ERP-pakket valt of staat met selectieproces

Vaak wordt het selectieproces van enterprise resource planning (erp) gekenmerkt door het stellen van verkeerde prioriteiten. De keuze valt dan op een systeem dat vandaag het beste bij een organisatie past, maar het laat afweten in de toekomst. Gevolg is dat binnen vijf tot acht jaar het hele traject herhaald wordt, stelt Ton Dobbe van Unit 4 Agresso. Veel organisaties zijn onvoldoende in staat in kaart te brengen waar de werkelijke behoeften en eisen liggen en waar niet.

Dat de selectieprocedure voor erp-software lang niet altijd gedegen verloopt, komt dudelijk naar voren in een onderzoek van The Wall Street Journal, waaruit blijkt dat 73 procent van de onderzochte bedrijven ontevreden is over zijn huidige erp-systeem. Deze ontevredenheid is in de meeste gevallen terug te voeren op verkeerde keuzes in het selectieproces. The Standish Group International concludeert dat bij liefst 80 procent van de implementatie- en aanpassingsprojecten voor software de vereisten onvoldoende zijn gedefinieerd.

Organisaties zullen deze eisen dus helder in kaart moeten kunnen brengen. Daarbij moeten zij dus niet alleen kijken naar de behoeften die ze vandaag hebben, maar zeker ook naar wat voor hen morgen van belang is.

Veranderende markten

De wereld waarin bedrijven anno 2006 verkeerden, verschilt compleet met die van twintig jaar geleden. Veel ondernemingen opereren in een dynamische markt waar economische cycli, die in het verleden zeven jaar in beslag namen, nu vaak al binnen enkele maanden zijn afgerond. Reorganisaties, fusies, acquisities en afsplitsingen doen zich steeds vaker voor en bedrijven concurreren vaak niet langer slechts lokaal, regionaal of nationaal, maar in veel gevallen ook wereldwijd. Alles bij elkaar betekent dit dat bedrijven veel sneller moeten kunnen reageren dan voorheen en dat heeft de nodige gevolgen.

Verandering en groei brengen veelal ingrijpende ontwikkelingen met zich mee. Zo zullen nieuwe businessmodellen ontstaan die de manier waarop organisaties traditioneel gezien zaken deden, overhoop gooien. In een dergelijke situatie zijn flexibiliteit van it-systemen en het vermogen om ook na implementatie op dit soort veranderingen te kunnen reageren steeds belangrijker. Dit geldt ook voor oplossingen op het gebied van erp. Juist deze aspecten zouden daarom de belangrijkste selectiecriteria voor het kiezen van een erp-systeem moeten vormen.

Selectiecriteria

Binnen het selectieproces, voorafgaand aan de aanschaf van een erp-systeem, is het van belang dat de nieuwe oplossing de functionaliteiten kan bieden die voor een organisatie een grote rol van betekenis spelen. Om hiervoor zorg te dragen, moet een onderneming de mensen die sleutelposities innemen binnen de organisatie gedetailleerde scenarios op laten stellen, waarin de kritieke bedrijfsprocessen naar voren komen, die het erp-systeem dient te ondervangen.

Hiermee wordt de selectie van een nieuw systeem een puur zakelijk gedreven initiatief. Erp omvat teveel onderdelen binnen een organisatie om de keuze voor de juiste oplossing alleen te baseren op it-criteria als functionaliteit en technologie.

Andere prioriteit

Met het vinden van een oplossing die aansluit bij de bestaande bedrijfsprocessen ben je er echter niet. In een dynamische markt ontwikkelen drie aspecten zich in hoog tempo: de informatiebehoeften, de processen en de structuur van de organisatie zelf. Succesvol veranderen binnen een organisatie is niet mogelijk zonder dat de onderliggende systemen in staat zijn de veranderingen rond deze drie onderdelen te blijven volgen.

Deze flexibiliteit na de implementatie - ofwel post implementation agility - wordt groter naarmate de drie genoemde elementen slimmer met elkaar zijn verweven. De veranderingen aan bijvoorbeeld de organisatiestructuur (bijvoorbeeld reorganisatie) vloeien zo automatisch door in de andere twee gebieden en vice versa. Dit biedt de mogelijkheid om nieuwe bedrijfscenarios binnen enkele uren, dagen of weken met interne resources door te voeren en niet in maanden of zelfs jaren. Door bij het selectieproces niet de prioriteit te leggen bij functionaliteit, maar bij flexibiliteit na implementatie, voorkom je als snel groeiende en veranderende organisatie dat je in korte tijd het gekozen erp-systeem ontgroeid bent.

Extern advies

De top vijf criteria voor het aanschaffen van nieuwe zakelijke software voor ‘businesses living in change' (BLINC) en ‘businesses living in denial' (BLIND). Als ‘business living in change' (BLINC) zul je je bedrijfsvoering snel en vaak aan moeten passen aan de veranderende marktomstandigheden. Alleen zo kun je goed reageren op mondiale ontwikkelingen en de concurrentie het hoofd bieden. ‘Businesses living in denial' (BLIND) opereren in een relatief stabiele, volgroeide markt. Ontwikkelingen verlopen langzaam en een businessmodel dat zich bewezen heeft, gaat vaak jaren mee.

De top vijf criteria voor het aanschaffen van nieuwe zakelijke software voor ‘businesses living in change' (BLINC) en ‘businesses living in denial' (BLIND). Als ‘business living in change' (BLINC) zul je je bedrijfsvoering snel en vaak aan moeten passen aan de veranderende marktomstandigheden. Alleen zo kun je goed reageren op mondiale ontwikkelingen en de concurrentie het hoofd bieden. ‘Businesses living in denial' (BLIND) opereren in een relatief stabiele, volgroeide markt. Ontwikkelingen verlopen langzaam en een businessmodel dat zich bewezen heeft, gaat vaak jaren mee.

Veel bedrijven schakelen bij het selectieproces externe consultants in om hen te helpen bij het maken van de voor hen juiste keuze. Het inroepen van hulp is begrijpelijk, omdat de gemiddelde, voor selectie verantwoordelijke persoon niet vaker dan één of twee keer in zijn leven een nieuw erp-pakket hoeft te selecteren. Het is dus niet zoiets als het kopen van een auto, waarbij je op den duur wel redelijk weet waar je op moet letten.

Een externe consultant weet doorgaans wel waar een organisatie rekening mee moet houden wanneer deze een nieuw systeem aan wil schaffen. De toegevoegde waarde van zo'n adviseur van buitenaf kan door de kennis die deze heeft zeer groot zijn. Er bestaat echter een tegenstrijdigheid tussen de belangen van een onderneming en die van een consultancy-bureau en/of software leverancier. Laatstgenoemden hebben er namelijk weinig baat bij om hun klanten een oplossing te laten selecteren die na de implementatie gemakkelijk aangepast kan worden aan veranderde omstandigheden. Helemaal niet wanneer bedrijven deze aanpassingen relatief eenvoudig zelf door kunnen voeren. In dit geval heeft een consultancy-bureau na het selectieproces weinig toegevoegde waarde meer en vallen er nauwelijks nog adviesuren te schrijven bij de klant.

Eigen verantwoordelijkheid

Ton Dobbe, Vice President Product Marketing, Unit 4 Agresso