De kosten die zijn gemoeid met de implementatie van een intranet, lopen sterk op bij meer geavanceerde toepassingen. Het is vrij gemakkelijk met een simpele vorm van intranet te beginnen. Maar bij toevoeging van nieuwe functionaliteit nemen de moeilijkheden onevenredig sterk toe.
Dit blijkt uit een onderzoek van de OTR Group naar de voordelen van intranetten. Het onderzoeksbureau concludeert dat een intranet alleen op elementair niveau goedkoop is en makkelijk is te onderhouden. Als het personeel via dit netwerk real-time wil kunnen vergaderen (op basis van teksten), dan wordt de implementatie al een stuk lastiger.
Software-leveranciers willen het bedrijfsleven graag doen geloven dat een investering in een intranet razendsnel valt terug te verdienen. Ze schermen vaak met rendementen die in de vele honderden procenten liggen.
Sprookjes
Dit ‘verhaal’ geldt echter alleen op de korte termijn. Alleen bij de meest simpele vorm van een intranet zoals de publicatie van een bedrijfskrant, klopt dit beeld. Het kost namelijk maar weinig moeite om een nieuwsbrief, telefoonlijstje van medewerkers of jaarverslag op een besloten netwerk te zetten. Ook de kosten van de software zijn dan laag.
Een beetje meer ingewikkelde toepassing kan aardig in de papieren gaan lopen. Dat geldt zeker als een ‘virtuele omgeving’ wordt gebouwd. Dit is de nieuwste, maar ook meest uitdagende vorm van intranet-gebruik. Daarbij is sprake van real-time communicatie, terwijl verschillende vormen van communicatie tegelijk plaatsvinden zoals data en audio.
OTR noemt zeven toepassingen van intranet-technologie die heel zinvol kunnen zijn. Zo kan de toegang tot speciaal ontworpen maatwerk-systemen van bedrijven zoals databases soms beduidend gemakkelijker via een intranet verlopen. Ook kan een intranet een goede basis vormen voor elektronische handel, de ondersteuning van werknemers ‘in het veld’ en de implementatie van helpdesks en callcentra. Het kan ook geschikt zijn voor training, besloten communicatie met andere organisaties als alternatief voor EDI en groupware voor het delen van kennis.
