Slecht contractbeheer zorgt voor een aanzienlijke kostenpost. Decos, softwareleverancier voor document-en informatiebeheer, heeft een Top 5 samengesteld met de meest voorkomende problemen bij contractbeheer.
De meest voorkomende problemen op het gebied van contractbeheer volgens Decos zijn:
1. Contracten worden ongewild verlengd
De looptijd van contracten varieert. Veel contracten bevatten een clausule waardoor de overeenkomst automatisch wordt verlengd, tenzij het contract binnen de gestelde termijn wordt opgezegd. Dit kan betekenen dat een contract ongewild/onbewust wordt verlengd en de organisatie met onvoorziene kosten wordt geconfronteerd.
2. Contractgegevens zijn onvoldoende toegankelijk voor medewerkers
Een veel voorkomend probleem is dat contractgegevens decentraal worden opgeslagen op een server en dat iedere afdeling een eigen werkwijze heeft voor het archiveren van contracten. Gegevens zijn hierdoor vaak niet goed beschikbaar voor andere afdelingen. Hier komt bij dat, wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, de kans bestaat dat waardevolle informatie verloren gaat als er geen gestructureerde werkwijze is.
3. Afdelingen profiteren onvoldoende van schaalvoordelen
Wanneer afdelingen niet van elkaar weten welke afspraken er zijn gemaakt met leveranciers, profiteren zij ook niet van eventuele schaalvoordelen. Door gegevens onderling te delen, verbeteren afdelingen hun onderhandelingspositie en maken zij het inkoopproces efficiënter.
4. Management heeft onvoldoende inzicht in processen
Van organisaties wordt steeds vaker verwacht dat zij kunnen aantonen dat zij er alles aan doen om bedrijfsprocessen te verbeteren. Wanneer ze hun contractgegevens centraal opslaan, kunnen ze eenvoudiger rapportages genereren ten behoeve van het management. Zo kan het management inkoopbeslissingen beter onderbouwen.
5. Te veel papier
Er is nog altijd te veel papier binnen de meeste organisaties. Afdelingen archiveren contracten zowel digitaal als fysiek. Dit is niet alleen inefficiënt, maar ook zeer kostbaar. Het is verstandiger om documenten digitaal te archiveren en ze alleen fysiek te bewaren als dit echt noodzakelijk is.
Alrik van Kuijk, marketing manager bij Decos: "Het efficiënt beheren van contracten vereist een kritische houding van de organisatie en de juiste instrumenten om contractgegevens te kunnen archiveren en analyseren. Door documenten met behulp van de juiste software digitaal op te slaan in een centraal archief, kunnen organisaties een enorme kostenbesparing realiseren. Het is dan ook niet verwonderlijk dat steeds meer organisaties willen weten welke mogelijkheden er op dit gebied zijn."
Als ik Decos zou zijn, zou ik hetzelfde zeggen; uit ervaring echter weet ik dat contractmanagement meer is dan het centraal opslaan van contracten.
Contracten zijn vaak het eindstation in onderhandelingen; dat betekent dat het gehele proces, dus van offerteaanvraag, toepassen van portfolio, riskmanagement etc. zijn neerslag in de organisatie moet hebben en dat is vaak de crux. Die processen zijn vaak niet in software vast te leggen. Zodra een organisatie dat proces kan managen is contractmanagement een peuleschil.
Lute, dat klopt. Het proces is complex en is moeilijk te vatten. Daarom is het beter om op zoek te gaan naar een contract management systeem waar je zelf je workflow kan bepalen. Een contract beheer systeem heeft als voordeel dat je weet wie ownership heeft van een contract, wat de laatst genomen acties zijn en wie nu aan zet is. Daarnaast zijn de effectieve contracten veilig en centraal opgeborgen en kan iedereen met de juiste authenticatie zijn ding doen. Docstation.be is een voorbeeld van een doordacht CLM systeem, opgezet door IT professionals en bedrijfsjuristen met jarenlange ervaring. zie docstation.be
Hi Alrik,
Slecht contractbeheer zorgt voor een aanzienlijke kostenpost….een openingszin die wellicht nog zacht is uitgedrukt. Gebrek aan inzicht in contracten leidt tot onbeheersbare situaties. Contracten raken zoek en worden mogelijk niet op tijd verlengd of beëindigd met alle financiële gevolgen van dien. Het doet mij deugd dat de branche collega’s van http://www.contracked.nl eenzelfde conclusie hebben gelegd. De oplossing is eenvoudig simpel en tegelijkertijd kan het niet nakomen van gemaakte afspraken grote gevolgen hebben.
vg, Rob Postma