In de aanloop naar de Eurotop had toepassing van videovergaderen de efficiëntie en effectiviteit van het vele vooroverleg kunnen verhogen – een gemiste kans.
Afgelopen weken is de Nederlandse luchtmobiele kabinetsbrigade, bestaande uit Kok en Van Mierlo, in hoog tempo langs diverse Europese hoofdsteden en regeringsleiders gesneld. Hun missie had tot doel om voor de Eurotop van deze week consensus te bereiken over de politieke en monetaire eenwording van Europa. De Euro (inclusief randtekst), het stabiliteitspact en het buitenlands (veiligheids-) beleid waren de belangrijkste onderhandelingskwesties.
Het valt te betwijfelen of die uitputtende en veel tijd vergende rondgang de efficiëntste en effectiefste methode is. Net als bij het Nederlandse voorzitterschap vijf jaar geleden, toen er ook een verdrag moest verschijnen, wordt er, naast koortsachtig telefoon- en faxverkeer en een verdwaalde e-mail, voornamelijk door Europa gevlogen. Met circa tien hoofdsteden in enkele weken tijd is het geen wonder dat Van Mierlo’s persoonlijke accu leegraakt.
Naast de milieu-onvriendelijke manier van reizen is een nadeel van de huidige werkwijze dat vele één-op-één gesprekken duidelijk verschillen van een groepsdiscussie. Immers, bij latere gesprekken kunnen de omstandigheden gewijzigd zijn, zodat eerdere onderhandelingen achterhaald blijken en een nieuwe ronde besprekingen gerechtvaardigd is.
Als alternatieven voor het reizen door Europa zijn tussentijdse bijeenkomsten van ministers en bezoeken van andere regeringsleiders aan EU-voorzitter Nederland toegepast. Gebruik van informatie- en communicatietechnologie (ict) in het algemeen en videovergaderen in het bijzonder was een acceptabele manier geweest om efficiënt drukbezette ministers op korte termijn en zichtbaar bijeen te krijgen. Dit reduceert de noodzaak tot fysiek samenkomen of Europa rondvliegen. Bovendien valt het onderhandelingsproces bij urgente kwesties te versnellen.
Elektronisch
Aan die vergadermethode kleven wel enkele nadelen: oogcontact en non-verbale communicatie zijn minder prominent, wandelgangen voor ‘handjeklap’ ontbreken en er kunnen culturele barrières bestaan. Ook is het afschermen van vertrouwelijke en potentieel beursgevoelige gespreksinhoud onontbeerlijk. Inmiddels zijn hiervoor voldoende bewezen beveiligingsoplossingen beschikbaar.
Multinationale ondernemingen als Philips, Shell, IBM en General Motors overleggen al enkele jaren in toenemende mate op basis van videovergaderen. Hulpmiddelen daarvoor zijn al doorgedrongen van het serverplatform tot het gebruiksvriendelijkere PC-niveau.
Bij vergaderen zonder fysiek samenkomen moet onderscheid worden gemaakt tussen videovergaderen en elektronisch vergaderen (of groupware). Bij videovergaderen is het mogelijk om beeldmateriaal te tonen, grafieken en Euro-berekeningen bijvoorbeeld. Bij elektronisch vergaderen kunnen de gesprekspartners ondermeer anoniem brainstormen en kan prioriteitsstelling van voorstellen plaatsvinden.
Bij gebruik van videovergaderen treden twee neveneffecten op. Ten eerste vormt het een testcase voor een aangepaste wijze van de toekomstige EU-besluitvorming en verbeterd overleg tussen Straatsburg en Brussel. Ten tweede kan het een stimulans zijn voor de Europese groeimarkt van ict-toepassingen. Politiek gezien voert de ‘harde’ publieke infrastructuur immers nog veruit de boventoon tegenover investeringen in de Europese informatie- en communicatie-infrastructuur.
Het verdrag van Amsterdam is op ouderwetse, vermoeiende en weinig efficiënte wijze tot stand gekomen. Wellicht zal men zich na de voorzittersperiode van Nederland afvragen waarom videovergaderen binnen de Europese en nationale overheden zo lang op zich heeft laten wachten. Hopelijk geldt ook hier de wet van de stimulerende achterstand.
Ronald Koorn,
Utrecht
