Edms moet organisatie grip op informatie geven

De opmars van elektronische documentmanagement-systemen gaat gepaard met een behoefte aan informatie die investeringsbeslissingen ondersteunt. Een rapport over edms’en van Computer Technology Research wil daarin voorzien. Hoewel het onderzoeksbureau alleen de Amerikaanse markt analyseert, kan het Nederlandse distributeurs die op zoek zijn naar Amerikaanse edms-produkten toch wel goede diensten bewijzen. Organisaties die kijken naar mogelijkheden om papieren documenten in een geautomatiseerd systeem onder te brengen, zullen er echter weinig aan hebben.

Elektronische systemen voor documentmanagement bevatten een staalkaart aan complexe technologieën die een organisatie in staat moeten stellen om de aanwezige informatie te verzamelen, te beheren en te exploiteren. Die technologieën omvatten ondermeer: relationele databases, grafische interfaces, groupware, communicatie, programmeertalen, besturingssystemen, lan’s en wan’s (local/wide area network), en hardware. Daarmee moet, als alles goed gaat, ongestructureerde informatie in de vorm van tekst, (bewegend) beeld en geluid effectief worden beheerd.
CTR vond de materie complex en interessant genoeg om er een 224 pagina’s dik en 265 dollar kostend rapport over te schrijven: Electronic document management systems: Evaluation and implementation.
Na een duik in het verleden, waarbij ook de belangrijkste spelers in de ontwikkeling van edms’en worden beschreven, geeft het rapport een overzicht van de opslag-en-terugzoek-processen die ten grondslag liggen aan elk elektronisch documentmanagement-systeem. Daarnaast besteedt het de nodige aandacht aan het begrip workflow ofwel ‘werkstroom’. De onderzoekers leggen verbanden tussen enerzijds het in kaart brengen van werkstroom-processen en computerondersteuning bij het beheren en beheersen van de werkstromen en anderzijds bpr (business proces redesign, herontwerp bedrijfsprocessen).
Aangezien het bij een edms niet alleen om tekstuele informatie gaat, maar ook om beeld en geluid, zijn enkele hoofdstukken van het rapport gewijd aan de invloed van multimedia op documentbeheer. Net als multimedia zijn client/server-architecturen, netwerktechnologie, groupware en de ontwikkeling van randapparatuur, zoals scanners en opslagmedia, essentieel voor de toekomst van edms’en. Om die reden brengen de onderzoekers de ontwikkelingen op deze IT-gebieden in kaart in relatie tot deze systemen.
Het rapport sluit af met een blik in de toekomst, gebaseerd op de eerder in het rapport beschreven ontwikkelingen en gegevens uit de Ita-database (Image Technology & Applications). Het Institute for Graphic Communication vult deze database sinds 1985 met gegevens over Amerikaanse bedrijven die actief zijn op het gebied van edms’en.

Leidende ondernemingen

De onderzoekers zien IBM, Wang en Filenet als leidende ondernemingen op het gebied van documentmanagement-systemen. Deze bedrijven voeren een lijst aan van meer dan honderd leveranciers, die een scala van produkten aanbieden, variërend van complete systemen tot en met enkele hardware- of softwarecomponenten. Viewstar, Plexus, Excalibur, Cuadra, Optica, Cimage, Imara Reserach zijn enkele van die leveranciers, terwijl het rapport EDS, Andersen Consulting, Computer Sciences Corporation, Dec en Unisys noemt als ondernemingen die een rol als systeemintegrator proberen te spelen.
Als eveneens belangrijke spelers op de markt zien de onderzoekers Kodak, Bell & Howell, Banctec, Minolta, Visionshape, Fujitsu, Cornerstone Imaging, Kofax, Hewlett-Packard en Xionics. De inkomsten die deze bedrijven uit specifieke edms-produkten genereren zijn echter nog niet van dien aard dat één van hen zich duidelijk kan meten met de leidende ondernemingen. Wellicht dat Lotus met Notes of een of andere databaseleverancier die met specifieke documentmanagement-applicaties op de markt komt, in de nabije toekomst een belangrijk marktaandeel kan verwerven.
Het rapport beschrijft een groot aantal leveranciers en produkten die in Europa niet of nauwelijks bekend zijn. CTR analyseert alleen de Amerikaanse marktsituatie en het rapport lijkt geschreven te zijn voor een Amerikaans publiek dat geen weet heeft van wat zich afspeelt buiten de grenzen van de Verenigde Staten. Het bureau legt tenminste uit dat West-Europa een belangrijke markt is voor de VS en dat er 800 miljoen mensen wonen, verdeeld over veertig landen. Ook weten de onderzoekers te melden dat de manier van zakendoen in Europa nogal verschilt van die in de VS.

Zonnige blik

Bij het nemen van belangrijke beslissingen op het terrein van investeringen in edms’en moet het rapport gebruikersorganisaties steun bieden. Zo prijst CTR althans het onderzoek aan. Wellicht dat Amerikaanse ondernemingen door de vele produktbeschrijvingen gecharmeerd kunnen raken. Nederlandse bedrijven die de mogelijkheden onderzoeken om hun papieren documenten in een geautomatiseerd systeem onder te brengen, zullen er weinig aan hebben. Misschien dat wederverkopers en distributeurs die hun produktaanbod op de Nederlandse markt met Amerikaanse edms-hardware en -software willen uitbreiden, iets van hun gading in het rapport vinden. Veel van de genoemde bedrijven zijn te klein om hun produkten rechtstreeks op de markt te zetten en zoeken zowel in de VS als in Europa naar afzetkanalen.
De onderzoekers delen het algemene optimisme dat bestaat over de ontwikkelingen op de edms-markt. Het bureau baseert zijn zonnige blik ondermeer op de voortgang die wordt geboekt op de softwaregebieden die een edms ondersteunen: de ontwikkelingen op het terrein van object-georiënteerde databases en de verdere evolutie van client/server-architecturen en groupware-toepassingen.
Ook de hardware zal een verdere opmars van edms’en niet hinderen. De chips zullen steeds krachtiger worden, waardoor de nodige verwerkingscapaciteit voorhanden zal blijven. Ontwikkelingen op het gebied van netwerken zullen zorg dragen voor voldoende bandbreedte om tekst, beeld en geluid te transporteren, terwijl voorlopig ook geen eind lijkt te komen aan de uitbreiding van geheugencapaciteit.
Wel waarschuwt het rapport voor een shake-out onder de aanbieders. Het spreekt de verwachting uit dat er van de honderden bedrijven en bedrijfjes die momenteel op de edms-markt actief zijn, slechts dertig zullen overblijven. De rest zal binnen drie jaar failliet gaan of worden overgenomen. Nederlandse distributeurs die op zoek zijn naar edms-produkten zullen bij hun speurtocht op het Amerikaanse continent rekening moeten houden met die shake-out.
 
Cok de Zwart, freelance medewerker Computable
 
De Westeuropese ‘imaging’-markt in miljoenen guldens.