Een volledig elektronisch, geheel papierloos kantoor bestaat niet. Misschien dat het ooit komt, maar het praktisch nut ervan is nog niet aangetoond. Een papierarm kantoor is echter wel handig.
Deze conclusie is getrokken tijdens het Nationaal Forum, gehouden door de adviesgroep OTR in Den Haag. Centraal stond de vraag hoe organisaties de culturele verandering kunnen maken van papier naar elektronisch.
Voornaamste beperking is dat afnemers, leveranciers en andere externe relaties gewend zijn met papier om te gaan. Het authentieke karakter van elektronische documenten kan in bepaalde omstandigheden ook een probleem zijn.
Sommige ondernemingen, zoals financiële dienstverleners en andere organisaties die vooral in informatie handelen, kunnen gemakkelijker ‘papierarme’ kantoren beginnen dan andere. Zulke ondernemingen kunnen echter te enthousiast worden en in de informatie verzuipen.
Veel routinematig papierwerk kan verdwijnen met werkstroom-systemen en dergelijke. E-mail kan veel onregelmatig papierwerk vervangen. Zeker in grote concerns met vestigingen over de hele wereld in verschillende tijdzones vormt e-mail een uitkomst.
De bedrijfscultuur is de grootste hindernis bij de modernisering van de communicatie. Zeker in het begin pleegt het personeel nieuwe systemen te verwerpen, omdat deze meer discipline en accuratesse vereisen.
Om weerstanden te overwinnen, wordt een gefaseerde benadering voorgesteld. Eerst moeten niet-gelegaliseerde elektronische formulieren naast papier ingeburgerd raken. Uiteindelijk moeten alleen gelegaliseerde elektronische formulieren geaccepteerd worden. Andere adviezen zijn: laat zien dat de nieuwe manier van werken leidt tot betere resultaten; test het nieuwe systeem tot het 100 procent waterdicht is; en kies gebruiksvriendelijke interfaces die weinig training vergen. Van belang is ook de zakelijke gebruikers maximaal te betrekken bij de concept- en ontwerpfase, en bij de opzet van de training.
