Gebrek aan strategisch inzicht bij het Nederlandse mkb is er een van de oorzaken van dat de productiviteitsontwikkeling aldaar achterblijft. Een optimaal gebruik van erp-pakketten moet de concurrentiepositie verbeteren.
De Nederlandse industrie en met name het midden- en kleinbedrijf, scoort onvoldoende op de wereldmarkt. De productiviteitsontwikkeling blijft achter. Zowel de burger als de staat voelen dat inmiddels in hun portemonnee. Voor het ministerie van Economische Zaken was dit aanleiding om met partners uit de industrie en de dienstverlenende sector de situatie te analyseren. Gebrek aan strategisch inzicht is een van de belangrijkste oorzaken, zo luidt de conclusie. Volgens EZ is de remedie het inzetten van -met behulp van it gegenereerde- strategische informatie over het functioneren van de onderneming op de markt en daaraan gekoppeld het functioneren van de eigen organisatie. Deze informatie vormt dan de basis voor het maken van de juiste strategische beslissingen. Dat zijn beslissingen op basis van feiten en met een ‘horizon’ die langer vooruitkijkt dan een verkoop- en organisatieplanning die stoelt op en in belangrijke mate een aanvulling is op het onderbuikgevoel.
Erp-software speelt in het proces van strategiebepaling de hoofdrol omdat die niet alleen de mogelijk biedt om de goederen en financiële stromen te besturen, maar ook om de zo noodzakelijke informatie voor strategiebepaling te leveren.
Ondersteunen van beslissingen
Aansluitend op haar analyse heeft het ministerie van Economische Zaken het initiatief genomen een aanzet te geven tot strategieverbetering voor de sector industrie. Dit initiatief krijgt momenteel gestalte in het FIT-project. Dit is een samenwerkingsverband tussen ondernemersorganisatie FME-CWM, erp-leverancier Profuse BV en onafhankelijk adviesbureau IPL Consultants BV. FIT staat voor ‘flexibel door strategische inzet van informatietechnologie’. Het onlangs gestarte project beoogt in eerste instantie het verkleinen van de kloof tussen de commerciële vraag en het aanbod. De eerste stap in het project bestaat uit het in beeld brengen van de (latente) informatiebehoeften bij de gebruikers. Vervolgens kan met gerichte vervolgactiviteiten worden getracht te voldoen aan die informatiebehoeften. Essentieel hierbij is dat de gebruikers de agenda bepalen. Door de kloof te dichten tussen wat erp is en kan, wat op zichzelf al zeer waardevol is, ontstaat ruimte en bereidheid om te onderzoeken wat er nog meer met deze (dure) applicaties kan worden gedaan. Het uiteindelijke doel is dat bedrijven de vaak al ingebouwde mogelijkheden van het gebruikte erp-pakket ook echt gaan toepassen voor het ondersteunen van (strategische) beslissingen en niet, zoals nu nogal eens het geval is, blijven steken in het gebruik van het erp-pakket als registratie-tool.
Behoefte van de klant
"Het FIT-project is gestart om het strategisch denken met behulp van informatie uit it te bevorderen", vertelde Ruud IJtsma. Hij is bedrijfskundig adviseur van FME-CWM.
"Binnen het gemiddelde mkb-bedrijf staat de doorsnee manager zwak als het op strategiebepaling aankomt. Het schort nogal eens aan de lange-termijnvisie op de markt, en hoe die markt optimaal kan worden bediend".
Aan de ontwikkeling van de techniek wordt vaak veel aandacht besteed. Of daarmee ook echt wordt voorzien in de behoefte in de markt, is nog maar de vraag. Natuurlijk is helder dat het toepassen van moderne technologie in het product en het productieproces essentieel is om de gewenste winstgevendheid voor de onderneming te bereiken. Net als de noodzaak de organisatie in te richten uitgaande van de behoefte van de klant. Die klantbehoefte gaat steeds vaker in de richting van ‘het leveren van een oplossing over de overeengekomen levensduur’. Maar het realiseren van een klantgerichte organisatie die zich op basis van feiten en met de focus op de klant continu verder in de gewenste richting ontwikkelt, blijkt echter toch nog vaak een brug te ver. Gevolg is een verslechterende positie op de wereldmarkt in vergelijking met de concurrentie. Denken en sturen op een strategisch niveau en besluitvorming op basis van feiten kunnen het tij keren.
Bij strategie draait het overigens niet alleen om de externe strategie, over de (toekomstige) positie van de onderneming in de markt, over samenwerking in de keten, maar nadrukkelijk ook om de meer intern gerichte strategie. Die heeft bijvoorbeeld betrekking op de productstructuur, maak-of-koop-beslissingen, en de inrichting, aansturing en continue verbetering van de bedrijfsprocessen. Helaas wordt binnen bedrijven vaak onvoldoende vanuit een procesmatige invalshoek gedacht. Dit heeft mede tot gevolg dat de organisatie niet op basis van de bedrijfsprocessen is ingericht. Erp-pakketten zijn echter juist opgebouwd uit processen die in samenhang met elkaar het bedrijfsproces vastleggen. Functioneel ingerichte organisaties sluiten hier niet goed op aan.
Knelpunten
Er zijn diverse concrete knelpunten aan te wijzen die een optimale inzet van erp-pakketten in de weg staan. Het eerste knelpunt betreft de voor de strategiebepaling benodigde informatievoorziening. Gebruikers schakelen hiervoor hun erp-systeem nog niet of te weinig in. De informatie is juist zeer goed te ontlenen aan een goed op de bedrijfssituatie aangepast erp-pakket.
De derde partner binnen het FIT-project, IPL Consultants, heeft onderzocht aan welke functionaliteit het mkb behoefte heeft. Tegelijkertijd heeft zij van 32 erp-applicaties binnen de industrie in Nederland vastgesteld welke functionaliteit het pakket biedt. Gebleken is dat de functionaliteit vooral wordt gebruikt voor registratiedoeleinden, en in sommige gevallen om er een deel van het bedrijfsproces mee te sturen. Dan houdt het op. "Een gemiste kans", reageert IJtsma, "want met de informatie uit een erp-systeem heeft de gebruiker juist de mogelijkheden om zijn bedrijfsproces en dus zijn bedrijf te sturen. Bovendien levert erp informatie over hoe wordt omgegaan met de afnemer, de toeleverancier, de voorraden en het productiepotentieel. Een erp-pakket ondersteunt dus bij het samenwerken binnen de keten. Ook zijn met de informatie conclusies te trekken voor bepaling of ombuiging van de strategie’.
"Het tweede knelpunt is misschien wel het grootste", vult Driek Geurtsen, marketingmanager van Profuse aan. "Erp’ers en gebruikers van erp spreken vaak een verschillende taal. De oorzaak ligt vooral bij ons als erp-leveranciers. Wij hebben een nogal ingewikkeld it-taalgebruik! Er zal dus voor een gemeenschappelijke taal moeten worden gezorgd. Doelstellingen zijn dan beter te formuleren, en selectie- en implementatietrajecten worden helder en beter meetbaar."
Een andere valkuil vormt het huidige denken binnen de industrie. De relatie tussen tijd, kwaliteit en kosten staat voortdurend onder druk. Het moet sneller, met minder kosten, maar wel met behoud van de kwaliteit. Dit is niet mogelijk. Stuur je op kosten en tijd, dan is dit nadelig voor de kwaliteit. In een dergelijke situatie bemoeien directies zich niet met het hoe en waarom, maar oefenen zij wel druk uit op tijd en kosten. Het resultaat leidt veelal niet tot het gewenste succes. Vooraf gestelde (strategische) doelen worden uiteindelijk niet gehaald.
Positieverbetering
Al die knelpunten moeten worden opgelost, willen ondernemers mee kunnen draaien in de business van nu en morgen. Zij moeten de moeite nemen om na te denken over hun processen, over de vraag hoe ze die meetbaar, bestuurbaar, veranderbaar en op de klant afgestemd kunnen maken. Het FIT-project gaat daarbij helpen. De eerste stap is een enquête die de knelpunten, behoeften en verwachtingen bij de gebruikers duidelijk in beeld brengt. Daarna komt de vraag aan de orde hoe erp kan worden ingezet om zowel de productiviteit als de marktprestaties te verbeteren. Uiteindelijk moet dat tot verbetering van de internationale concurrentiepositie leiden.
De enquête wordt de komende maanden samen met een aantal gebruikers en de in het project participerende leveranciers van erp ontwikkeld. In de huidige planning wordt het onderzoek in februari en maart uitgevoerd. De resultaten worden in mei 2003 aan de sector gepresenteerd. Dat is de eerste grote kennisoverdracht. Aansluitend worden dit jaar vervolgactiviteiten opgezet onder leiding van FME-CWM, uitgaande van de behoeften die de gebruikers hebben geformuleerd. Naar verwachting gaat het vooral om activiteiten die de kloof tussen gebruikers en it-leveranciers moeten dichten. Beide partijen moeten naar elkaar leren luisteren en gezamenlijk de uitdaging van positieverbetering op de internationale markt aanpakken.
Cees van Heijkoop, freelance medewerker
