‘Vooral de kostprijs moest omlaag’

Het ministerie van Defensie had een oude mailomgeving waarvan de prijs bij gebruiker relatief hoog was. De prijs per werkplek moest naar beneden en dus ook de prijs voor de e-mail dienst daarbinnen. Onder andere daarom ging het ministerie over naar een volledig nieuwe mailomgeving onder de motorkap.

De mailomgeving van het Ministerie van Defensie was oud, niet flexibel, decentraal ingericht, waardoor onder andere het beheer ervan en de traceerbaarheid van e-mails lastig en bovenal duur werd. Het ministerie besloot daarom over te stappen naar een nieuwe mailomgeving. "Vooral de prijs per werkplek moest omlaag", zegt Albert-Jan Boer, waarnemend hoofd product management van het informatie voorziening en technologie bedrijf (IVENT) bij het ministerie van Defensie. Het ministerie kreeg onder andere voor de specifieke implementatie een Visionary Award van Symantec in 2007.

De kosten van de mailomgeving werden vooral opgedreven omdat de omgeving decentraal geregeld was, er additionele eisen ten aanzien van beveiliging werden gesteld en er meer functionaliteit werd gevraagd. Op ruim tweehonderd locaties door heel Nederland stonden mail servers, back-up servers en opslag. Als werknemers wisselden van locatie, was dat een lastige klus voor de ict-afdeling om naast de mail ook allerlei instellingen, namen, lijsten, en dergelijke mee te verhuizen naar de andere locatie. Natuurlijk had vooral de defensie medewerker hier zelf last van. Inmiddels is de mailomgeving verregaand gecentraliseerd naar drie locaties, is er geavanceerde opslag toegepast, meer functionaliteit voor de medewerker ingebracht als ook het tracken & tracen vereenvoudigt.

Virtuele opslag

Naast de reductie in middelen is er voor de defensiemedewerker ook het een en ander veranderd. De medewerkers kunnen onder andere makkelijker en sneller zoeken, ook op inhoud van de bijlagen, door hun eigen mailomgeving. Daarnaast was de mailbox eerst gebonden aan een quota, inmiddels kunnen werknemers zoveel e-mails bewaren als ze zelf willen. Dat komt omdat het ministerie naar virtuele opslag is overgestapt.

Ook het automatisch archiveren van e-mails is nu veel beter geregeld. Een e-mail doorgaat drie lagen van opslag. Eerst komt deze terecht in de opslag van de mail omgeving, daarna komt de mail in het snelle archief en uiteindelijk wordt een e-mail opgeslagen in het langzame archief. Maar een werknemer merkt daar niets van als hij een e-mail opent.

Alles wordt gearchiveerd. "In principe wordt alles automatisch gearchiveerd", zegt Boer. Hij rekent uit dat als de 65.000 werknemers van defensie iedere dag tien minuten hun e-mail moet "managen", dat een hoop tijd en geld kost.

Geld

Geld is een belangrijk uitgangspunt geweest bij het ontwerp van de nieuwe mailomgeving bij het ministerie. "We willen het geld van de burger verantwoordelijk besteden", zegt Boer. Het ministerie liet een onafhankelijk onderzoeksbureau een rapport opstellen wat de reductie van de kostprijs was op basis van die nieuwe omgeving. Het bureau kwam tot de conclusie dat de investering binnen een half jaar was terugbetaald. Boer weet dat de meeste bedrijven een andere insteek kiezen en niet per se de kostprijs willen verlagen. "We hebben een vooruitstrevende mailomgeving gecreëerd, maar dat was niet het primaire doel. Dat krijg je vanzelf als je intensiever en intelligenter samenwerkt met de markt", zegt hij.

De uiteindelijke beheerlast van de nieuwe mailomgeving was nog lager dan gepland. De verandering van de mailomgeving maakte deel uit van een verandering van de gehele werkplek. "E-mail is voor de gebruiker transparant. Maar niet alles is zichtbaar wat je verandert. Dat betekent dat je goed moet communiceren naar de gebruiker toe", zegt Boer. Defensie maakte daartoe onder andere een kaartje waar tips&trucs op stonden en de nieuwe mogelijkheden. "Gebruikers waren er blij mee en het heeft geleid tot een reductie van calls bij de helpdesk", zegt Boer.

Een van de valkuilen bij de migratie naar een nieuwe mailomgeving is om de veranderingen niet in de volle breedte te beschouwen, denkt Boer. "communicatie in het algemeen, en e-mail in het bijzonder, ligt dicht bij de persoonlijke mens." Privacy speelt daarin natuurlijk ook een belangrijke rol. "Maar je moet hierover wel heel zorgvuldig communiceren, met een  bijvoorbeeld een gedragscode als instrument. Je moet zorgen dat je de vragen die je erover krijgt, ook kunt beantwoorden", zegt Boer.