Een goede ‘shortlist’ voor het selecteren van een financieel pakket is steeds moeilijker op te stellen, aldus Jan Bloem en Jan van Kuijk. Dit als gevolg van de gestaag groeiende functionaliteit van die pakketten en doordat de techniek zich onophoudelijk blijft ontwikkelen. Voor het rapport ‘Financiële pakketten 1996, Op zoek naar het onderscheid’ heeft Moret Ernst & Young Management Consultants onderzoek gedaan naar de functionele en technische criteria van financiële pakketten voor grote en middelgrote organisaties.
Veel organisaties hebben hun automatiseringstechnische standaarden bepaald op meer gronden dan alleen de financieel-administratieve applicaties. Een nieuw financieel pakket moet daarin passen. Deze standaarden, bijvoorbeeld op het gebied van technische infrastructuur (type platform, database-organisatie en gebruikersinterface) zijn historisch gegroeid of vanuit een toekomstvisie bepaald. Ook aan de functionele kant bestaan huidige en nieuwe informatiebehoeften. Deze bepalen de eisen die een organisatie zal stellen aan nieuwe applicatiesoftware. Bij de keuze voor een (financieel) pakket spelen ook diverse andere criteria een rol, zoals de leveranciers-aspecten (aard, servicegraad, continuïteit etcetera) en overige factoren (prijs, maatwerk, complexiteit van invoering en dergelijke).
De gebruikersmarkt verwacht steeds meer functionaliteit van een financieel pakket, met het doel administratieve bedrijfsprocessen te verbeteren. Daarbij zoekt men naar concepten die zich ondermeer kenmerken door eenvoud van beheer en implementatie, lage kosten, goede integratiemogelijkheden en flexibiliteit. Vooral dit laatste aspect is een veelgehoorde term in selectietrajecten. De gebruiker wordt daarnaast geconfronteerd met allerlei nieuwe trends en modetermen, die de leveranciers als verkoopargumenten hanteren.
Wat zijn die functionele en technische gronden waarop organisaties anno 1996 een shortlist samenstellen? Met deze vraag is vorig jaar een onderzoek gestart naar de factoren die in belangrijke mate de eerste selectie van financiële pakketten door middelgrote en grote organisaties bepalen. Het onderzoek was beperkt tot functionele en technologische aspecten van de applicatiesoftware. In een vooronderzoek bij ongeveer tien leveranciers is vastgesteld welke aspecten zij in belangrijke mate onderscheidend achten voor hun pakket. Op basis hiervan is een vragenlijst opgesteld. Deze is beantwoord door 43 leveranciers van financiële pakketten in Nederland. Het onderzoeksrapport geeft een overzicht van een aantal onderscheidende aspecten (Bloem, Henneke, Van Kuijk en Terpstra: Financiële pakketten 1996: Op zoek naar het onderscheid, MEY MC 1996, ISBN 90-75498-02-0).
Functionaliteiten
Moderne financiële pakketten blijken een groot aantal functionaliteiten te bieden. Functionele aspecten van pakketten die in belangrijke mate onderscheidend zijn, staan – voorzover aangetroffen – vermeld in figuur 1. 
Bepaalde functionaliteiten die min of meer onmisbaar lijken, blijken soms toch niet beschikbaar te zijn. Elektronisch bankieren bijvoorbeeld, dat algemeen misschien zelfs als ‘standaard aanwezig’ wordt verondersteld, ontbreekt in twee van de tien gevallen. Een betrekkelijk jonge ontwikkeling als werkstroombeheer blijkt in minder dan de helft van de onderzochte pakketten aanwezig te zijn. In een tijd van verdergaande internationalisering blijkt 11 procent van de software dergelijke ontwikkelingen niet aan te kunnen.
Consolidatie is een functionaliteit die bijna alle pakketten bieden. Echter, binnen dit gebied is nog wel degelijk onderscheid te vinden, zoals de mogelijkheid om verschillende soorten gegevens te consolideren (actuele cijfers versus budgetcijfers en niet-financiële gegevens). Tevens kan het gewenst zijn dat voor derden bepaalde data geconsolideerd worden aangeleverd, bijvoorbeeld de fiscale jaarrekening, branchegegevens of CBS-cijfers. Veel pakketten (circa 65 procent) bieden mogelijkheden voor het boeken van één of meer soorten automatische eliminatieposten.
Voor het consolideren van jaarrekeningen of tussentijdse verslagen waarin verschillende valuta voorkomen, moet voor de rapportage van de geconsolideerde cijfers de omrekening naar één (consolidatie)valuta mogelijk zijn. Daarbij kan de mogelijkheid om verschillende koersen te hanteren wenselijk zijn, bijvoorbeeld voor actuele cijfers en budgetcijfers, verschillende koersen voor balansrekeningen en winst- en verliesrekeningen, en de verwerking van de hieruit ontstane koersverschillen. In tegenstelling tot integrale consolidatie worden bij partiële consolidatie de financiële gegevens van de desbetreffende vennootschappen naar rato van het deelnemingspercentage in de consolidatie betrokken. Partieel consolideren zou mogelijk zijn bij 76 procent van de pakketten.
Iets te rooskleurig
Aspecten waarin bijna 100 procent van de pakketten voorziet, zijn bij de voorselectie in het keuzetraject logischerwijze minder onderscheidend dan aspecten die beduidend vaker ontbreken. De percentages geven de werkelijkheid wellicht iets te rooskleurig weer; bij de weergave van de beantwoording is niet ingecalculeerd dat leveranciers doorgaans geneigd zijn bij twijfel een positief antwoord te geven. Zeker als combinaties van functionaliteiten voor een organisatie gewenst zijn, zal de kans om dat in één pakket terug te vinden afnemen. Dan zal het proces om te komen tot een shortlist van drie à vier pakketten alleen maar moeilijker blijken te zijn.
In de inventarisatie onder de leveranciers zijn vier aspecten van technische aard naar voren gekomen die mede het onderscheid vormen tussen de verschillende financiële pakketten. Figuur 2 geeft weer welk percentage van de 43 pakketleveranciers aangeeft dat deze onderwerpen aanwezig zijn. 
Object-oriëntatie is een relatief jonge ontwikkeling. De voordelen daarvan voor leveranciers en gebruikersorganisaties hebben zich in de praktijk nog niet volledig kunnen bewijzen. Mogelijke voordelen van dit aspect liggen in een betere onderhoudbaarheid van de software en een vergroting van de flexibiliteit. Verschillen tussen de pakketten liggen ondermeer in het aansluiten op bepaalde (internationale) standaarden.
Nogal sceptisch
Client/server-architecturen bestaan in diverse concepten, waarbij de applicatie (programma’s en bestanden) op een aantal manieren valt op te splitsen over verschillende computers in de organisatie. Daarbij worden verschillende lagen onderscheiden. De inrichting van een pakket volgens een voor de gebruikersorganisatie optimale opdeling over clients en server(s) kan per organisatie verschillen. De flexibiliteit van een pakket wordt mede bepaald door de mogelijkheid om een eenmaal gekozen inrichting van clients en server(s), na de implementatie ervan, weer te kunnen veranderen zonder opnieuw te moeten implementeren.
Multi-dbms-ondersteuning (database management systeem) betreft het kunnen ondersteunen van verschillende databases. Een toenemend aantal leveranciers speelt in op dit facet. Dat lijkt logisch, want door het toepassen van dit concept vergroot de leverancier zijn marktpotentieel. Daarvoor kan hij verschillende methoden hanteren, zoals het gebruik van zogenaamde middleware.
Grafische gebruikersinterfaces (gui’s), zoals Windows, zijn al bijna niet meer weg te denken uit veel administratieve omgevingen. Het is eigenlijk verbazingwekkend hoe snel de pakketleveranciers op dit thema hebben ingespeeld. In de compleetheid van de geboden gui’s van de financiële pakketten zit echter nog veel verschil. In een aantal gevallen suggereert de vormgeving van het beeldscherm dat de gebruiker Windows-achtige functionaliteiten worden geboden, zonder dat dit werkelijk het geval is. Ook staan diverse gebruikers voor bepaalde toepassingen nogal sceptisch tegenover het gebruik van een grafisch georiënteerd beeldscherm.
Niet alle basisvereisten
Bij de aanvang van de inventarisatie is verondersteld dat de onderzochte financiële pakketten, die als doelgroep (middel)grote organisaties hebben, de basisvereisten voor het voeren van een boekhouding standaard bieden.
Basisfunctionaliteiten van financiële pakketten zijn ondermeer: het evenwicht tussen debet- en creditboekingen bewaren, diverse balansen en resultatenrekeningen kunnen afdrukken, kosten verbijzonderen naar onder andere kostenplaatsen en -dragers, verzonden facturen en de ontvangsten daarop registreren, het genereren van aanmaningen, een ingekomen facturen-register voeren en automatisch betalingsopdrachten genereren. Om dit uitgangspunt te verifiëren, is aan de geënquêteerde leveranciers een lijst van circa 75 basisfunctionaliteiten voorgelegd.
Uit de antwoorden van de respondenten blijkt dat niet alle onderzochte pakketten de basisfunctionaliteiten volledig bieden (zie figuur 3). 
In voorkomende situaties zal de gebruiker dus moeten zoeken naar aanvullende maatregelen om het informatiesysteem waar het standaardpakket deel van gaat uitmaken goede en betrouwbare informatie te kunnen laten produceren. In de meeste selectietrajecten van dit moment spelen basisfunctionaliteiten geen rol bij het opstellen van een shortlist. Het ontbreken ervan kan echter – in het minst erge geval – onnodige inefficiënties tot gevolg hebben.
De selectiefase
Mede door de vele technische en functionele aspecten die een rol kunnen spelen, is de vervanging van een financieel systeem in veel situaties een lastige aangelegenheid geworden. Het financiële systeem valt in het algemeen te beschouwen als de spin in het web van alle financiële stromen, die hun oorsprong grotendeels vinden in andere systemen. Daardoor wordt de techniek en functionaliteit van het financiële systeem ook nog eens geconfronteerd met technische en functionele aspecten van de andere systemen binnen de organisatie.
Een aantal gebruikersorganisaties kiest daarom voor een geïntegreerd pakket dat een oplossing biedt voor een aantal toepassingen, waaronder die van de financiële administratie. Onder de onderzochte programmatuur bevinden zich echter ook pakketten die zich min of meer hebben gespecialiseerd op de financieel-administratieve modules van informatiesystemen. Deze pakketten bieden vaak ‘standaard’ interface-faciliteiten, waarmee vrijwel alleen met behulp van parameters koppelingen te leggen zijn.
De selectiefase kenmerkt zich in een moderne aanpak door: doelstellingen en randvoorwaarden te formuleren, de door het geautomatiseerde systeem te ondersteunen processen en activiteiten te identificeren, en aan te geven waar de organisatie ten opzichte van de huidige uitvoering van processen en activiteiten verbeteringen verwacht. Parallel aan deze stappen neemt de organisatie in de selectiefase kennis van de mogelijkheden die een aantal pakketten momenteel biedt. Na een evaluatie van de markt stelt ze een shortlist op van drie à vier pakketten en zet deze af tegen de geformuleerde eisen en de te realiseren procesverbeteringen.
Mocht er een pakket bestaan dat aan alle genoemde criteria tegemoet komt, dan is dat daarmee nog niet te bestempelen als ‘het beste’. De waardering die een organisatie toekent aan een aspect, is situationeel bepaald en heeft geen algemene geldigheid. Het beste pakket bestaat niet en zal er ook nooit komen. Bovenal geldt nog steeds dat goede controllers en administrateurs in staat zijn om, ook met een minder geavanceerd financieel pakket, het management van goede financiële informatie te voorzien.
Drs J.G. Bloem en J.J.M. van Kuijk werken beiden als consultant bij Moret Ernst & Young Management Consultants. Ze adviseren organisaties bij de inrichting van de financieel-administratieve processen en het selecteren en implementeren van systemen daarvoor. Ze zijn mede-auteur van de onderzoekspublikatie.
