Canon Europa en eCopy Inc presenteren de nieuwste versies van eCopy ShareScan met standaard Microsoft Office SharePoint Server 2007 integratie. De oplossingen zijn ontwikkeld om de groeiende vraag van bedrijven naar het omzetten van papieren documenten in (beveiligde) digitale documenten te beantwoorden. Met deze documentscanning- en verzendsoftware kunnen bedrijven met een Canon multifunctional (MFP) dergelijke documenten gemakkelijk omzetten en opnemen in applicaties en document beheersystemen. Processen worden zo efficiënter, wat leidt tot een verhoogde productiviteit. Verder helpt eCopy bedrijven te voldoen aan de nieuwste wet- en regelgeving.
Huub van Kesteren, Product Manager Office Solutions, Canon Nederland: "Ondanks de groeiende behoefte van bedrijven om bij te blijven in deze snelle digitale wereld, zijn er nog weinig bedrijven die documentscanning gebruiken. Samen met Canon kunnen bedrijven deze eCopy oplossing voor documentscanning gebruiken om te profiteren van bestaande investeringen in MFP's, netwerk infrastructuren en softwareapplicaties. Doel is om deze zo optimaal mogelijk in te zetten en op die manier maximale productiviteit te genereren."
Compliance
De nieuwe eCopy ShareScan OP 4.0 helpt bedrijven aan overheids- en bedrijfsregels te voldoen met verschillende controlerende functies zoals wie de documenten gescand heeft, naar wie en wanneer ze verzonden zijn. Daarnaast kunnen gescande documenten eenvoudig worden geïndexeerd en opgeslagen. Met een Canon MFP die op een Canon MEAP (Multifunctional Embedded Application Platform) draait of een Canon MFP die gekoppeld is aan eCopy ScanStation maakt deze eCopy oplossing het archiveren van papieren documenten overbodig. Dit bespaart bedrijven het ongemak en de kosten die gepaard gaan met het zoeken naar en eventueel vervangen van verloren informatie.
Integratie met Microsoft Office SharePoint Server
De integratie van eCopy met SharePoint via de SharePoint Server Connector betekent dat de MFP's een directe scan-koppeling hebben waarmee gebruikers eenvoudig, direct en snel documenten naar deze omgeving kunnen scannen. Hierbij wordt rekening gehouden met de rechten van de gebruikers. Omdat de connector zich gedraagt als een SharePoint client, worden alle structuren en documenttypen die gebruikers ook in SharePoint zien, automatisch overgenomen. Hierdoor scant de gebruiker snel en zonder fouten naar de juiste locatie, waarna het document opgenomen wordt in de digitale werkstroom.
Volgende stap in documentscanning en -distributie
Ook nieuw aan deze eCopy oplossingen is de mogelijkheid om in één stap het scanningproces te doorlopen. Doordat de software automatisch achtereenvolgende taken uitvoert, zoals het scannen van een document naar een specifieke bestemming, kunnen werkstromen snel en accuraat beheerd worden. ShareScan OP's Quick Connect, het snelle ontwikkelonderdeel, zorgt ervoor dat ontwikkelaars documenten met bijbehorende indexgegevens direct vanaf de MFP in een database kunnen opslaan.
