Bij veel organisaties is voor IT slechts plaats op de bijwagen. De planning en evaluatie van IT-projecten laat te wensen over. Het budget stuurt nog steeds de automatisering; niet de toegevoegde waarde.
Dit komt naar voren uit het Trendrapport Topmanagement en IT 1999 van onderzoeksbureau Giarte Research. Hieruit blijkt dat het topmanagement op zich van goede wil is, maar nog te weinig nadenkt over de vertaling van de IT-strategie naar beleid. De directie bemoeit zich namelijk actiever met automatiseringsprojecten omdat IT een steeds belangrijker plaats inneemt in de organisatie. Bij zes op de tien ondernemingen rapporteren de projectteams van belangrijke implementatietrajecten aan deze laag. Ook vallen steeds meer van dit soort projecten rechtstreeks onder een topmanager. Maar, waarschuwen de onderzoekers, de aandacht van de top is sterk financieel getint, vanwege de toenemende IT-uitgaven. Gesprekken met IT-managers gaan over de kosten en kwaliteit van IT-diensten, maar niet over het realiseren van strategische ondernemingsdoelstellingen. Van echte betrokkenheid is doorgaans geen sprake.
Dit geldt ook voor lijnmanagers, zoals business-unit managers. Het gebrek aan steun bemoeilijkt het slagen van een project, omdat juist deze managers de essentiële kennis bezitten over de bedrijfsprocessen en bedrijfsstrategie. Het afstemmen van de IT-strategie op de bedrijfsstrategie is kennelijk nog lang geen gemeengoed.
Overschrijding
Het onderzoek wijst tevens uit dat het met de oplevering van IT-projecten nog immer droevig is gesteld. Bij eenderde van de respondenten wordt meer dan de helft van de projecten te laat opgeleverd. Dure projecten zijn daarbij nog al eens speelbal van bedrijfspolitieke steekspelletjes. Het gevaar van ontsporing ligt dan op de loer, met extra kans op veel schade.
Giarte constateert verder dat "bedrijven die tijdsoverschrijdingen tot een minimum beperken op de vingers van één hand te tellen" zijn. Vaak gaan tijd- en budgetoverschrijdingen hand in hand, waaruit blijkt dat projectmanagement bij veel organisaties een groot probleem is. Desondanks staken bedrijven uiteindelijk maar weinig projecten. Alleen wanneer blijkt dat de gewenste functionaliteit tijdens de uitvoering niet haalbaar is, wordt de stop eruit getrokken. Dat gebeurt niet vaak: meer dan de helft van de ondervraagden is in staat minimaal 80 procent van de projecten met de gewenste functionaliteit af te ronden. Maar dat kost dus dikwijls meer tijd en geld.
Uit de studie komt verder naar voren dat bedrijven die consequent projecten achteraf evalueren veel minder last hebben van uit de hand gelopen budgetten. Slechts een kwart van de respondenten evalueert echter elk IT-project; de rest doet dit incidenteel en doorgaans alleen over de functionaliteit. Een treffend voorbeeld, dat deze uitkomst van Giarte staaft, is de invoering van de geldautomaten in Nederland. Uit onderzoek van de universiteit van Maastricht blijkt dat banken de kosten en baten van deze IT-investering nauwelijks gemeten hebben.
IT-agenda
Een andere opvallende bevinding van de Giarte-enquêteurs is dat IT-managers op strategisch niveau druk bezig zijn met werkplekautomatisering en intranet. Daarvoor krijgen zij ook bij hun bestuurders de handen op elkaar. Vooral het intranet is uitgegroeid tot een belangrijk element van de IT-strategie. De onderzoekers spreken in dit verband van intranet als het "digitale zenuwstelsel" van een onderneming. Voorts blijkt dat de twee hypes van dit moment – elektronische handel en relatiebeheer (customer relation management) – opvallend genoeg nog geen massale navolging hebben gekregen. Eenderde van de ondernemingen zegt dat e-handel de komende jaren prioriteit krijgt en slechts 22 procent zal relatiebeheer hoog op de IT-agenda zetten.
