Het laatste halfjaar heeft Ariba, spruit van het dot.com-tijdperk, een gedaantewisseling ondergaan. Kostenbeheer (spend management) heet nu het vlot waarop Ariba drijft. De NS zijn overtuigd van de voordelen die het hiermee kan behalen.
In Rome hield Ariba-ceo Robert Calderoni de ‘Enterprise Spend Management’-suite ten doop. De suite is een samenstel van zeven onderdelen die alle ten doel hebben de kosten die een organisatie maakt in kaart te brengen en beheersbaar te maken, waardoor ze omlaag zijn te brengen.
Ariba is in 1996 opgericht in Silicon Valley. Het bedrijf richtte zich op elektronische procurement (ondersteuning van alle processen waarmee organisaties iets aanschaffen). Het dreef aanvankelijk mee op de vloedgolf van de internetkoorts en kreeg met een flinke terugslag te maken toen die veel bezongen ‘nieuwe economie’ zich niet in stand kon houden. De verliezen liepen op en een nieuwe visie was nodig. Die is gevonden in aanscherping van de producten die het bedrijf al maakte: meer nadruk op kostenbeheersing. Een nieuwe roerganger werd gevonden in Calderoni, die in oktober 2001 aantrad als ceo en president. Geen technicus, maar een ‘boekhouder’ leidt de wederopstanding van Ariba. Zijn stelligste uitspraak in Rome: "In het junikwartaal maken we weer winst."
In Rome waren ook vertegenwoordigers van BMW, Unilever, ABB en de Nederlandse Spoorwegen om te vertellen over hun positieve ervaringen met Ariba-producten. De koppeling met een SAP-omgeving verdient aandacht, zo viel te leren. "We moesten eerst veel investeren in het harmoniseren van de processen, omdat die van elkaar verschillen. Ariba werkt moderner, terwijl SAP nog een interface heeft van tien jaar geleden", zegt Robert Bauer van BMW. Een tweede les: besteedt veel zorg aan de Ldap-directory. Daar zaten veel vervuilde gegevens in, zoals namen van mensen die niet meer werken bij een leverancier. Volgens Tim Cooper-Jones van Unilever komt 50 procent van kostenbesparingen uit heronderhandelingen met leveranciers. "Dan moet je echter wel over de juiste gegevens beschikken." |
Gezien zijn verleden is de keuze voor Calderoni niet zo gek. Hij heeft jarenlang gewerkt als ceo (chief financial officer) bij onder meer IBM en Apple. Als laatste zat hij bij Avery Dennison, een onderneming die miljarden verdient met zelfklevende etiketten. "Bij al die bedrijven viel het me op dat het onmogelijk bleek een simpel en duidelijk overzicht te krijgen van alle kosten die we maakten", vertelt hij. "Bij Avery wist niemand hoeveel aan transport werd uitgegeven. Na veel praten bleek dat we met honderden transporteurs zaken deden, meestal zonder contractafspraken. Als er al contracten waren waarbij we korting hadden bedongen, dan wist bijna niemand dat. Het geld stroomde weg." Calderoni is ervan overtuigd dat op dat vlak bij bedrijven miljoenen euro’s te besparen zijn. Ariba is ervan overtuigd dat Calderoni richting kan geven aan de nieuwe bedrijfsstrategie.
Harmoniseren
Het kroonjuweel van de Spend Management-suite is nog in bètatest: Ariba Analysis, dat alle complexe data over uitgaven verzamelt (ook uit systemen van derden) en analyseert. Naar verwachting komt dit binnenkort uit. De overige onderdelen zijn Ariba Enterprise Sourcing (geautomatiseerd contracten afsluiten met leveranciers, inclusief offertestadium, via specificatie, selectie en contractering), Ariba Contacts (centraal contractbeheer), Ariba Invoice (stroomlijning facturatieproces), Ariba Workforce (beheer van tijdelijke werkkrachten) en Ariba Buyer (beheer van inkoopaanvragen en online inkoopmogelijkheden voor alle gebruikers en producten).
Dan is er nog Ariba Supplier Network, een netwerk (via internet) dat transparante samenwerking biedt tussen inkopers, leveranciers en distributiekanalen. Dit is te vergelijken met de elektronische marktplaatsen van SAP, met dit verschil dat gebruik van ASN voor de leveranciers gratis is (bij de Ariba-gebruikers zijn de kosten verdisconteerd in de licentieprijs). Leveranciers hebben alleen een browser en een korte training nodig.
Gijs van Rooijen, programmamanager bij de NS, is bij Ariba terechtgekomen via een Europees aanbestedingstraject. Bij zijn aantreden bleek dat de NS veel afspraken met leveranciers in een catalogus vastlegde, die het vervolgens stuurde naar iedereen die inkoopt. Het dikke boek kwam vaak nooit meer uit de kast. Sommigen maakten nog wel een uittreksel voor datgene waarmee ze zelf te maken hadden. Afspraken die in contracten vastlagen, bleken moeilijk te ontsluiten. Er waren slecht ingerichte processen voor inkoop. Van Rooijen oordeelde dat e-procurement een oplossing biedt. Hij legde dit voor aan een consultant van PWC, die tot dezelfde conclusie kwam. Op de Europese aanbesteding kwamen zeventien inschrijvingen binnen. Hij koos voor Ariba omdat dat het verst was met de ontwikkeling van producten, een Nederlandstalige interface biedt en over het ANS beschikt. De NS gebruikt Ariba Buyer, Sourcing en Contracting. Na een succesvolle pilot, die april vorig jaar is begonnen, gaat Van Rooijen de kostenbeheersing binnenkort bedrijfsbreed invoeren, te beginnen met NS Reizigers.
