De keuze van OcenW voor SAP HR als zijn nieuwe personeelsinformatiesysteem is een overhaaste en onbezonnen stap. OCenW moet eerst zelf nauwkeuriger definiëren welke concrete eisen het stelt aan een nieuw systeem, meent Ben Eppenhof
Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCenW) heeft de invoering van zijn nieuwe personeelsinformatiesysteem (het softwarepakket SAP HR) Europees aanbesteed, en staat op het punt deze aanbesteding te gunnen aan een externe dienstverlener.
De aanpak die OCenW bij de aanbesteding heeft gekozen, is echter dermate slecht doordacht, dat het ministerie niet tot definitieve gunning dient over te gaan (ook al is een voorlopige gunning wellicht reeds verstrekt). De miljoenen euro’s die voor de software en de invoering zijn gereserveerd kunnen beter nog even in de zak worden gehouden, te meer omdat OCenW op elk moment voorafgaand aan definitieve gunning zonder kosten kan afzien van de aanbesteding, en omdat elke aanbieder moet hebben beseft dat de gekozen aanpak rammelt (en dus klaarblijkelijk alleen uit is op eigen gewin).
Wat is er aan de hand? De rijksoverheid ontwikkelt het laatste jaar in hoog tempo nieuw beleid ten aanzien van de personeelsfunctie. Daarbij gaat het (zoals beschreven in de recente Personeelsbrief 2003 van minister Remkes) om het verbeteren van de kwaliteit van het personeelsmanagement binnen het Rijk door onder meer rijksbrede invoering van competentiemanagement (het sturen op de samenhang tussen prestaties en gedrag), het uniformeren en standaardiseren van de personele informatievoorziening (via bijvoorbeeld het opgestelde Kernmodel Personele Informatievoorziening, kortweg KPI), het uitvoeren van ‘benchmarks’ en visitaties met betrekking tot de P&O-functie binnen de rijksoverheid, en het opzetten van een interdepartementale Shared Services Center HRM (SSC-HRM). Echter, op dit moment is dat nieuwe beleid op tal van punten nog niet uitgewerkt in concrete plannen of resultaten. Zo moet besluitvorming over het SSC-HRM nog plaatsvinden en behoeft het KPI nog belangrijke verbreding en verdieping.
OCenW kiest er thans voor om zijn oude personeelsinformatiesysteem (PerCC) te vervangen. De eisen die OCenW aan een nieuw personeelsinformatiesysteem stelt zijn in een vooronderzoek slechts op hoofdlijnen geduid en moeten in een nog op te stellen blauwdruk nader worden gespecificeerd. Feitelijk weet OCenW nog onvoldoende wat het wil. Op het gebied van managementinformatie zijn bijvoorbeeld in het vooronderzoek geen eisen en wensen gespecificeerd, OCenW heeft geen beeld hoe de uitwerking van competentiemanagement vorm moet gaan krijgen, en ook ten aanzien van de gebruikersinterface heeft OCenW zijn eisen nog niet bepaald.
Timing
Toch heeft OCenW reeds in dit stadium besloten (op grond van een onderzoek dat de directie P&O in samenwerking met SAP Nederland heeft uitgevoerd) dat het softwarepakket SAP HR de beste oplossing is. Dat lijkt vooral te worden ingegeven door de eerdere (gedeeltelijke!) invoering bij OCenW van software van SAP voor de financiële functie (SAP FI/CO). Onduidelijk is in hoeverre SAP HR de huidige versie van het Kernmodel Personele Informatievoorziening ondersteunt.
De keuze voor SAP HR is een overhaaste en onbezonnen stap. OCenW moet eerst zelf nauwkeuriger definiëren welke concrete eisen het stelt aan een nieuw personeelsinformatiesysteem. Pas daarna kan bepaald worden of SAP HR daar een goede invulling aan kan geven. Op dat moment wordt duidelijk welke inspanningen en kosten daadwerkelijk zullen zijn gemoeid met de invoering van een nieuw systeem (op basis van de huidige inzichten kan OCenW de omvang van de invoering slechts begroten binnen een zeer ruime bandbreedte, zoals bijvoorbeeld een doorlooptijd van minder dan een jaar tot maximaal twee jaar).
Qua timing past een uitgestelde softwarekeuze ook beter bij de besluitvorming over een eventuele inrichting van een interdepartementaal Shared Services Center HRM (gaat dat ook SAP HR gebruiken?). Ook past dit beter bij de verdere ontwikkeling van het Kernmodel Personele Informatievoorziening en bij geplande verbeteringen van de software van SAP HR (waarvan de huidige versie bijvoorbeeld nog niet adequaat ondersteunt dat een medewerker meerdere dienstverbanden kan hebben).
Ben Eppenhof, directeur Sparring Partner, Aalsmeer
