Contract blijft achilleshiel van ICT-projecten

Nog steeds mislukken veel ict-projecten doordat afnemer en leverancier de afspraken onvoldoende vastleggen. Vaak lopen de verwachtingen uiteen en is er te veel onduidelijkheid bij aanvang van een project. Een overzicht van valkuilen.

De feiten liegen er niet om: zeven van de tien ict-projecten mislukken. "Eigenlijk is het curieus dat er nog steeds zoveel projecten fout gaan", zegt Theo Bosboom van advocatenkantoor Dirkzwager in Arnhem. De advocaat geeft geregeld workshops over ict-contracten, waarin hij ict-managers, directeuren en bedrijfsjuristen wijst op de valkuilen bij het afsluiten van dergelijke contracten.

Specificaties

Veel leed kan volgens Bosboom worden voorkomen als de afnemer en leverancier meer aandacht besteden aan de specificaties van het project. Ze hebben vaak niet helder voor ogen wat precies moet worden geleverd. "Vooraf leggen ze de zaken te algemeen, dus te weinig concreet, vast. Daardoor kan het project gaandeweg steeds moeizamer verlopen. Het gebouwde systeem wijkt ineens te veel af van het oude pakket, of de leverancier gaat te veel uit van zijn eigen standaardoplossingen."

"Als een afnemer meer maatwerk van zijn leverancier verwacht, kan hij gemakkelijk ‘uit de begroting vliegen'. Voor je er erg in hebt, beland je in een klassiek ict-geschil met mediation of zelfs juridische procedures als gevolg", waarschuwt Bosboom. Beide partijen hebben volgens hem daarom belang bij duidelijkheid. "De leverancier heeft meer projectervaring en zou het initiatief kunnen nemen. Aan de andere kant heeft de afnemer meer belang bij strikte afspraken over specificaties en garanties."

Algemene voorwaarden

Bosboom vertelt dat het ook vaak voorkomt dat afnemers klakkeloos de algemene voorwaarden van de leverancier accepteren. Als voorbeeld noemt hij de leveringstermijn, die veel afnemers goed willen vastleggen in het contract. Vaak zijn echter de algemene voorwaarden van Federatie van Nederlandse brancheverenigingen voor informatietechnologie (FENIT) van toepassing, waarin eventuele afspraken over leveringstermijn worden afgezwakt. (Artikel 8.1: "De enkele overschrijding van een genoemde of overeengekomen (leverings)termijn brengt leverancier niet in verzuim.")

Dit soort bepalingen kan, volgens de advocaat, een ‘harde datum' in het contract toch minder hard maken. "Als je de leveringstermijn toch bindend wilt laten zijn, vermeld dan dat deze afspraak geldt ondanks de bepalingen uit de algemene voorwaarden."

Implementatie

Ook over de implementatie heerst vaak veel onduidelijkheid. Tijdens het sluiten van een contract moet op hoofdlijnen al overeenstemming zijn over wie wat wanneer doet, aldus de advocaat. "Snel daarna moet ook de detaillering zijn ingevuld, anders wordt bijsturing later veel lastiger." Bijsturing van zaken die dreigen mis te gaan, wordt bovendien volgens hem ook belemmerd door zwak projectmanagement.

Een goed implementatieplan houdt daarom ook rekening met de overlegstructuur van het project: van overleggroepen, stuurgroepen, strategisch overleg tot en met escalatieprocedures. Bosboom: "het formaliseren van dit traject wordt soms als moeizaam ervaren, maar het project wordt wel beter beheersbaar en het verkleint de kans op mislukking.

Ambitieus

Tenslotte vindt de advocaat dat veel ict-projecten veel te ambitieus zijn. Hij heeft het dan over de planning die al direct onder forse druk staat en over de softwarewensen die te veel maatwerk of een te grote omslag in de organisatie vereisen. De laatste tijd lagen vooral overheidprojecten onder vuur vanwege te hoge ambities, maar ook in het bedrijfsleven komt dit probleem volgens Bosboom vaak voor.