Buiten de kantooromgeving zijn dagelijks duizenden werknemers afhankelijk van een mobiele werkplek. Het gaat bijvoorbeeld om servicemonteurs, projectmedewerkers, hulpdiensten, pakketbezorgers en thuiszorgprofessionals. Uit recent onderzoek is gebleken dat bij veel mobiele werkplekken regelmatig storingen optreden. Dit brengt niet alleen extra kosten met zich mee, maar zorgt ook voor risico’s in de bedrijfskritische omgeving. Dit is in mijn ogen de lijst met meest voorkomende storingen.
1. Problemen met geïnstalleerde software
Ook bij mobiele apparaten treden softwarematige storingen op. In een kantooromgeving kunnen de meeste softwareproblemen snel opgelost worden door de it-afdeling. Maar mobiele werkers in het veld kunnen vaak niet even langs de it-afdeling voor hulp. Het verhelpen van softwarematige storingen op afstand is wel mogelijk, maar vergt de nodige dataverbinding en kennis van de it-medewerkers.
2. Apparaat raakt beschadigd
In bedrijfskritische omgevingen worden apparaten blootgesteld aan vallen, stoten, trillingen, vocht, stof en extreme (weers)omstandigheden. Kortom, een apparaat in het veld heeft veel te verduren. Ondanks de robuustheid van de meeste apparatuur komen ernstige beschadigingen regelmatig voor. Wanneer een mobiel apparaat zwaar beschadigd is, kan een storing optreden en het bedrijfsproces ontregelen. Het is een uitdaging voor de it-afdeling om beschadigde devices zo snel mogelijk te laten repareren of vervangen. Wanneer het om een groot aantal mobiele apparaten gaat, wordt het bovendien lastiger om overzicht te houden op de logistieke stroom die ontstaat.
3. Batterij geeft problemen
De batterij van mobiele apparaten wordt over het algemeen zwaar belast, omdat de apparatuur in de buitenlucht wordt blootgesteld aan vocht en lage temperaturen. Naast deze weersomstandigheden heeft ook het opladen (hoe vaak en hoe snel) invloed op de conditie van de batterij. Een batterij van robuuste devices heeft over het algemeen een lange levensduur, maar is op een bepaald moment aan vervanging toe. Het is van belang dat de it-afdeling de levensduur van batterijen goed in de gaten houdt. Daarmee kunnen batterijen zo efficiënt mogelijk gebruikt worden en kan tegelijkertijd rekening worden gehouden met de negatieve milieuaspecten bij incorrecte verwerking.
4. Verbindingsproblemen
Een veilige en betrouwbare verbinding met de juiste bandbreedte is een vereiste voor alle mobiele werkplekken. Uit analyses van connectivity-gegevens van duizenden mobiele devices die bij mijn organisatie in beheer zijn, blijkt dat er nog veel verbeterd kan worden aan verbindingen. Telecomproviders zijn ook niet altijd transparant in de informatieverstrekking over storingen in hun netwerk. In dit geval geven meldingen van gebruikers via Twitter met verbindingsproblemen een betrouwbaarder beeld.
Zo kan het voorkomen dat bijvoorbeeld pakketten niet kunnen worden afgetekend en servicemonteurs geen toegang meer hebben tot benodigde informatie. Het is dus van groot belang om vroegtijdig te kunnen bepalen of de storing slechts tijdelijk van aard is of juist structureel dreigt te worden. Dat bepaalt de juiste manier van acteren. Vergeet daarbij niet om pro-actief de mobiele gebruikers te informeren, want dat voorkomt een run op de helpdesk door gebrek aan informatie over de storing.
5. Mobiel apparaat kwijt
Dagelijks raken honderden mobiele apparaten, van pda’s tot scanners, kwijt in het veld. Het gaat vaak om kostbare devices, wat organisaties veel geld kost. In sommige gevallen worden apparaten gestolen, maar meestal worden ze bewust of onbewust op een andere locatie, depot of afdeling in gebruik genomen. In een kleine organisatie is het nog relatief eenvoudig om zicht te houden op de verblijfplaats van mobiele devices. Echter, hoe groter de organisatie en hoe meer devices, hoe moeilijker het voor de it-afdeling wordt om ze in de gaten te houden en dus ook om bij te houden of er apparaten in de massa ‘verdwijnen’.
Problemen en storingen treden net als bij vaste apparatuur ook bij mobiele werkplekken in het veld op. In een bedrijfskritische omgeving speelt (data)communicatie een belangrijke rol en is soms zelfs cruciaal. Het is een kunst om deze problemen zo snel mogelijk te verhelpen zodat het bedrijfsproces weer snel voortgezet kan worden. Maar voorkomen is nog beter dan genezen. Ik wijs it-afdelingen dan ook graag op het belang van goed beheer. Door het verzamelen van data over de functionaliteit, connectiviteit en gebruik van de mobiele werkplek kan vroegtijdig worden gereageerd op incidenten. Op deze manier kunnen veel kosten worden bespaard.
Kurt Kämper, Moxx Mobility
Dus begrijp ik het goed dat door goed beheer door de it-afdeling apparaten niet kwijt raken, altijd goede verbinding hebben en niet beschadigd raken?
De titel zou net zo goed kunnen luiden: ICT is storingsgevoelig,
Iets abstracter en generieker geformuleerd en het is gewoon allemaal, overal waar. Het geldt niet allen voor mobiele werkplekken. Wellicht is het interessant gezien de achtergrond van de auteur het verhaal met concrete cijfers aan te vullen. Dat zou zeker meerwaarde hebben ten opzichte van zoals het nu neergezet is.
Laat me raden, auteur heeft voor alle genoemde problemen een oplossing?
In veel gevallen heeft dit betrekking op oplossingen die niet aansluiten bij het proces of probleem, in mijn ogen.
Een apparaat dat in ‘het veld’ wordt gebruikt dient daar geschikt voor te zijn. Een ruggedized case is waarschijnlijk noodzakelijk. Bespaar je hier op dan loop je het risico op schade.
Ook software lijkt me een open deur. Moderne mobiele devices met een enterprise app store (icm MDM) hebben juist weinig problemen met geinstalleerde software. Gebruikers zijn voorzien van hetgeen ze nodig hebben en/of kunnen dit zelf eenvoudig aanvullen uit de store. In veel gevallen in een paar minuten gedaan. Probeer dat eens bij je IT afdeling.
Kortom: onderzoek processen, wensen en omstandigheden van je gebruikersgroep en pas daar een geschikte oplossing bij. Dan voorkom je veel van bovenstaande issue. En niet andersom…
Ik ben het helemaal eens met de auteur. Sinds jaren is de flexibele werkplek storingsgevoeliger. Het is een veel gehoord probleem, vooral ook door adviseurs in het veld. Het zou misschien niet gek zijn om dit probleem te onderzoeken en met oplossingen te komen.