COSA, specialist op het gebied van business process management, document- en recordsmanagement, komt met een geheel vernieuwde versie van zijn oplossing voor factuurverwerking. In de bestaande oplossing COSA Cashflow, onderdeel van de COSA BPM-suite, is nu standaard een intelligente OCR-module opgenomen. Hierdoor kan de verwerking van inkomende facturen nog meer geautomatiseerd verlopen.
De nieuwe versie van COSA Cashflow zorgt ervoor dat inkomende papieren facturen worden gescand en op inhoudelijke correctheid en leesbaarheid gecontroleerd. De OCR (Optical Character Recognition) module leest zelf de meeste gegevens al uit de factuur. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een flexibel zoekmechanisme naar data positionering en niet van de meer gebruikelijke vaste maskers die veel installatie- en onderhoudswerk vergen. Op basis van berekening en structuurherkenning vinden automatische controles plaats. Ontbrekende gegevens worden uit onderliggende tabellen gehaald of handmatig ingevuld. Vervolgens wordt er een workflow geactiveerd die de factuur aanbiedt aan één of meer behandelaars. Informatie over statuswijziging van een factuur kan eenvoudig naar andere applicaties, zoals een financieel systeem, worden geëxporteerd. Het gehele verwerkings- en vrijgaveproces van de factuurstroom vindt plaats vanuit één presentatiescherm, dat kan worden gekoppeld aan bestaande databases en applicaties.
De BPM-gebaseerde toepassing COSA Cashflow ondersteunt het gehele bedrijfsproces – van bestelling via goederenontvangst tot betalingsbevestiging. Alle documenten worden op een procesmatige manier gescand, geïndexeerd, gearchiveerd en beheerd. Het aantal handmatig te verrichten werkzaamheden wordt sterk gereduceerd en de factuurafhandeling verloopt sneller en transparanter.
Sybrand Jongejans, commercieel directeur van COSA: “COSA Cashflow is vooral geschikt voor bedrijven die 100 tot 1000 facturen per week binnenkrijgen. Met andere, vergelijkbare oplossingen zouden zij veel duurder uit zijn. Groot voordeel van onze oplossing is verder dat de door ons uitgeleverde infrastructuur voor factuurverwerking (webformulieren, workflow en document management) herbruikbaar is voor andere toepassingen, zoals urenregistraties of klachtenafhandeling.”
COSA Cashflow is een webgebaseerde toepassing en kan daardoor locatieonafhankelijk en zonder aanvullende software-installaties worden gebruikt. De oplossing is gebaseerd op gestandaardiseerde technologie en open standaarden, zodat de koppelingen met andere systemen eenvoudig zijn te realiseren.
