HENGELO – Niet alleen de produkten van Hollandse Signaalapparaten in Hengelo – radarsystemen voor defensies – zijn onalledaags; ook de wijze waarop gekozen wordt voor een geheel nieuw informatiesysteem om het bedrijfsproces te sturen, vindt niet overal navolging: de herinrichting van een grote organisatie.
Het Umfeld voor ‘Signaal’, zoals het bedrijf zichzelf graag noemt, is duidelijk: afnemende bestedingen in de sector ‘oorlogsvoering’ leidden in de afgelopen jaren tot een drastische verlaging van het aantal medewerkers en een daling van de omzet van omstreeks een miljard naar 600 miljoen gulden. De lagere uitgaven aan oorlogsmaterieel zorgen er ook voor dat de concurrentie harder wordt en dat vooral de Amerikaanse industrie steeds vaker op buitenlandse markten loert.
Tegen deze achtergrond startten de onderdelen Inkoop en Produktie van Signaal, in totaal bestaande uit zevenhonderd mensen, zo’n drie jaar geleden een reorganisatie die moest leiden tot lagere bedrijfskosten, meer inzicht in de stand van onderhanden werk, kortere doorlooptijden, lagere voorraden en tot grotere betrouwbaarheid en beheersbaarheid van de produktieprocessen.
Na de organisatie opnieuw ingericht te hebben, moest er als sluitstuk software gemaakt of gekocht worden, die de nieuwe processen stuurt en controleert. De oude systemen reflecteerden de gang van zaken in het ‘oude’ Signaal, de nieuwe software moet de nieuwe werkwijze niet alleen ondersteunen, maar zelfs mogelijk maken.
Spanningsveld
"Op dit moment bestaat er een spanningsveld: de mensen werken al in de nieuwe organisatievorm, maar de ondersteunende software is nog niet geïmplementeerd", aldus ir C. Engel, projectleider en hoofd van de afdeling Montage, waar alle goederenstromen bijeenkomen om geassembleerd te worden tot het eindprodukt.
De keuze viel al snel op het aanschaffen van een standaard softwarepakket. "De oude software vergde veel onderhoud en was niet eenvoudig aan te passen voor de nieuwe situatie. Het zelf opnieuw bouwen van applicaties zou weer een onderhoudsprobleem voor de toekomst opleveren", aldus Hoofd EDP H. Scholte in ’t Hof. Bovendien hoopt de onderneming te profiteren van de in pakketten opgeslagen ‘kennis en ervaring’ over bedrijfsprocessen in het algemeen.
Top 3
Vervolgens startte Signaal het selectieproces. "Wij zijn daarin zeer pragmatisch, we hebben bij Gartner Group en nog wat van die bureaus informatie gevraagd over de top 3 in mrp-applicaties (material resources planning). In ons geval bleef de keuze dus beperkt tot Sap, Baan en Oracle. Baan bleek het beste aan te sluiten op de behoeften van Signaal, vooral vanwege de mrp-achtige benadering van het projectenbedrijf. Engel noemt zijn onderneming een "projectenfabriek".
"Oracle biedt een vergelijkbaar produkt, maar heeft deze koppeling niet zo gemaakt." Van Sap zijn ze in Hengelo helemaal niet gecharmeerd: "Dan kun je net zo goed voor maatwerk kiezen", aldus Scholte in ’t Hof, doelend op het vele werk en geld dat gaat zitten in het afstellen en inrichten van een Sap-toepassing. "In feite bouw je dan maatwerk, maar dan met de toolkit van Sap."
Vorige versie
De Hengelose defensie-leverancier kiest voor de invoering van Triton versie 3.1, de voorloper van de jongste versie van dit mrp-pakket, Baan IV. "We zijn er niet van overtuigd dat alle kinderziektes al uit Baan IV zijn gehaald. Wij kiezen voor de mogelijkheden die een pakket nu biedt en willen ons niet ophangen aan beloftes van de leverancier", aldus Engel.
Overigens houdt Engel er wel rekening mee Baan IV over enkele jaren alsnog te implementeren: "De nieuwe functionaliteiten en de grafische interface zijn van groot belang. Bovendien wordt deze nieuwe versie uitgerust met de ‘Business Organizer’, een hulpmiddel waarmee vanuit de bedrijfsorganisatie direct de software te genereren is. Dit geeft een hoge mate van flexibiliteit." Op dit moment acht Signaal de ontwikkelingsfase van de Organizer echter nog in een te vroeg stadium.
"Baan heeft wel geprobeerd om versie 4 aan ons te slijten, maar de know-how over de Business Organizer is nog te beperkt, zelfs in het eigen bedrijf", aldus Engel. "Niemand binnen Baan kan ons uitleggen hoe die precies werkt en wat de exacte mogelijkheden en beperkingen zijn." Een belangrijke en onvoldoende beantwoorde vraag van Signaal was de aansluiting van weer nieuwere versies op uitgevoerde aanpassingen aan de standaard software. Baan meldt desgevraagd dat de ervaringen van Signaal uit maart van dit jaar stammen – toen het produkt geselecteerd werd – en dat de kennis binnen de organisatie inmiddels op peil gebracht is.
Kennis zit in de VS
De implementatie van Baan bij Signaal gebeurt onder begeleiding van specialisten van Origin. "Baan zelf is teveel bezig met grote Amerikaanse projecten. Het kon ons geen voorstel doen dat rekening hield met onze eigen ervaring; derhalve doen we het meeste werk zelf en halen we de specialistische kennis bij Origin", verklaart Engel. Overigens stelt Baan dat het geen enkele implementatie zelf begeleid en dat implementaties altijd door partners begeleid worden.
Signaal maakt deel uit van het Franse Thomson-concern. Dit bedrijf raadde destijds aan te beginnen met de implementatie van een specifiek voor de defensie-industrie ontwikkeld pakket van Computer Associates (zie kader: ‘Debâcle met CA’). Inmiddels is heel Thomson daar vanaf gestapt. Op dit moment hebben de vestigingen de keuze Baan of Oracle te installeren. Tot zover is Signaal de enige dochter die voor Baan gekozen heeft, de andere vestigingen die inmiddels hun keuze bepaald hebben, selecteerden Oracle.
De totale investering van Signaal in het project – inclusief de herinrichting van de organisatie – beloopt zo’n 15 miljoen gulden. Daarin zijn dan wel alle kosten opgenomen, van de reorganisatie zelf, van hardware via software tot diensten en opleidingen en de tijd van eigen medewerkers. Het bedrijf verwacht enige miljoenen per jaar te besparen en houdt rekening met een terugverdientijd van drie tot vier jaar. MU
Debâcle met CA
Twee jaar geleden begon Signaal met de implementatie van een Unix-pakket van Computer Associates, dat speciaal geschreven is voor de vliegtuig- en defensie-industrie. Engel: "Hoewel functioneel in orde, bevatte dit pakket veel technische fouten. Bovendien was het niet voorzien van documentatie. Uiteindelijk hebben we de implementatie gestopt. De afhandeling van dit fiasco met CA loopt nog steeds", aldus Engel, die beaamt dat het zakendoen met deze leverancier geen pretje is.
Enige weken geleden berichtte de ‘Automatisering Gids’ al uitgebreid over dit fenomeen. Signaal leverde deze misser in ieder geval een vertraging van anderhalf jaar op. "Handenvol geld heeft het ons gekost", aldus Engel. Overigens steekt hij ook de hand in eigen boezem door te stellen dat er vergissingen zijn gemaakt bij de implementatie. "We hebben hiervan geleerd en hopen deze in het nieuwe project te voorkomen."
In reactie op deze uitlatingen meldt directeur Denise Carr van CA Nederland dat het hier ging om een bêta-programma: "De moedermaatschappij Thomson van Signaal heeft besloten het project te beëindigen. De afhandeling wordt in goede harmonie geregeld. We hebben afgesproken om de vertrouwelijkheid inhoudelijk te waarborgen." Verder zegt Carr inmiddels in nieuwe projecten met Thomson samen te werken, bijvoorbeeld op het gebied van netwerkbeheer (Unicenter).
