Systeemintegratie knap lastig

Slechte ervaringen met een eerste project voor business intelligence maakten het management van Kempen & Co terughoudend bij de invoer van een nieuw systeem. Deelname van gebruikersorganisatie, standaardadapters en openheid over het datamodel zijn essentieel voor een goede invoering.

Banksoftware Hart van de it-omgeving van Kempen & Co wordt gevormd door het banksysteem – Bankview – dat een VMS/RMS op een Vax-omgeving gebruikt. Het boekhoudsysteem Coda maakt gebruik van SQL Server als onderliggende database. Daarnaast telt de bank een groot aantal applicaties die gebruik maken van hetzij Oracle, hetzij Sybase voor gegevensopslag. Om de BI-hulpmiddelen te kunnen gebruiken, worden de gegevens uit systemen als Bankview eerst via ‘extract, transform and load’ overgebracht naar een SQL Server-database. “Hier wordt de data naar een hoger niveau geaggregeerd waardoor relatief snel met deze gegevens kan worden gewerkt. Punt is alleen wel dat in Bankview batchgewijs wordt gewerkt, zodat we de lopende transacties van die dag zelf niet in de rapporten kunnen meenemen. Rapportages geven dus altijd een beeld van een situatie die een dag oud is.” De koppeling tussen Bankview en SQL Server is gemaakt met behulp van een adapter die is ontwikkeld door iWay. Dit is een dochteronderneming van Information Builders, het softwarebedrijf dat ook de business intelligence-software heeft geleverd waarmee Kempen & Co inmiddels werkt.

Kempen & Co – begonnen in 1903 – werd begin 2001 onderdeel van de Frans-Belgische Dexia-groep. Twee jaar later volgde een verzelfstandiging. In deze roerige periode vertrok een aanzienlijk deel van het management. De organisatie raakte door de nieuwe medewerkers het nodige historisch besef kwijt. “Met name in het middenkader merkten we dit goed”, vertelt Frank Terlien, informatiemanager bij de bank. In eerdere functies heeft hij ook aan de financiële kant van de bank gewerkt. “Waar we voorheen veel mensen in dienst hadden die op basis van praktijkervaring kennis hadden opgebouwd, verdween op een gegeven moment een groot deel van dit collectieve geheugen. De behoefte aan managementinformatie die zicht gaf op de operatie nam daardoor sterk toe.” Het ontbrak de bank niet aan de juiste brongegevens. “Het punt was meer dat we deze informatie tot dan toe niet op goede manier bij elkaar konden brengen. Bovendien waren er geen goede hulpmiddelen voor analyses. Veel verder dan het werken met spreadsheetmodellen kwamen we niet.”

Oplossing

Terlien zag in het aanschaffen van een BI-product (business intelligence) een goede oplossing. Dat bleek echter makkelijker gezegd dan gedaan. “Een aantal jaren geleden hebben we hier al de nodige ervaringen opgedaan met business intelligence. Dat was met programmatuur van Business Objects die we met de aanschaf van het financiële administratiesysteem van Coda hadden binnengekregen. Het project dat we daarmee hebben opgezet, is echter nooit goed van de grond gekomen. Dat lag overigens niet zozeer aan Business Objects, maar meer aan ons. BI is destijds te veel binnen de ict-afdeling blijven hangen; de gebruikersorganisatie was te weinig betrokken, waardoor het ook niet ‘hun’ hulpmiddel werd, maar meer iets dat door ons als it was bedacht. Het werd hierdoor simpelweg niet geaccepteerd. Daarnaast hadden we een technisch probleem: Business Objects bleek niet goed uit de voeten te kunnen met Bankview, ons banksysteem.”
Dat project werd op een gegeven moment weer gestopt. “Op zich niet erg”, zegt Terlien, “ware het niet dat het management daardoor wel erg terughoudend was geworden ten aanzien van het hele fenomeen business intelligence. Men was nogal sceptisch geworden: eerst zien, dan geloven. Toch was ik er persoonlijk van overtuigd dat – mits goed aangepakt – business intelligence een prima oplossing is. Het middenkader krijgt de kans om met managementinformatie de activiteiten van hun afdeling beter te sturen. De business case die we gemaakt hebben ten aanzien van BI leverde een potentiële besparing op van circa vier fte. Probleem was alleen wel dat die vier fte verspreid zat over een groep van circa vijfentwintig mensen. Niet geheel ten onrechte vroeg het management zich af of dat wel een echte besparing was. Immers, een afdeling van vier mensen kun je opheffen en levert dus een concrete besparing op. In ons geval zou het echter om een uurtje hier en een uurtje daar gaan. Wat gaan we vervolgens doen met die vrijkomende tijd, vroeg het management zich natuurlijk af.” Uiteindelijk werd besloten dat een zogeheten ‘proof of concept’ uitsluitsel zou geven.

Stand van zaken

“In principe kunnen we naar een wat wel genoemd wordt ‘near realtime’ aanpak waarbij de actualiteit van de gegevens waarmee ons management werkt natuurlijk flink toeneemt. In dat geval zou de iWay-adapter die we tussen de SQL Server-database en RMS toepassen gewoon een gebruiker van Bankview worden die regelmatig gegevens uit dit systeem opvraagt. We lopen dan wel het risico dat we dit veelvuldig opvragen van gegevens zullen merken in de prestaties van onze Bankview-server. Daarom zou het waarschijnlijk het beste zijn om hier een uitwijkmachine voor te gebruiken, waarop een kopie van alle Bankview-data staat, zodat we de productiemachine niet onnodig hoeven te belasten. Over de vraag of we dit gaan doen, hebben we echter nog geen beslissing genomen.”

Frank Terlien Na de HBS(B) en militaire dienst is Terlien bij een van de grote accountantskantoren beland waar hij negen jaar boeken controleerde bij een grote diversiteit aan klanten. Medio 1983 kwam hij in dienst bij Kempen als hoofd van de administratie. Hij kreeg in die functie te maken met alle aspecten van het bankbedrijf en vooral met technische en administratieve zaken die daar uit voortvloeien. In die tijd deed de pc zijn intrede in het bedrijfsleven. Terlien stapte over naar automatiseringsafdeling die werd opgezet. Binnen die functie was hij onder meer verantwoordelijk voor de nieuwe inrichting van een dealingroom, aanschaf en implementatie van een nieuw kantoornetwerk plus telefooncentrale en ook de overgang naar de euro viel onder zijn verantwoordelijkheid. Naast al deze projecten speelde de vraag naar managementrapportage een belangrijke rol. Het laatste project dat hij onder de verantwoordelijkheid van ICT heeft uitgevoerd was de selectie en implementatie van het WebFocus-product van Information Builders. De combinatie van kennis van bedrijfsprocessen, administratieve kennis en automatisering is volgens hem zeer waardevol. Tegenwoordig is hij informatiemanager bij Kempen.

In de proof of concept is gewerkt met een beperkt aantal rapporten die door het middenkader worden gebruikt. “Al gauw bleek echter dat er een duidelijke behoefte bestaat aan meer informatie. De vraag overtreft eerlijk gezegd de capaciteit. Het aantal rapportages groeit dan ook snel. We leggen deze allemaal vast in een aparte database met gegevens wie welk rapport gebruikt. Overigens is ons door deze hele operatie wel duidelijk geworden dat de kwaliteit van de gegevens waarmee wij als bank werken, lang niet altijd zo goed is als we zouden willen. Het gebruik van business intelligence heeft dit goed zichtbaar gemaakt, met name voor de managers in de business zelf. Er kwam hierdoor een flinke druk op de organisatie te staan om gegevens beter te registreren, zodat we betere analyses kunnen maken en betere beslissingen kunnen nemen. Wat historische gegevens betreft, hebben we besloten om deze grotendeels te bevriezen. In veel gevallen leggen we weliswaar heel veel informatie vast, maar neemt het gebruik van die data snel af naarmate de gegevens ouder worden.”
Wat is momenteel de stand van zaken? Frank Terlien: “De proof of concept is duidelijk geslaagd. Begin 2005 hebben we BI definitief ingevoerd, waarbij we software van Information Builders gebruiken. Het management is tevreden met hun beslissing om met deze investering akkoord te gaan, omdat het middenkader nu over goede managementinformatie beschikt, die uitdijt door het groeiende aantal rapportages. Wel proberen we door middel van een stuurgroep grip te houden op de vraag naar managementinformatie. Er moet voldoende samenhang tussen de rapportages blijven bestaan. Daar speelt de eerder genoemde rapportagedatabase uiteraard een belangrijke rol bij.”

Datamodellen vrijgeven

Het integreren van de vele systemen die bij business intelligence-projecten betrokken zijn, blijft een lastig punt. “iWay heeft nogal wat adapters op de plank liggen, maar helaas zijn we toch een aantal applicaties tegengekomen waarvoor nog geen standaardinterface bestaat. Dan begint het spel. We kunnen in samenwerking met Information Builders namelijk wel zelf adapters bouwen, maar daarvoor hebben we natuurlijk wel de medewerking van die andere softwareleverancier nodig. Dat ligt nog wel eens moeilijk. Soms wil men simpelweg het toegepaste datamodel niet vrijgeven, in andere gevallen wil men liever zelf rapporten bouwen zodat zij daar de omzet uit kunnen halen. Stap voor stap proberen we echter toch verder te komen.”
Hoe zit het met het terugverdienen van de investeringen? “We zien duidelijk een return on investment. Het is voor ons heel duidelijk wat je kunt verdienen door met BI te beginnen. Dat geldt met name voor de afdelingen die zich met aandelenhandel bezig houden. Daar heeft men nu iedere ochtend een nauwkeurig overzicht van de omzet van de vorige dag. Het management kan nu echter snel schakelen als uit dit soort rapporten blijkt dat er bepaalde acties nodig zijn. Dat kan bij sommige afdelingen of medewerkers toch wel om een omslag in hun aanpak vragen.”
De huidige aanpak – door Terlien aangeduid als ‘het hoeft niet mooi te zijn als het maar return on investment oplevert’ – voldoet goed. Toch zijn er nog wel wat wensen die hij ter sprake wil brengen. “Ik denk dan bijvoorbeeld aan het leggen van een koppeling met informatie die van derden afkomstig is, zoals Reuters en Bloomberg. Het zou mooi zijn als we bij analyses ook dat soort bronsystemen zouden kunnen meenemen. Een andere wens is toch dat er een betere samenwerking met andere leveranciers tot stand komt. Wij zouden graag zien dat meer databases ontsloten kunnen worden. Maar daar zitten we dus weer met het spel om inzage in de toegepaste datamodellen te krijgen. Een laatste punt is het gebruik van het web om informatie aan klanten beschikbaar te stellen. Technisch kunnen we met onze BI-tools rapporten op internet publiceren. Maar willen we dat ook?”