Total cost of ownership (tco) is de afgelopen jaren een gevleugeld begrip geworden. Maar in welke eenheid drukken we tco het beste uit? Onderzoeksbureau Aberdeen publiceerde onlangs een studie waarin een aantal varianten naast elkaar wordt gezet.
Leveranciers schermen er graag mee en ook ict-afdelingen vinden het relevant: de total cost of ownership van een product. Hoe lager deze is, hoe beter. Het is echter opmerkelijk dat hierbij vaak vergeten wordt een relevante eenheid te gebruiken om die lagere tco mee uit te drukken. Met andere woorden: over welke kosten hebben we het nu eigenlijk? Neem enterprise resource planning (erp) als voorbeeld. Hebben we het bij een lagere tco dan over lagere softwarekosten per gebruiker? Het aantal modules dat in gebruik is, afgezet tegen de totale investering in het erp-pakket? Of nog weer iets anders?
Functionaliteit en tco
Onderzoeksbureau Aberdeen heeft onderzoek gedaan naar de vraag in welke eenheden tco in de erp-markt (en dan met name erp in productieomgevingen) kan worden uitgedrukt. Deze rekenexercitie maakt niet alleen een interessante vergelijking van een aantal erp-leveranciers mogelijk, maar levert ook een aantal nuttige eenheden op waarin tco kan worden uitgedrukt. De kosten per percentage prestatieverbetering bijvoorbeeld. Of het percentage van de daadwerkelijk in gebruik genomen functionaliteit afgezet tegen de totale kosten die voor het erp-pakket zijn gemaakt.
Afgelopen zomer heeft Aberdeen daarom elfhonderd kleine, middelgrote en grote bedrijven gevraagd wat de belangrijkste criteria zijn geweest waarom zij een bepaald erp-pakket hebben gekozen. Functionaliteit en tco bleken veruit de belangrijkste punten te zijn. Bovendien is deze gebruikers gevraagd om inzage te geven in een aanzienlijk aantal financiële en andere gegevens over hun erp-implementatie. Met de gegevens van vijf pakketleveranciers zijn de analisten van het bureau vervolgens aan het rekenen geslagen. De keuze van de leveranciers is overigens ingegeven door het feit dat zij een belangrijk marktaandeel hebben en bovendien met ten minste honderd klanten in het onderzoek waren vertegenwoordigd.
Kosten en bedrijfsomvang
Allereerst zijn de kosten uitgesplitst naar de bedrijfsomvang van de gebruiker (figuur 1). Zoals te verwachten was, gaan de kosten per gebruiker omlaag naarmate het aantal gebruikers toeneemt. Dat is natuurlijk ook logisch, gezien het kortingsmodel dat veel softwarebedrijven hanteren.
Toch vond men een opmerkelijke afwijking: bedrijven met meer dan een miljard dollar aan omzet blijken gemiddeld beduidend meer te betalen per gebruiker dan ondernemingen met een omzet van 500 miljoen tot een miljard dollar. De reden voor deze hogere kosten is niet helemaal duidelijk, erkent Aberdeen. Er zijn meerdere redenen denkbaar. Het kan bijvoorbeeld liggen aan het feit dat bij de grotere concerns een erp-implementatie een stuk complexer is dan bij de groep met een omzet van 0,5 tot 1 miljard dollar. Een andere reden kan zijn dat bedrijven vanaf een miljard dollar aan omzet gewend zijn om meer externe hulp in te schakelen, waar de kleinere bedrijven vaak zuiniger zijn als het om het inhuren van externe expertise gaat.
Hogere kosten
Dit laatste punt speelt ook een rol in figuur 2 waarin de gemiddelde kosten voor software en ondersteuning zijn weergegeven. Hoewel ook middelgrote SAP- en Oracle-gebruikers aan het onderzoek hebben meegedaan, gaat het bij de bedrijven die met deze aanbieders in zee gaan, toch vaak om grote concerns. Vandaar dat de hoogte van deze kostenpost bij SAP en Oracle hoger uitvalt dan bij de andere erp-leveranciers die zich meer op het middenbedrijf richten.
Op zich leveren deze cijfers interessant vergelijkingsmateriaal op, maar er zijn nog meer rekensommen mogelijk die voor veel bedrijven wel eens veel relevanter zouden kunnen zijn. Bijvoorbeeld: het afzetten van de erp-investering tegen het percentage van de geboden functionaliteit die ook daadwerkelijk in gebruik is genomen. Dit is een waardevol gegeven, aangezien veel erp-pakketten bepaald niet volledig worden geïmplementeerd. Gemiddeld blijken bedrijven slechts iets meer dan een kwart (27,6 procent) van hun erp-pakket te benutten. Daaronder verstaat het bureau een combinatie van enerzijds het beschikbare aantal modules en anderzijds de functionaliteit die per module wordt geboden.
In figuur 3 en 4 zijn de bedragen per bedrijfsomvang en per leverancier weergegeven. Gebruikers van Lawson en SAP blijken gemiddeld de meeste modules in gebruik te hebben. Kijken we naar de functionaliteit die per module wordt geboden, dan scoren met name Infor- en Oracle-klanten goed.
Uiteindelijk draait het bij een erp-implementatie uiteraard om de zakelijke voordelen die worden gerealiseerd. Er is bekeken welke criteria de elfhonderd bedrijven hierbij hanteren. Het gaat dan om aspecten als lagere voorraadkosten, lagere operationele kosten, lagere administratieve uitgaven en dergelijke. Vervolgens kan hier een relatie worden gelegd met de kosten die per leverancier moeten worden gemaakt.
Rekensommen
Als dit gegeven voor een ict-afdeling het belangrijkste meetpunt zou zijn voor een investering in een erp-pakket, dan is – volgens dit onderzoek althans – QAD de partij die het beste scoort.
Er zijn echter ook andere rekensommen mogelijk. Die leiden tot een lijstje van best scorende erp-leveranciers (zie kader).
Aberdeen heeft met dit officieel ‘The total cost of ERP ownership’ geheten rapport de discussie over de rol van tco een stevige impuls gegeven.
