ICT-projecten verliezen doel uit het oog

Minder dan 10 procent van de ict-projecten houdt rekening met 'zachte factoren'.

Het gros van de ict-projecten mislukt doordat projectleiders en opdrachtgevers zich te veel richten op het resultaat van de implementatie. Ze zien daardoor de organisatiedoelstellingen achter het project over het hoofd.

Veel bedrijven houden bij de implementatie van een ict-systeem te weinig rekening met de ‘zachte factoren' van de organisatie, zoals de houding en aanpassing van het personeel. In plaats daarvan letten projectleiders en opdrachtgevers voornamelijk op realisatie van de technische kant van systemen en processen. Zaken als gedragsverandering, samenwerking en klantvriendelijkheid staan hierdoor vaak in de schaduw van het projectresultaat. De doelen worden niet behaald, het project mislukt en het kost de organisatie veel tijd en geld.

Pieter Gremmen, senior projectmanager bij adviesbureau Twynsta Gudde, ziet het maar al te vaak gebeuren. "Het lijkt een open deur, maar vrijwel iedereen trapt er telkens weer in. Opdrachtgevers en projectleiders moeten niet alleen kijken naar het resultaat van een ict-project, maar ook naar hoe de organisatie kan worden aangepast om met behulp van het project het hogere doel te bereiken." Gremmen schat dat dit momenteel in minder dan 10 procent van de ict-projecten het geval is.

Na twee jaar opgelost

Als voorbeeld noemt hij een bedrijf dat meerdere personeelsroosters wilde integreren in één systeem. "Er kwam een mooi flexibel pakket, maar de planners werden vervolgens zelf te flexibel. Personeel werd vaker last-minute ingeroosterd, met alle toeslagen van dien, waardoor het bedrijf uiteindelijk duurder uit was dan voorheen. Pas na een jaar kwamen ze hier achter en pas na twee jaar was het opgelost."

Gremmen adviseert een concreet plan op te stellen, met afspraken over personeelstraining, procesbetrokkenheid en bijvoorbeeld simulatiespellen om iedereen met het nieuwe systeem bekend te maken. "Bovendien moet je de voortgang van het project stoppen continu in de gaten houden en zaken aanpassen zodra iets ‘om het project heen' anders loopt dan gewenst. Desnoods kies je ervoor om het project wat te vertragen totdat de organisatie voldoende is aangepast. Maar leg dat maar ‘s uit aan de opdrachtgevers."

Smoezen

Volgens de adviseur gebruiken projectleiders vaak dezelfde smoezen als blijkt dat de organisatie te weinig is aangepast aan een pasingevoerd ict-project: ‘De weerstand verdwijnt wel als ze aan de nieuwe werkwijze zijn gewend', ‘Vernieuwingen brengen altijd wel wat weerstand met zich mee' en ‘Het is maar een klein groepje mensen, die hebben altijd wat te zeuren'.

Jan Hazeleger, 04-12-2007 12:44

Ben het niet eens met de titel van dit artikel "ICT-projecten verliezen doel uit het oog". Dit suggereert dat in eerste instantie dit doel wel in beeld is, terwijl dat in de meeste gevallen niet zo is.
Probleem is dat bij de meeste projecten het "doel" een concreet product is, en de KPI van de project manager het opleveren van dat product. Niet het inbedden van het product in de organisatie en/of het zorgdragen voor het effectief gebruik ervan.

Ben het dus wel eens met de opmerking die in het artikel staat: "Opdrachtgevers en projectleiders moeten niet alleen kijken naar het resultaat van een ict-project, maar ook naar hoe de organisatie kan worden aangepast om met behulp van het project het hogere doel te bereiken."

Guus Welter, 04-12-2007 13:09

Dit ligt toch genuanceerder dan hier gesteld wordt: de projectleider wordt hier verantwoordelijk gemaakt voor iets waar hij het niet van kan en mag zijn.

Een project levert binnen tijd en budget een vooraf gedefinieerd product op. Een goede projectleider stuurt hier ook op. Het project zelf maakt deel uit van een programma (of iets wat daarop lijkt).

In het programma is het (strategisch) doel benoemd. Het projectresultaat maakt het behalen van dit doel mogelijk, maar het project is zeker niet verantwoordelijk voor het behalen van het doel! Dat kan ook niet, want meestal is hier een reeks van projecten en activiteiten nodig. Overigens wordt vaak vanuit het programma de opdracht gegeven aan een projectleider.

Daarmee valt de projectleider als 'schuldige' af. Ik ben het er wel mee eens dat de projecteider op zijn minst de context van het project, het programma, moet kennen, en signalen geeft als de aansluiting zoek is. Maar verantwoordelijk is hij niet.
De opdrachtgever vanuit het programma zou met een programmapet op wel beter moeten weten.

Guus Welter
(adviseur O&I bij een grote gemeente)

choukri, 05-12-2007 9:51

Ik ben het helemaal eens met dit artikel. Het doel is niet het opleveren van een pakket, maar zorgen dat er bepaalde problemen in een organisatie opgelost worden. Hierbij moet je de gebruikers betrekken bij de ontwikkeling van het product om zo tegenwerking te voorkomen. Je moet de gebruikers het gevoel geven dat jun mening belangrijk is en dat e een bijdrage hebben geleverd aan het product.

wat je vaak ziet gebeuren is dat projectleider zich alleen concentreren op de resultaten en niet op de draagvlak. Deze is net zo belangrijk, want een product waar niemand achter staat heb je niks aan. je maakt het product voor de gebruikers en niet voor je zelf, want aan het eind van het project doe je als projectleider iets anders.

Danny Frietman, 05-12-2007 13:22

Ik denk dat de titel niet de lading dekt voor vele ICT projecten.

Het doel is in vele gevallen helder omschreven, maar het proces om daar te komen is vaak onderbelicht. Met name het belang om met de interne stakeholders tijdens het ICT project draagvlak, kennis en afbakeningsvraagstukken te borgen, wordt in vele gevallen vergeten. De projectmanager, de uitvoerder van dit project, kan daar beperkt invloed op uitoefenen en kan daardoor een speelbal worden van de interne organisatie.

Met andere woorden, het 'om veld' heeft meer impact op het wel of niet realiseren van de beoogde doelstellingen dan soms wordt gedacht.

Een haalbaarheidstoets waar ook een stakeholdersanalyse in meegenomen is kan dan een uitkomst bieden.

outsourcing / Nieuws

ICT-projecten verliezen doel uit het oog

Na twee jaar opgelost

Smoezen

Outsourcing: geen 'quick wins' maar lange-termijnopbrengst

Outsourcing staat of valt bij vastleggen doelstellingen

Computable Events

Alfa Accountants & Adviseurs richt op kernactiviteiten en bespaart op ICT-kosten

‘Goed voor Nederland én voor Indonesië’

Globaliseren, hoe doe je dat?