De meeste fouten in back-up en herstel worden niet veroorzaakt door technische problemen, maar doordat het proces niet is aangepast aan veranderde omstandigheden.
Volgens Gartner-analist David Russell back-uppen organisaties belangrijke gegevens vaak niet. Dat heeft verschillende redenen. “Vooral binnen grotere organisaties komt het voor dat een nieuwe server of applicatie wordt geïnstalleerd zonder dat de verantwoordelijke voor het back-upproces daarvan op de hoogte wordt gebracht. Daarnaast is er een groep belangrijke bedrijfsgegevens die vaak niet wordt geback-upt. Vrijwel iedereen heeft tegenwoordig een laptop. Die zien organisaties vaak over het hoofd in het back-upproces.” Volgens Russell is verandermanagement daarom essentieel, hoe ingewikkeld dat soms ook is.
Capaciteitsprobleem
Door veranderbeheer kan een organisatie voorkomen dat back-upprocessen stuk lopen op veranderde omstandigheden. Vaak ontstaat na verloop van tijd een capaciteitsprobleem. Russell: “Veel back-upomgevingen zijn inmiddels ontoereikend Dat komt niet alleen doordat de hoeveelheid gegevens toeneemt, maar ook doordat data langer wordt bewaard. De reden daarvan is strengere regulering en een groeiend bewustzijn van het belang van opslag.”
Bert ten Broeke, solutions manager systems bij ict-dienstverlener Telindus, merkt ook dat bedrijven soms onvoldoende nadenken over de invloed van technologische veranderingen op het back-up- en herstelproces. “Bedrijven schrijven soms data weg met software die na verloop van tijd niet meer leverbaar is. De media waarop de gegevens worden weggeschreven zijn dan nog wel toegankelijk, maar de data zelf niet meer.”
Verandermanagement betekent volgens Russell niet dat organisaties meteen moeten overstappen op de allernieuwste technologie. “Iedereen roept: tape is dood en tape is slecht, maar gooi die tapes nou niet meteen weg. Mits goed opgeslagen zijn tapes uitstekend voor het maken van extra kopieën of het bewaren van gegevens over een langere tijdsperiode.”
Menselijke fouten
Daarnaast is er een bron van problemen waaraan weinig te doen is: menselijke fouten. Die leiden nog steeds tot veel back-up- en herstelproblemen. Phil Bridge, business development manager bij Ontrack Data Recovery: “Bedrijven gebruiken soms de verkeerde tape, zodat de juiste back-up wordt overschreven. Het komt ook voor dat bedrijven honderden back-ups hebben en niet weten waar datgene wat ze nodig hebben is opgeslagen.”
Ook arbeidsconflicten kunnen een bron van problemen zijn. Ten Broeke: “Vorige week was ik bij een klant die iedere dag netjes back-ups maakt. De gebouwbeheerder neemt de tapes aan het eind van de week altijd mee naar een andere locatie. Na een arbeidsconflict dat nogal opliep heeft de beheerder als pressiemiddel alle back-uptapes mee naar huis genomen. Alle bedrijfsdata zijn nu verdwenen.”
