Het is de (geïntegreerde) informatie die een organisatie in staat stelt vroegtijdig haar cijfers te rapporteren, marktontwikkelingen en kansen te onderkennen, kansen aan te grijpen en verliesgevende activiteiten af te stoten. Niet ‘de processen’. Arjen Hof ziet dan ook weinig heil in een ‘chief process officer’ en in eai. Des te meer in ‘enterprise information intergration’.
In twee artikelen (Computable, 18 en 25 oktober) beargumenteren de heren Leyland en Hoff het belang van een nieuwe ‘executive’: de ‘chief process officer’, ofwel cpo. Die zou de weg vrij maken om een bedrijf flexibel en pro-actief te maken én te houden. Door de focus te verleggen naar de procesintegratie, waarbij dan ‘enterprise application integration’ (eai) als technisch hulpmiddel wordt gebruikt, zou informatieintegratie binnen handbereik komen. Maar daarmee spannen Leyland en Hoff het paard achter de wagen. Internationale instituten en analistenbureaus zoals Insead en IDC hebben in verschillende studies uitgelegd dat een adaptieve onderneming geen zaak is van nieuwe functies en het verleggen van de focus, maar juist één van toegepaste methodiek: die van ‘enterprise information integration’.
In de oplossing die Leyland en Hoff voor ogen hebben, zou een ‘chief process officer’ een doorslaggevende rol spelen. Met de invoering van een procesgerichte infrastructuur en daarmee samenhangende methoden en instrumenten voor ontwikkeling en beheer, zou hij afrekenen met de mythen die de it-afdelingen beheersen. De cpo, zo betoogden zij, zou met behulp van eai eindelijk in staat zijn de bedrijfsprocessen en it op elkaar af te stemmen én afgestemd te houden.
Echter, het einddoel is niet een geïntegreerd proces, maar datgene wat het moet opleveren: geïntegreerde informatie! En goed beschouwd is het proces waarbinnen informatie wordt geïntegreerd ondergeschikt aan de informatie die het behelst. Het is de (geïntegreerde) informatie die een organisatie in staat stelt vroegtijdig haar cijfers te rapporteren, marktontwikkelingen en kansen te onderkennen, kansen aan te grijpen en verliesgevende activiteiten af te stoten. Niet ‘de processen’.
Het moge duidelijk zijn dat daar waar het proces van informatie-integratie ondergeschikt is aan de feitelijke informatie, degene die zich ‘chief process officer’ mag noemen, dan ook ondersteunend is aan de ‘chief information officer’. En niet andersom.
Eai-oplossing?
Een ander deel van de oplossing is eai volgens Leyland en Hoff. Helaas, net zo min als een cpo nieuwe waarde toevoegt, lost ook eai sec niets op. Met de komst van eai-software, waarmee informatie vanuit applicaties automatisch naar andere applicaties kan worden getransporteerd, zou een groot deel van het informatie-integratieprobleem worden opgelost. Er zou nog maar één keer handmatig een wijziging ingevoerd te hoeven worden, en de rest werd, automatisch, door de eai-software afgehandeld. Eindelijk consistente informatie, zo klonk de belofte. En die klinkt, zij het enigszins afgezwakt, nog steeds. Maar nog altijd wordt die belofte niet waargemaakt.
Het is immers een utopie te veronderstellen dat er een status quo bestaat waarbij een organisatie de gelegenheid heeft om alle applicaties en bedrijfsprocessen te ‘bevriezen’ en met een eai-tool aan elkaar te koppelen. En zelfs als een status quo mogelijk was, dan nog zouden de veranderingen waaraan de verschillende applicaties onderhevig zijn (nieuwe versies, kleine uitbreidingen) zich daarna onmiddellijk weer doen gelden. En daarmee ook de onderliggende datamodellen.
Als gevolg hiervan is het onderling verbinden van verschillende applicaties met behulp van alleen een eai-tool op voorhand gedoemd te mislukken. Immers, wanneer applicaties 1, 2 en 3 op eai-basis onderling verbonden zijn en applicatie 4 op de rol staat, blijkt applicatie 1 inmiddels gewijzigd met als gevolg dat het gehele proces van voor af aan kan beginnen.
Deeloplossingen
Steeds meer bedrijven onderkennen het belang van informatie-integratie. De talloze automatiseringssystemen die ze gebruiken, bevatten evenzoveel stukjes informatie -over het bedrijf, de producten en diensten en de klanten. Bij elkaar essentiële informatie om het bedrijf trefzeker te kunnen aansturen. Alleen hoe krijg je dan al die stukjes informatie uit al die verschillende systemen tot één coherent en geïntegreerd geheel?
De talloze applicaties die bedrijven gebruiken, hebben alle hun eigen specifieke werkveld. Een crm-systeem dient de marketeer en per definitie niet de boekhouder. De boekhouding dient de boekhouder en per definitie niet de procesoperator. Vrijwel iedere applicatie is daardoor een deeloplossing van de gehele bedrijfsinformatisering.
Al deze verschillende systemen kennen overeenkomsten, maar door de verschillen in aard, historie en herkomst, bieden ze informatie op detailniveau voor slechts een specifieke gebruiker. De marketeer wil detailinformatie hebben voor analyses op basis van segmenteringen, kruisanalyses en externe marktinformatie, waar de boekhouder van dezelfde klant slechts informatie nodig heeft betreffende factuuradres, openstaande posten en betalingsgedrag. De procesoperator moet kunnen beschikken over alle relevante productie-informatie en kan met de informatie van de marketeer of de boekhouder niets beginnen.
Maar er is nog meer aan de hand. In de loop der tijd zijn en worden de verschillende applicaties voor de verschillende bedrijfsfuncties aangepast en geoptimaliseerd voor het doel waarvoor ze zijn ontwikkeld en in gebruik zijn. Inherent hieraan is het ontstaan van datamodellen die specifiek zijn voor individuele applicaties, maar die in essentie conflicterend zijn met de datamodellen van andere applicaties.
Als gevolg van de veranderingen waaraan de verschillende applicaties onderhevig zijn (nieuwe marketinginzichten, andere boekhoudprincipes, nieuwe producten en productietechnieken enzovoort), zullen de onderliggende datamodellen van deze applicaties – als natuurlijk proces – ook wijzigen.
Ontbrekende schakel
De oplossing is dus géén cpo, maar een methodiek die in staat is om de verschillen tussen applicaties te begrijpen en te onthouden. En daarmee hebben we de ontbrekende schakel van eai zoals die nog altijd, enkele uitzonderingen daargelaten, wordt toegepast. Gerenommeerde instituten en analistenbureau’s zoals Insead en IDC hebben in afzonderlijke studies aangegeven welke functies een dergelijke methodiek moet vervullen: informatie uit die verschillende applicaties in het originele formaat interpreteren en opslaan; datamodellen van de individuele applicaties begrijpen en respecteren. Een methodiek ook, die zo flexibel is dat het gelijke tred houdt met de veranderingen die de organisatie en haar applicaties doormaken.
Hoewel ‘enterprise application integration’ inmiddels een gevleugeld begrip is geworden, dient de focus van de cio (en dus niet van de cpo) te zijn gericht op ‘enterprise information integration’. Een focus die is gebaseerd op een methodiek die hem de beschikking geeft over een informatie-integratieplatform evenals een ‘ondernemingsbreed geheugen’ voor wat betreft geïntegreerde informatie.
‘Enterprise information integration’
‘Enterprise information integration’ (eii) stelt organisaties in staat om voor de verschillende (deel-)processen d�e applicaties te gebruiken die het best aansluiten op het feitelijke proces. Een effectieve eii-oplossing maakt daarbij gebruik van een generiek datamodel (generic entity framework) en combineert dit met de opslag van de informatie uit de verschillende applicaties in het originele formaat. Hierdoor ontstaat een platform dat mogelijkheden biedt voor alle denkbare informatie-integratie, analyses, rapportages en terugkoppeling van informatie naar bronapplicaties.
Daarnaast biedt een eii-platform op een zeer flexibele wijze de mogelijkheid om nieuwe applicaties te integreren, applicaties los te koppelen (bijvoorbeeld bij overnames of het afstoten van een bedrijfsonderdeel), zonder dat (historische) informatie verloren gaat. Hierdoor heeft een organisatie tevens de beschikking over een platform voor ‘what if-analyses’. Doordat zowel historische als actuele informatie geïntegreerd beschikbaar zijn, is het platform de ideale bron voor analyses op basis van gewijzigde business- en datamodellen.
Bedrijven die zich qua inspanningen en investeringen richten op eii zullen zien dat geïntegreerde informatie een reële mogelijkheid wordt. En daarmee krijgt het bedrijf, wellicht voor het eerst, zicht op de essentiële informatie om het bedrijf trefzeker te kunnen aansturen. Zowel op hoog, bedrijfsbreed directieniveau, als op het operationele niveau. Iedereen laten werken met de informatie die voor hem of haar van belang is – van directie tot inkoper en machineoperator – zonder aan flexibiliteit en pro-activiteit in te leveren. Dat is wat een adaptieve onderneming behelst.
Arjen Hof, country manager Kalido Group
