De Utrechtse gemeente Houten schakelt ecm-beveiliger Motiv uit IJsselstein in voor het versleutelen van vertrouwelijke documenten. Motiv's platform mSafe wordt ingezet om bestanden als bouwtekeningen en vertrouwelijke raadsstukken versleuteld beschikbaar te stellen. Het gebruik van consumententoepassingen voor de uitwisseling van documenten zoals Dropbox, WeTransfer en Google Drive wordt verboden.
Voordat groen licht is gegeven voor de implementatie van het ecm-platform is een maand met de software getest. De dienst draait binnen een hosted omgeving die zich bevindt in een datacenter in Nederland dat volgens de leverancier optimaal beveiligd is.
De afdeling die bij de gemeente Houten is belast met het afgeven van vergunningen, en veel tekeningen uitwisselt, heeft inmiddels ervaring opgedaan met Motiv mSafe. Een woordvoerder van de gemeente: ‘Diensten zoals WeTransfer en Dropbox zijn voor ons niet geschikt, aangezien een overheid geen gegevens mag opslaan op servers in het buitenland en al helemaal niet buiten Europa.’
De leverancier: ‘Motiv mSafe is speciaal ontwikkeld voor het uitwisselen van zakelijke documenten, zoals personeelsdossiers, medische dossiers of financiële informatie. In de nieuwste versie zijn belangrijke eigenschappen toegevoegd. Zo is het nu standaard mogelijk om mSafe te koppelen aan Microsoft Active Directory, waardoor gebruikers sneller en eenvoudiger toegang krijgen tot mSafe-werkruimtes.’
Virus
De nieuwe versie maakt het mogelijk om permanente werkruimtes aan te maken. Eerder waren al de controlemogelijkheden verder uitgebreid. Zo krijgt de beheerder van een werkruimte nu te zien wie op welk moment een bepaald document heeft geüpload, gedownload of gewijzigd, en of er een virus is aangetroffen. Ook wordt het laatste moment van inloggen getoond.
