De kans is groot dat cruciale digitale overheidsinformatie verloren gaat door de 2000-problematiek. De Algemene Rekenkamer vraagt de regering dan ook met klem te letten op de kwaliteit van het digitale archiefbeheer en de relevante wet- en regelgeving.
Dit is één van de belangrijkste aanbevelingen uit het jongste onderzoek van de Rekenkamer naar beheer en archivering van digitale bestanden bij de overheid. De resultaten zijn vandaag bekend gemaakt door de president van de Algemene Rekenkamer, mr H.E. Koning, op het congres Digitale Duurzaamheid. Staatssecretaris Kohnstamm van Binnenlandse Zaken nam het rapport in ontvangst.
In 1991 onderzocht de Algemene Rekenkamer het beheer van digitale documenten bij de overheid. Om het risico te vermijden dat belangrijke digitale bestanden verloren gaan, deed de Rekenkamer op drie punten aanbevelingen. De Algemene Rijksarchivaris moet een standpunt formuleren over het belang van beheer en archivering van digitale bestanden voor het cultuurhistorisch erfgoed; snijdt de wet- en regelgeving beter toe op de specifieke eisen van dit soort archiefmateriaal en laat de departementen een bewaarbeleid opstellen dat met die eisen rekening houdt.
Nu is een evaluatierapport verschenen. De overheid blijkt de aanbevelingen ter harte te hebben genomen, in het bijzonder de ministeries van Biza en van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. De uitvoering van de activiteiten is echter traag op gang gekomen. Pas in 1997 is enige vooruitgang geboekt, ondermeer door de oprichting van het projectbureau Digitale Duurzaamheid en de opname van een archiefparagraaf bij de begroting.
De wet- en regelgeving is nog steeds in opbouw. De Archiefwet en het Archiefbesluit uit 1995 zijn in werking getreden en houden rekening met digitale bestanden. Het Reglement digitale bestanden, dat het kader moet vormen voor een bewaarbeleid van de ministeries, wordt naar verwachting pas dit jaar vastgesteld. In het algemeen ontbreekt het de desbetreffende ministeries aan een totaaloverzicht over de wet- en regelgeving die betrekking heeft op het bewaarbeleid. Ook heeft de overheid nog onvoldoende beeld in hoeverre het bewaarbeleid rekening houdt met onderwerpen als privacy, secundair gebruik, creatiekosten, systeemontwikkeling en bewaringsafspraken met rekencentra, zoals in 1991 was aanbevolen.
De Algemene Rekenkamer wijst de ministers van Biza en OCW op het belang van een intensieve samenwerking en de noodzaak van een concretere invulling van de – voorgenomen – activiteiten.
