Unit 4 Agresso, Smart Office Scan en HP introduceren vandaag een gezamenlijke oplossing voor document management voor het MKB. Hiermee kunnen kleine en middelgrote ondernemingen op een simpele, efficiënte en vooral betaalbare wijze een digitaal archief aanleggen. Door de integratie met Unit 4 Multivers kan het scannen en zoeken van documenten volledig vanuit de bedrijfssoftware worden aangestuurd. Dit verhoogt het gebruikersgemak en leidt tot meer efficiëntie in de bedrijfsvoering.
"Tot op heden is document management vanwege de hoge kosten nog voorbehouden aan grotere organisaties, zoals banken en verzekeringsmaatschappijen. De module Document Management van Unit 4 Multivers is een zeer betaalbare oplossing die het digitaal archief binnen het bereik brengt van iedere onderneming in het MKB", aldus Fred Loos, business unit manager Unit 4 Agresso MKB. "Bovendien sluit Document Management geheel aan op de bestaande automatiseringsomgeving voor administratie, relatiebeheer en dergelijke."
Multi Functional Printer
De module Document Management werkt op HP-machines die speciaal voor het MKB zijn ontwikkeld. Deze zogenaamde MFP's (Multi-Functional Printer) zijn goedkoper dan de huidige apparaten die te gebruiken zijn voor document management. Daarnaast kunnen deze HP-machines overal in Nederland worden gekocht, dankzij het 'open distributie'-model. Op die manier kan een onderneming voor de gehele automatisering bij één dealer terecht.
Scan-software
De Smart Office Scan-software wordt gebruikt als middleware. Het zorgt ervoor dat het gescande document wordt opgeslagen en gekoppeld aan de administratie in Unit 4 Multivers. Zo kan een factuur of getekende pakbon direct worden gekoppeld aan bijvoorbeeld de geselecteerde crediteur, debiteur, inkooporder of verkooporder. Alle documenten worden opgeslagen als PDF-bestand, waarvan de tekst volledig doorzoekbaar is. Op die manier kan het document snel worden teruggevonden op elk kenmerk binnen het document, zoals ordernummer, artikelcode, prijs en dergelijke. Daarnaast kan worden gezocht op de criteria die eventueel zijn opgegeven. De documenten kunnen worden bekeken en geprint met behulp van de gratis Adobe Reader. Het is niet nodig aparte software te installeren op lokale pc's; Smart Office Scan draait op een centrale server. Ook de gescande documenten worden op de centrale server geplaatst, waardoor iedere medewerker de gescande documenten kan terugvinden.
Fred Loos: "Document Management levert een significante besparing in tijd en geld op. Alle inkomende documenten kunnen met één druk op de knop digitaal worden gearchiveerd en vervolgens snel weer worden teruggevonden. Bovendien wordt hiermee het rendement van de HP MFP aanzienlijk verhoogd."
