwerken Archief Achterstanden (PWAA) zijn de papieren archieven over de periode tot 1975 bewerkt en eind 2008 zijn de dossiers overgedragen aan het Nationaal Archief.

250.000 brieven

Een ander groot archiveringsproject bij de overheid is een opdracht bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat. Dat ministerie startte in 2005 met het digitaliseringproject IDEEA. Een belangrijk onderdeel van die opdracht is de verwerking van de correspondentie met burgers.

Jaarlijks ontvangt dat ministerie namelijk 250.000 brieven, waarvan de afhandeling moet gebeuren volgens wet- en regelgeving. Door de digitalisering moeten de brieven sneller worden behandeld. IDEEA is begroot op vijf miljoen euro per jaar en moet volgens plan in 2011 afgerond zijn.