Woonstad Rotterdam verbetert toegang tot huurdersdossiers met informatiemanagementoplossing van Iron Mountain. Woonstad Rotterdam is een corporatie die Rotterdammers betaalbare huurwoningen biedt. Het is een stichting met een deels door huurders gekozen raad van toezicht. De corporatie bezit en beheert ongeveer 48.000 woningen in de stad, plus een aantal winkels en andere commerciële objecten.
Als wereldhaven kent Rotterdam een grote populatie immigranten, wat betekent dat er veel vraag is naar huurwoningen. Woonstad Rotterdam had tot recent vijf kantoren, verspreid over de stad, die elk hun lokale klantenkring bedienden. Huurcontracten en andere belangrijke papieren documenten met gegevens over huurobject en huurder vormen samen lijvige dossiers, in de wandeling huurdersdossiers genoemd.
Het was gebruikelijk deze dossiers lokaal op elk kantoor te bewaren, maar in het kader van een plan om kantoorruimte samen te voegen werd dit beleid kritisch doorgelicht. Jeroen van Gent, project manager informatie en automatisering van Woonstad Rotterdam, licht toe: ‘We zijn altijd op zoek naar een manier om kosten van de bedrijfsvoering terug te dringen. In dat licht keken we ook kritisch naar onze kantooraccommodatie. We besloten onze dienstverlening aan de klant in drie kantoren te concentreren en de beschikbare ruimte beter te benutten. Op die manier creëerden we een meer samenhangende omgeving voor onze administratieve functies.’
Oplossing
Digitalisering van de dossiers leek het logische antwoord voor Woonstad Rotterdam. Via een regulier bezoek van een salesmedewerker had de corporatie wat meer informatie ingewonnen over het brede oplossingsaanbod van Iron Mountain, waarna het de leverancier en nog drie andere bedrijven vroeg om een voorstel in te dienen. Het voorstel van Iron Mountain behelsde het scannen en indexeren van alle actieve huurdersdossiers, het beheer van de papieren documenten die extern zouden worden opgeslagen, en de mogelijkheid om dossiers die niet langer nodig waren veilig en gecontroleerd te vernietigen. Daarnaast voorzag de offerte in de diensten van een pre-sales consultant voor de projectplanning.
De eerste fase van het project werd in vier maanden voltooid en omvatte het verzamelen en scannen van zo´n vijftigduizend actieve dossiers, opgeslagen in 3500 dozen. Ze werden in tempo van tweehonderd dozen per week verwerkt. Een dossier bevat gemiddeld vijftig pagina´s, die in een gerubriceerde structuur werden gescand en opgeslagen als pdf-bestand. Geavanceerde tekstherkenningssoftware stond daarbij garant voor de kwaliteit van de scans en hielp om de integriteit van de documenten te valideren.
Woonstad Rotterdam had keuze tussen twee opslag- en onsluitingsopties voor digitale dossiers: hosting en beschikbaarstelling via een webverbinding met het DRCI (Digital Records Centre for Images) van Iron Mountain, of levering van de data op harddisk met een directe upload naar de eigen it-omgeving van de corporatie. Woonstad Rotterdam koos de laatste optie. Jeroen van Gent over het proces: ‘De mensen van Iron Mountain hebben op alle vijf de locaties de papieren documenten klaargemaakt voor vervoer naar de scanlocatie, met minimale verstoring van het bedrijfsproces. Daarna hadden we binnen 24 uur weer volledige toegang tot de betreffende dossiers – deels in digitaal formaat, deels na retourlevering van de papieren documenten op de volgende werkdag.’
Waarde
Online toegang tot de huurdersdossiers heeft de werkwijze van de administratieve afdeling van de corporatie ingrijpend veranderd. Alle dossiers kunnen nu op elk gewenst moment en op elke locatie door daartoe geautoriseerde medewerkers worden geraadpleegd. Een ander voordeel is dat de dossiers nu ook beschikbaar zijn voor andere afdelingen, zoals de onderhoudsdivisie. Hierdoor zijn de teamsgewijze samenwerking en efficiency door de hele organisatie verbeterd.
Naast de kostenbesparing door effectievere benutting van dure kantoormeters is ook de dienstverlening aan de cliënten verbeterd. Nu de dossiers met een druk op de knop oproepbaar zijn, kunnen cliënten veel sneller en vaak al in één sessie geholpen worden, wat de noodzaak van herhaalafspraken of nabellen in antwoord op een telefonische vraag sterk heeft verminderd.
‘Terugkijkend denk ik niet dat het project beter had kunnen lopen’, besluit Jeroen van Gent. ‘Iron Mountain stelde zich door het hele traject professioneel en flexibel op en leverde alles op tijd en binnen het afgesproken budget. Meer kun je niet wensen.’ Na het succes van het project overweegt Woonstad Rotterdam nu Iron Mountain in te schakelen voor een vergelijkbare opdracht: het digitaliseren van de personeelsdossiers van de vijfhonderd medewerkers.
