Gemeenten missen grip op ict

Bij het aanbesteden van ict-projecten kijken gemeenten voornamelijk naar de laagste prijs. Bovendien vindt de selectie vaak niet objectief plaats en is er weinig aandacht voor projectbeheersing.

Hoewel ict-leveranciers gemeenten goede klanten vinden, hebben ze veel aanmerkingen op hun aanbestedingsbeleid. Zo toont recent onderzoek van Ernst&Young dat gemeenten vaak hun leverancier kiezen op basis van de goedkoopste offerte. Een minder goede kwaliteit dienstverlening wordt dan voor lief genomen. Volgens het rapport komt dit voornamelijk door gebrekkige communicatie en doordat de kosten van een ict-project op een andere plek vallen dan de baten. "Toch hoeft goedkoop niet persé duurkoop te zijn. Voor de gewenste kwaliteit moeten gemeenten gewoon goed rekening houden met de geformuleerde doelstellingen", aldus Guill van den Boom, senior manager bij het consultancybureau.

Helaas zijn die doelstellingen niet altijd even helder. Gemeenten houden volgens het rapport te weinig grip op de projecten en verliezen de doelstellingen geregeld uit het oog. Van den Boom: "Zowel gemeenten als ict-leveranciers vinden dat de sturing gebrekkig is. Sturing is nodig om voldoende focus op de doelstellingen te krijgen en meer aandacht voor een kosten/ batenanalyse. De digitale overheid is iets dat organisatiebreed moet worden gedragen en is niet simpelweg een ict-probleem."

Door het ontbreken van heldere doelstellingen geven gemeenten voorafgaand aan een aanbesteding vaak onvoldoende informatie. De selectieprocedure vindt dan niet altijd plaats op basis van objectieve gronden, iets wat maar liefst 94 procent van de ondervraagde leveranciers vermoedt. Bovendien is een kleine meerderheid van de ict-leveranciers niet te spreken over de kennis van gemeentefunctionarissen. Samen met slechte interne communicatie tussen de verschillende betrokken functionarissen, werkt dit verkeerde keuzes in de hand.

Van den Boom ziet wel verbetering bij de gemeenten. "Ze maken stappen, maar het gebeurt wel langzaam. Als je beseft hoe lang mensen al gebruikmaken van online-winkels als bol.com, dan is het verrassend dat sommige gemeenten nog vrijwel niets digitaal aanbieden. Het zijn vooral kleinere gemeenten, met een kleine ict-afdeling, die nog achterblijven."