De informatie technologie (it) begon als ‘data processing – gegevensverwerking’, en werd later uitgebreid met kantoorsystemen. De laatste jaren is de vooruitgang van it zodanig geweest, dat de ‘i’ van ‘informatie’ bijna terecht is, maar we zijn er nog lang niet. Een belangrijk struikelblok is de hoge prijs van geavanceerde systemen, en hoewel prijzenswaardige pogingen voor goedkopere oplossingen op korte termijn goede resultaten kunnen bieden, vormen ze wel de basis voor problemen in de toekomst. Wat is er nieuw?
Als er een gebied is waarvan de it kan zeggen dat er winst mee behaald wordt, is het commerciële gegevensverwerking. Salarissen, factureren, voorraadbeheersing; het zijn kernactiviteiten waar alle bedrijven op vertrouwen. Ze worden als gewoon gezien en men staat er niet echt bij stil. Dat is zonde, het is namelijk het levenssap van het bedrijfsleven. We kunnen ons best redden zonder tekstverwerkers en spreadsheets, maar het is van cruciaal belang dat we het voorraadniveau weten en dat de facturen snel de deur uit kunnen!
Uiteraard is er verbetering mogelijk van deze kernapplicaties: gui’s (graphical user interface) of erp-pakketten hebben hun voordelen, hoewel ze qua kosten in veel gevallen moeilijk te rechtvaardigen zijn.
Al deze traditionele toepassingen ondersteunen en beheren basisgegevens, die bij de meeste transacties steeds worden bijgewerkt en waarbij de nadruk dus ligt op de meest up-to-date situatie. Dit zorgt voor problemen in een informatiesysteem, omdat dat ook historische gegevens moet bevatten. In de praktijk zijn er dan nog eens verschillende gegevensverwerkende systemen die elk hun eigen gegevens genereren, terwijl een informatiesysteem juist een enkele, geconsolideerde bron met bedrijfsgegevens vereist. Theoretisch is het mogelijk een aantal onafhankelijke toepassingen te vervangen door een enkel, geïntegreerd erp-pakket, maar in de praktijk is dat niet haalbaar.
Hoewel het erp-systeem een grote hoeveelheid gegevens consolideert in een enkele database, waardoor de geldigheid (validiteit) van de gegevens sterk wordt verhoogd, ontbreken toch de historische gegevens. Een nog groter probleem is dat een heleboel functies in het erp-pakket kunnen worden geïntegreerd, maar dat nog steeds veel belangrijke gegevens in aparte systemen wordt bijgehouden. Dit probleem wordt nog versterkt als informatiesystemen proberen om te gaan met de formele gegevens van erp en met tekst en documenten. Gestructureerde documenten (wat een zegen zal XML zijn) zullen nog steeds moeilijk te combineren zijn met gegevens, maar wat moeten we met die afschuwelijke Word- en Excel-bestanden? Daarmee gaan veel bruikbare gegevens verloren.
Een data warehouse (gegevenspakhuis is de eerste stap in de goede richting, maar een uitgebreid systeem is duur, zeker als rekening wordt gehouden met de kosten van transformatie, conversie en gegevensreiniging. Een data mart, een subset van een warehouse, is in sommige gevallen een aantrekkelijke, minder dure optie. De warehouse-opties in de erp-pakketten zijn dubieuzer. Het probleem is dat deze zich richten op de gegeven die van belang zijn voor erp, heel nuttig, maar zeker niet alles omvattend. In het ideale geval zou het erp-pakket een van de vele bronnen van gegevens zijn voor een onafhankelijk warehouse.
Als eenmaal een schoon warehouse met historische gegevens beschikbaar is, kan meer uitgebreide informatie worden gewonnen door middel van data mining en analyse van de gegevens naar trends en voorspellingen. Er zijn verschillende eisen, variërend van zoektochten op de achtergrond naar niet-gedefinieerde correlaties tot interactieve gebruikersqueries, die allemaal beter kunnen worden behandeld door een centraal warehouse.
Het data warehouse maakt de overstap mogelijk van gegevens naar informatie. Vervolgens kunnen analysegereedschappen worden gebruikt om de informatie om te zetten in kennis, en dat is waar de ‘return on investment’ (roi) vandaan komt – als er tenminste iets wordt gedaan met die kennis. Dit is het punt waar de huidige en toekomstige ontwikkelingen zich op zouden moeten richten (als de informatiesystemen tenminste betaalbaar worden): het integreren van informatie met workflow en helpdesksystemen om zo corrigerende maatregelen te kunnen nemen.< BR>
Martin Healey, pionier ontwikkeling van op Intel gebaseerde computers en c/s-architectuur. Directeur van een aantal it-bedrijven en professor aan de Universiteit van Wales.
