Stap voor stap voor stap voor…

Om strategische doelen op één lijn te brengen met projecten en portfolio’s, zullen in de nabije toekomst steeds meer bedrijven epm-tools gebruiken, zo is de verwachting. De technologie voor de ondersteuning van dit ‘enterprise project management’ verbetert bovendien aan de lopende band. Maar vóórdat deze epm-software kan worden ingezet, moet wél aan een flinke trits voorwaarden zijn voldaan. De implementatie van epm, in drie fasen en een héle serie tussenstappen…

Het brede bereik van functies van epm-software is hier zichtbaar gemaakt. Er is onderscheid te maken tussen projectfuncties, programmafuncties en combinaties hiervan.

Met software voor enterprise project management (epm) – onder meer het managen van hulpbronnen, kennis en vaardigheden in gerelateerde projecten en portfolio’s – zijn projectmanagementprocessen, zoals het rapporteren van uren en status en het maken van stoplichtoverzichten, te automatiseren. De markt voor epm-software verandert snel, dankzij een toenemende vraag en verbeterde technologie. Het wordt daarom belangrijk strategische doelen op één lijn te brengen met projecten en portfolio’s. Daarnaast is er een trend in de richting van volledig geïntegreerde projectmanagementoplossingen.
Er bestaat inmiddels een breed aanbod aan epm-software, zoals Primavera Teamplay, PM Office, Artemis, Niku, MS Project Server en BusinessEngine. Elk pakket heeft specifieke voor- en nadelen. Primavera biedt bijvoorbeeld uitgebreide functionaliteit en is snel te implementeren, PM Office (Systemcorp) is sterk op het gebied van interproject-afhankelijkheden en Niku op het gebied van financieel management.
Maar wat moet er gebeuren om epm-software in gebruik te kunnen nemen? Dat kunnen we duidelijk maken aan de hand van Microsoft Project Server 2003. Deze epm-oplossing van Microsoft is relatief nieuw en biedt een redelijke hoeveelheid standaard functionaliteit. Bovendien sluit ze aan op in bedrijven bestaande oplossingen die gebruikmaken van Microsoft Project – dit vergemakkelijkt de acceptatie bij gebruikers.

Inrichten

Voordat tools voor epm kunnen worden ingezet, moet zijn voldaan aan een aantal voorwaarden. Zo moet er een ‘business case’ voor epm-software aanwezig zijn en moet hierop voortdurend de nadruk liggen. Verder moet er voldoende ‘commitment’ van het management zijn en moet het bedrijf voldoende formele structuur en processen hebben. Epm-software is namelijk gebaseerd op een formele, gestructureerde manier van werken. Ook moeten templates voor projecten door de hele organisatie gebruikt kunnen worden, moet de technische infrastructuur de tools kunnen ondersteunen en moet er voldoende opleiding beschikbaar zijn voor onder andere teamleden, projectleiders, portfolio-managers, dba’s en epm-administrators.

Omgeving en techniek De installatie van Microsoft Project Server is uitgebreider dan de naam wellicht doet vermoeden. Een omgeving wordt ingericht op bijvoorbeeld een Windows 2000 Advanced Server. Gestart wordt met de Microsoft Project Server 2003 Installatie, inclusief Sharepoint Teamservices, SQL Server 2000 en Analysis Server. Vervolgens moeten de client-tools Microsoft Project Professional 2003 worden geïnstalleerd, evenals de Web Access Components van Office XP.

Als aan deze voorwaarden is voldaan, kan epm – na installatie (zie kader ‘Omgeving en techniek’) – in drie fasen worden geïmplementeerd. In de eerste fase wordt de omgeving globaal gedefinieerd en ingericht voor een ‘proof of concept’ (poc). Daarin moet de werking van Microsoft Project Server worden aangetoond wat betreft de voor de organisatie belangrijkste functionaliteit. Een geslaagd poc zorgt voor betrokkenheid binnen de organisatie. Vervolgens wordt het poc uitgevoerd voor de belangrijkste processen en een beperkt aantal projecten. En wanneer dit poc succesvol is doorlopen en het management groen licht voor implementatie heeft gegeven, wordt de inrichting verder geconcretiseerd: de overige portfolio’s, projecten en processen worden toegevoegd.

Zeven stappen

Tijdens de inrichting voor een ‘proof of concept’ worden zeven stappen gezet om Microsoft Project Server 2003 gebruiksklaar te maken. Eerst moeten de checklists in het ‘enterprise implementation framework’ (eif) worden ingevuld. Het eif is een door Microsoft geleverd framework voor het inrichten van epm. Hierin bevindt zich een aantal checklists met vragen over inrichting van rollen, ‘skills’, grootte van projecten, kalenders en werktijden, programma- en projectoverzichten, documenten en kwesties, et cetera. Het invullen van de checklists in het eif vergemakkelijkt de implementatie van epm en maakt duidelijk of, en in welke mate, een organisatie klaar is voor het inzetten van epm-software.
De tweede stap is het inrichten van de globale rollen- en beveiligingsstructuur, voor zover noodzakelijk voor het poc. Tijdens deze stap worden de gebruikers, groepen, rollen, categorieën en rechten bepaald. Categorieën worden gebruikt voor het vaststellen van sets van rechten, deze worden vervolgens gekoppeld aan gebruikers en groepen. Daarnaast worden ‘skills’ en kosten van resources geïnventariseerd. De gebruikersgegevens worden inclusief kosten en ‘skills’ toegevoegd aan Project Server.
In de derde stap wordt een globale projecttemplate vastgesteld en toegevoegd, samen met de meta-informatie voor projecten. In de globale template worden standaards vastgelegd, zoals standaard kalenders en taaktype (‘fixed units’, ‘fixed work’ of ‘fixed duration’). De meta-informatie voor een project kan bijvoorbeeld de parameters voor een stoplichtoverzicht bevatten, zoals het projectbudget en de daadwerkelijke kosten, de algemene projectconditie en trends. Ook kunnen hier projectrollen worden vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan ‘Prince2’-rollen, zoals ‘senior supplier’, ‘senior user’ en ‘business executive’.

De sterke punten van epm Mogelijkheid Beschrijving Gebruiksgemak en toegankelijkheid Webgebaseerde intuïtieve grafische gebruikersinterfaces Rapportage Standaard rapportages, ‘user defined queries’ Risicomanagement ‘What-if’-analyse, ‘issue-logging & tracking’, rapportages en waarschuwingen Tijdmanagement Tijdregistratiemodules om hulpbronnen en detailplanning bij te houden Kosten- en hulpbronnenbeheer Budgettering, toewijzen van hulpbronnen en ‘leveling’ ‘Scope’-management Documenteren van projecteisen, opsporen van kwesties en communiceren van ‘scope change requests’ Centrale dataopslag Een gecentraliseerde data-repository voor projecten en hulpbronnen Project-portfolio-management Consolidatie van projectinformatie op één plaats Methodologieën en templates Vergemakkelijken van toegang tot projectmanagement methodologieën en procestemplates. Bevorderen van standaarden voor projectmanagement.

Daarna is het tijd voor de vierde stap: het aanmaken van projecten en toekennen van hulpbronnen aan taken voor de poc-projecten. Bestaande projecten kunnen worden geïmporteerd in Project Server. Hiervoor moeten metadata worden toegevoegd en moet het formaat worden aangepast aan het formaat van de globale projecttemplate. Werknemers kunnen worden toegevoegd aan de lijst van hulpbronnen (de ‘resourcepool’) in Project Server of ze kunnen worden gerelateerd aan bestaande hulpbronnen in deze pool. Nieuwe projecten worden aangemaakt en aan de taken worden bronnen uit de pool toegevoegd. In deze stap worden ook de onderlinge relaties tussen projecten gedefinieerd en vastgelegd.
Stap vijf bestaat uit het samenstellen van portfolio’s van poc-projecten. Portfolio’s zijn groepen van projecten die onder de verantwoordelijkheid van een bepaalde manager vallen. Programma’s zijn voorbeelden van een portfolio. Portfoliomanagers krijgen rechten toegekend om projecten in hun portfolio’s te openen en om informatie over de complete portfolio’s op te vragen, zoals overzichten van hulpbronnen, ‘skills’ en projecten in de portfolio. Daarnaast kunnen projecten in een portfolio worden gemodelleerd. Op deze manier kan inzichtelijk worden gemaakt hoe overbezetting van werknemers kan worden opgevangen: door het inzetten van extra mankracht of door het in de tijd verschuiven van één of meer projectplanningen.
Al naar gelang de behoefte van portfoliomanagers, programmamanagers en projectmanagers kunnen de bestaande weergaven voor overzichten van resources, projecten en portfolio’s worden aangepast. Dat gebeurt in stap zes: het samenstellen van weergaven over poc-projecten. Ook kunnen hier nieuwe overzichten worden toegevoegd. Voorbeelden zijn een financieel stoplichtoverzicht en een overzicht van ‘skills’, hulpbronnen en gewerkte uren.
Tijdens de zevende en laatste stap worden projectprocessen en bijbehorende kwesties, risico’s, documenten, statusrapporten en urenrapportages gedefinieerd. Daartoe worden risico’s, documenten en kwesties aan projecten en taken toegevoegd, waarbij kwesties bijvoorbeeld weer naar andere kwesties kunnen verwijzen. Projectmanagers en programmamanagers kunnen statusrapporten en urenrapportages opvragen op gezette tijden. Het formaat van deze rapportages kan worden aangepast. Gewerkte uren kunnen bijvoorbeeld per week of per dag worden gerapporteerd. En een alternatief is om het percentage van een taak dat voltooid is, te laten rapporteren.
Alle zeven stappen worden overigens later, tijdens het concretiseren van de inrichting, nógmaals doorlopen voor projecten, processen en functionaliteit die buiten het poc vallen.

Uitvoeren ‘proof of concept’

Gedurende het poc wordt de werking bewezen van de epm-functionaliteit die voor de organisatie de belangrijkste is. Het poc heeft een korte doorlooptijd, vergt een relatief kleine investering en er kan snel draagvlak mee worden gecreëerd bij het management. Tijdens het poc wordt gebruik gemaakt van ‘use cases’. Deze worden gebruikt om de projectprocessen af te stemmen en om de configuratie te testen. Als voorbeeld nemen we hier het projectproces statusrapportage, maar vergelijkbare cases kunnen worden opgesteld voor bijvoorbeeld het rapporteren van uren of het modelleren (‘what-if’-analyse) van portfolio’s.
Het projectproces statusrapportage start met het aanmaken en definiëren van een nieuw statusrapport door de projectmanager, die dit vervolgens verstuurt naar de teamleden. Notificatie is mogelijk via de webtool die toegang geeft tot Project Server of via e-mail. De teamleden vullen de status/voortgang in, eventueel gekoppeld aan bepaalde taken. Vervolgens worden de afzonderlijke rapporten al dan niet automatisch samengevoegd door de projectmanager, die daarop actie kan ondernemen. In deze ‘use case’ wordt ervan uitgegaan dat aan de hand van de status-updates de projectstatus wordt gewijzigd. En als deze projectstatus wijzigt, kan een programmamanager direct de huidige status van een project zien, bijvoorbeeld in een stoplichtoverzicht.
Tijdens opstellen van de ‘use cases’ worden de totale doorlooptijd en de tijd per activiteit vastgesteld en worden de rapportagefrequenties en -momenten bepaald voor de teamleden aan de projectmanager, en voor de projectmanager aan de programmamanager.

Concretiseren inrichting

In de derde fase wordt Microsoft Project Server ingericht ,voor zover dit niet tijdens het poc is gebeurd. De werkwijze bij deze concretisering is vergelijkbaar met die van het inrichten en uitvoeren van het ‘proof of concept’. Eerst worden dus de rollen- en beveiligingsstructuur ingericht, waarna een globale project-template kan worden gedefinieerd. Vervolgens worden alle projecten aangemaakt en hulpbronnen toegekend aan taken voor de projecten. Dan volgen het samenstellen van portfolio’s van alle projecten, het samenstellen van weergaven over projecten, hulpbronnen en portfolio’s, en het definiëren van alle projectprocessen. De laatste stap is wederom het opstellen van ‘use cases’ voor alle projectprocessen.< BR>
 
Erik J.M. van Dijk, Willem van Ravesteijn, Deloitte Management & ICT Consultants