Zijn de bedrijfsgevens op het netwerk beter af als pdf of als xml? Het bewaren van gegevens in Adobe’s pdf (portable document format) wordt nu het meest toegepast, maar de overstap naar xml (extensible markup language) is bij bedrijven in voorbereiding.
Het stelligst over de uitkomst van strijd tussen xml en pdf is Jan Scholten, oprichter en directeur van elektronisch documentbeheerder Zylab. "Ik zie dat een boel partijen afwillen van pdf." Hij doelt op politie- of militaire-inlichtingendiensten, belangrijke afnemers van de systemen.
Als verklaring voor de vlucht naar xml somt hij achter elkaar de nadelen op van het pdf-bestandstype. Het ondersteunt niet voldoende vreemde talen, de ocr (optical character recognition) is gebrekkig en bij het opvragen van bijvoorbeeld pagina 87 moet de computer ook de 86 pagina’s ervoor laden.
Afkeer
Scholten heeft langzamerhand een afkeer van het Adobe’s bestandsformaat. "Wil je er wat mee doen, dan ben je overgeleverd aan de producten van dat bedrijf." Alleen de programma’s waarmee pdf’s zijn te bekijken en af te drukken zijn gratis. De programma’s voor het maken ervan kosten veel geld, mort de directeur. Zijn programmeurs zijn daarnaast veel tijd kwijt om de tekst in pdf-bestanden goed doorzoekbaar te maken en via een webserver te onsluiten. "Wil ik een miljoen pagina’s omzetten in pdf, dan kost me dat 25 duizend euro. Of je moet gaan reverse-engineeren. Maar Adobe verandert steeds de specificaties. Daarom stapt men over naar xml."
Zo zwart-wit stelt Wim Hamers, bij Unisys de deskundige op het gebied van documentbeheer, het niet. Volgens hem is nog niet duidelijk welk type de voorkeur krijgt. Adobe promoot pdf als standaard aan en Microsoft drukt juist xml door. Juist dat laatste betekent volgens hem dat veel anderen xml gaan toepassen. "Voor iedereen die bezig is met digitale duurzaamheid blijft het een moeilijke beslissing. Ik zet mijn geld op xml, maar niet teveel."
Geert Brinkman, medewerker bij de Npol (Nederlandse politie), is er nog niet uit. Voor de politie onderzoekt hij al enige tijd de rol van de documentstructuur bij de overdracht van informatie. Dat klinkt ingewikkeld. Het gaat Brinkman er bijvoorbeeld om een agent, bezig met het uitschrijven van een boete voor een foutparkeerder, gegevens te laten inzien in het opsporingsregister. Die auto kan als gestolen bekend staan, of de eigenaar als crimineel. Idealiter raadpleegt de apparatuur van de agent die de bon uitschrijft automatisch via een draadloos netwerk de verschillende databases. Xml biedt volgens Brinkman deze technische mogelijkheden.
Brinkman ziet xml ook als middel om gegevens over een document op te slaan, informatie die verder in de politieorganisatie nuttig is. "Een document wordt met een bepaald doel gegenereerd. Die kennis zit in het hoofd van de maker. Met het opslaan moet je die gegevens zien te behouden."
Pdf blijft echter wel nuttig, stelt Brinkman, omdat het documenten onveranderbaar maakt. "Pdf stelt je in staat een handtekening onder een getuigenverklaring na te zien."
Ook farmaceutisch bedrijf Organon blijft voorlopig de documenten bewaren als pdf. Xml zal over enkele jaren echter in belang toenemen, voorspelt Theo Willemse, manager elektronisch documentbeheer. Voor het aanvragen van vergunningen produceert Organon dossiers van honderd- tot zeshonderdduizend pagina’s. "Pdf is een digitale versie van papier. Vooralsnog bewaren we die aanvragen zo."
Met xml kan de farmaceut echter veel handiger vastleggen hoe producten te maken. Via het intranet kan een chemisch analist opzoeken hoeveel van stof a en stof b gemengd moeten worden voor stof c. Veranderingen in het recept worden bijgehouden in de database. Het xml-document dat de analist bekijkt bevat daardoor altijd de meest recente gegevens.
