Voldoen aan wet door automatisch archiveren

Case: Provincie Zeeland

De provincie Zeeland werd door wetgeving en te weinig opslagcapaciteit gedwongen om naar een nieuwe e-mailinfrastructuur te kijken. Nu wordt geïnventariseerd welke data bewaard moet blijven. André Roelse, ict-coordinator van de provincie: "Daar is het laatste woord nog niet over gezegd."

Eigenlijk voldoet de huidige e-mailomgeving van de provincie Zeeland niet aan de wet. Werknemers van de provincie zijn verplicht om belangrijke e-mails aan te bieden aan het archief. Dat gebeurt niet automatisch. "Als werknemers belangrijke e-mail niet archiveren, dan komen ze niet in het archief terecht", zegt André Roelse, ict-coordinator van de provincie Zeeland. Een nieuwe e-mailinfrastructuur moet dit allemaal veranderen. De provincie heeft daartoe inmiddels de eerste stappen gezet.

Allereerst werd onderzocht hoe het aantal e-mails de komende jaren zou groeien. Onderzoek wees uit dat de provincie 1100 e-mailaccounts heeft. "Hierbij zitten ook een groot aantal formele postbussen, die niet gekoppeld zijn aan personen", zegt Roelse. Daarnaast bleek dat de provincie 150.000 e-mail per maand ontving. Er gingen honderdduizend e-mails per maand de deur uit. Het onderzoek vond plaats vorig jaar april. Roelse denkt dat het aantal e-mails dat wordt ontvangen inmiddels is gegroeid naar 225.000 per maand en het aantal verstuurde naar 150.000 per maand. Dit is overigens de gefilterde e-mail, de spamberichten zijn hier al uitgehaald.

Hot, cold en frozen data

De provincie heeft nu geen zicht op welke e-mails bewaard moeten blijven en of dat ook gebeurt. Daar zit geen enkele controle op. "De policy is dat alle e-mail zes maanden bewaard blijft. Als een e-mail langer bewaard moet blijven, dan moet een werknemer dat aangeven", zegt Roelse. In het onderzoek werd onderscheid gemaakt in verschillende soorten data, namelijk hot, cold en frozen data.

Nu is de provincie aan het inventariseren welke data bewaard moet blijven en welke niet. Daar is een apart project voor gestart. Er wordt onder andere onderzocht of er slimme software nodig is om de e-mails te archiveren. "Je kunt bijvoorbeeld besluiten op contentkenmerken e-mails naar het archief te sturen. Bijvoorbeeld e-mails waar het woord belasting in voorkomt", zegt Roelse.

Maar hiervoor dacht Roelse in problemen te komen met de privacy-wetgeving. "Er wordt niet alleen zakelijke, maar ook privé-mail wordt ontvangen en verstuurd via het zakelijke e-mailadres," zegt hij. Maar na juridische informatie ingewonnen te hebben weet Roelse dat als hij de middelen voor de werknemers beschikbaar stelt om privé-mail te versturen, dat hij de zakelijke mail mag controleren. Nu moet de ondernemingsraad nog instemmen met het veranderen van de policy.

Meer opslagcapaciteit

Niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving zette de provincie Zeeland ertoe om de e-mailinfrastructuur te veranderen. Er was ook steeds meer opslag nodig. "Een attachment van 10Mb die vijftig keer wordt rondgestuurd, die wordt nu ook vijftig bewaard", zegt de ict-coordinator. Eigenlijk wordt nu alle e-mail gebackupd bij de provincie. Alles wat verzonden en ontvangen wordt, wordt een half jaar bewaard. "En als een werknemer een e-mail weggooit, dan is de e-mail ook weg. Daar zit geen controle op."

De opdracht is inmiddels aanbesteed. De provincie weet hoe de ict-infrastructuur er technisch uit komt te zien. Er is gekozen voor een slimme, kant-en-klare doos die veel opslagruimte biedt. "De oplossing is niet zo snel als de opslagdisken die we nu hebben. Maar de snelheid is ook niet zo relevant", zegt Roelse. E-mail worden na een tijd weggeschreven op deze doos, maar blijft wel nog zichtbaar in Outlook. Slimme zoeksoftware moet e-mails kunnen terugvinden. Ook e-mail die wordt verwijderd wordt naar deze opslagmodule weggeschreven.

Er wordt nu gekeken of alle e-mail van de provincie bewaard moet worden. Roelse: "Daar is het laatste woord nog niet over gezegd." Als man van de techniek is Roelse voor het gebruik van slimme software. "Met deze hoeveelheid e-mail is er kans dat het weer dichtslibt."