Op 1 oktober 2011 heeft de dienst OCSW, gemeente Groningen, het nieuwe subsidiesysteem SIMS in gebruik genomen. De afdeling Contracten, Monitoring en Subsidies (CMS) behandelt jaarlijks voor ongeveer 65 miljoen euro aan subsidieaanvragen van instellingen die actief zijn op de gebieden cultuur, sport, recreatie, onderwijs, jeugd, welzijn, zorg en minderheden in de gemeenten Groningen en Ten Boer.
Subsidie Informatie Management Systeem (SIMS), geleverd en geïmplementeerd door Capgemini, is de nieuwste mijlpaal in een professionaliseringsslag die in 2009 is ingezet onder leiding van Roelof Dalstra, hoofd CMS. Het project had vanaf het begin een sterke nadruk op het verbeteren van de primaire subsidieprocessen. Dat dit gelukt is blijkt daaruit dat de gemiddelde doorlooptijd voor het behandelen van een aanvraag is teruggebracht van 156 naar 37 dagen. CMS voldoet nu ruimschoots aan de in de AWB gestelde verplichte termijnen. Hiertoe heeft CMS drie belangrijke verbeteringen doorgevoerd in de subsidiebehandeling.
Ten eerste zijn beleid en uitvoering formeel gescheiden. Door deze functiescheiding zijn de taken en rollen bij zowel de beleidsafdeling als bij CMS helder geworden. Nu stelt beleid de regels eenduidig op en de uitvoering voert deze uit. Hierdoor is ook geborgd dat de beleidsregels objectief worden uitgevoerd. De principes van de model ASV van VNG zijn daarbij grotendeels gevolgd. Zo worden veel gegevens, die niet direct nodig zijn voor de beoordeling, niet meer uitgevraagd. Ook zijn de processen sterk vereenvoudigd: er zijn nog maar drie processen, afhankelijk van de hoogte van het subsidiebedrag.
Ten tweede legt CMS nu de nadruk op de logistiek en administratie van de subsidiebehandeling. In het verleden waren medewerkers teveel bezig met allerlei inhoudelijk uitzonderingen die wel of niet van toepassing zouden kunnen zijn. De afdeling heeft een duidelijk scheiding gemaakt tussen het proces voor behandeling en beslissing (de 'flow') en de inhoudelijke regels die daarbij van toepassing zijn (de 'know'). Alle aanvragen komen op één punt binnen en worden dan meteen geregistreerd, en beoordeeld op volledigheid en juistheid. Conform de AWB gaat de teller van de doorlooptijd pas lopen zodra de aanvraag volledig is. In de nieuw ingestelde midoffice bewaakt en plant de coördinator de aanvraag en de voortgang in de behandeling. De accountmanagers krijgen zo alleen juiste en volledige aanvragen te behandelen. Een bijkomend voordeel van het scheiden van de 'know' en de 'flow', dat goed aansluit bij zaakgericht werken volgens KING, is dat de regels bij beleidswijzigingen gemakkelijker aan te passen zijn.
Tenslotte zijn de regels zodanig vereenvoudigd dat nu 80 procent van de aanvragen semiautomatisch afgehandeld wordt. Er is daardoor meer tijd voor de meer complexe regelingen en voor de inhoud van het werk. In het relatief eenvoudige proces voor de basissubsidie amateurkunst bijvoorbeeld, worden de aanvragen gedurende het jaar verzameld en naar evenredigheid verdeeld afhankelijk van het beschikbare budget. Dit wordt nu via rekenregels in SIMS met een druk op de knop gedaan, inclusief het genereren van de beschikkingen.
Door al deze verbeteringen in de processen en het verkorten van de doorlooptijden, is er nu meer aandacht voor waar het om gaat, namelijk de maatschappelijke doelen voor cultuur, sport, recreatie, onderwijs, jeugd, welzijn, zorg en minderheden. De instellingen hebben voor de kerst de beschikking binnen en weten dan waar ze aan toe zijn en met welke prestatie-indicatoren de gemeente de uitvoering van haar beleid stuurt.
Volgende stap
De volgende stap was nu een systeem om de nieuwe processen in de dagelijkse praktijk te verankeren. Bij de marktverkenning die daarvoor is verricht is onder meer gekeken naar het bestaande financiële systeem, GFS Enterprise One. Het bleek echter dat GFS te weinig procesondersteuning voor de nieuwe subsidieprocessen bood. Bovendien kwam CMS tot de conclusie dat de continuïteit van de bedrijfsvoering beter gediend is met een best-of-breed benadering.
Dit sloot perfect aan bij het plan van de leverancier om een standaard oplossing voor subsidieverlening te ontwikkelen. Een letter of intent, waarbij de leverancier het systeem ontwikkelt in nauwe samenwerking met de subsidie domeinexperts van Groningen, was dan ook snel getekend. Een pilot met drie subsidieregelingen liet zien dat het systeem inderdaad de gezochte procesondersteuning biedt. Herman Meijer, business analist bij Capgemini: 'De insteek vanuit de business is essentieel gebleken. Alhoewel zaakgericht werken onder de motorkap zit, gaat het natuurlijk om de mensen en het subsidieproces.'
De medewerkers van CMS waren direct te spreken over de gebruikersvriendelijkheid en over de wijze van samenwerking met de leverancier. Het systeem leidt de gebruiker volgens een dynamisch behandelplan door het subsidieproces heen. Dit doet het zonder een blok aan het been te zijn; stappen die genomen mogen worden kunnen ook gedaan worden. Alleen de juridisch toegestane paden staan daarbij open, en de rechtmatigheid is in SIMS ingebakken.
Vanwege de succesvol verlopen pilot is besloten het systeem in een gezamenlijke investering uit te ontwikkelen tot een volwaardig subsidiesysteem ter vervanging van de bestaande legacy.
