BRUSSEL – De Europese markt voor ‘workflow’-produkten en aanverwante diensten zal dit jaar en in 1997 met bijna 60 procent per jaar groeien. Na een trage start lijkt het werkstroom-beheer voor een doorbraak te staan. In Amerika is deze techniek al meer gemeengoed. Momenteel is de penetratiegraad van dit soort produkten in West-Europa nog zeer laag.
Dit meldt de ook in Nederland werkzame OTR Group in een rapport over de betekenis en voordelen van workflow. Hieronder wordt verstaan de automatisering van werkprocessen waarbij de informatie of documentatie die nodig is voor de uitvoering van het werk, wordt doorgegeven van de ene deeltaak naar de andere. Dit gebeurt volgens van te voren vastgelegde regels.
Overigens varieert de mate van automatisering die nodig is voor een applicatie om als ‘workflow’ te worden bestempeld, per leverancier van dit soort software. Er bestaan verschillende graden van automatisering die kunnen worden toegepast bij een produktieproces. OTR noemt de intelligente ‘routing’ van elektronische boodschappen, de mogelijkheid tot parallelle verwerking, ‘conditional branching’, intelligente verzamelingen van bestanden, alsmede het in rij zetten en opsparen van taken.
Het onderzoeksbureau ziet drie redenen waarom workflow-technieken populairder zullen worden. Ten eerste zorgt het volledig opnieuw inrichten van de (kantoor)processen (Business Process Re-engineering, BPR) voor een stimulans. Ook de behoefte de produktiviteit alsmaar te verbeteren geeft een impuls. Als laatste wordt genoemd de toegenomen aandacht voor verbetering van de klantenservice.
Niet nieuw
Workflow is overigens geen fundamenteel nieuwe techniek. In combinatie met ‘document image processing’ (dip) bestaat workflow al tien jaar. Workflow is in wezen niet meer dan de geautomatiseerde toepassing van de regels, die gelden om werk in een organisatie rond te zenden. De principes van workflow worden bij cam (computer aided manufacturing) al minstens tien jaar gebruikt. Wel vrij nieuw is de mogelijkheid voor gebruikers van workflow-systemen om toegang te krijgen tot de ‘business rules’ en die meteen te veranderen.
Potentiële kopers van dit soort systemen hebben meestal geen duidelijke kijk op de voor- en nadelen ervan. Een breed gamma aan ongelijksoortige produkten wordt onder hetzelfde workflow-label verkocht. Hierdoor ondervinden potentiële kopers moeilijkheden bij het kiezen van geschikte pakketten.
Hoewel moeilijk, is het mogelijk de voordelen van de toepassing van workflow hard te maken. In combinatie met het eerder genoemde Business Process Re-engineering zijn er zeker voordelen. De voordelen worden groter als workflow wordt gecombineerd met BPR en document image processing. Corr.
