Nieuwe Acrobat vooral gebruiksvriendelijker

Pdf-documenten zijn wijd en zijd verbreid. Hoewel Microsoft en naar verluidt zelfs Google aan alternatieven werken, timmert Adobe gestaag verder aan zijn universele documentformaat. Versie 8 van Acrobat Professional werd onlangs geïntroduceerd. Wat is er vernieuwd?

Wanneer u op een website iets leest in de aard van ‘de volledige brochure kunt u hier downloaden’, dan kunt u er vrijwel zeker van zijn dat deze link naar een pdf-bestand (portable document format) verwijst. Misschien verandert dit in de nabije toekomst – Microsoft werkt al geruime tijd aan zijn XML Paper Specification (XPS), een eigen documentbladeraar die het pdf-formaat moet wegconcurreren. Deze zelfverklaarde ‘pdf killer’ zit natuurlijk ingebakken in Windows Vista en Office 2007. Ook Google schijnt te werken aan een pdf-alternatief. De eigenaar van het pdf-formaat, Adobe, laat zich daar niet aan gelegen liggen en lanceert versie 8 van Acrobat, zijn platform voor de creatie van ‘draagbare’ documenten. Ook de gratis Acrobat Reader 8 die nodig is om dergelijke documenten te kunnen openen en printen staat inmiddels ter beschikking.

Eenvoudiger en gebruiksvriendelijker

Adobe Acrobat 8 dient uiteraard om zelf pdf-bestanden aan te maken. Ook documenten omzetten naar PDF/A, de ISO-standaard voor het archiveren van elektronische documenten op lange termijn, of naar PDF/X, een bestandsindeling bedoeld voor professionele afdrukken van hoge kwaliteit, behoren tot de mogelijkheden. Veel echt spectaculaire vernieuwingen zitten er niet in deze versie – de vorige versies kenden immers al enorm uitgebreide mogelijkheden. Adobe heeft de klemtoon gelegd op vereenvoudiging en gebruiksvriendelijkheid.

Het eerste wat opvalt is de nieuwe interface. Het gebruik van contrastrijker kleuren en een subtiel kleurverloop, de nieuwe icoontjes op de werkbalken – het doet onwillekeurig denken aan de nieuwe Windows MediaPlayer 11. Belangrijker is het venster ‘Getting Started’. Acht grote knoppen met telkens een woordje uitleg sturen u in de juiste richting voor de taak die u wenst uit te voeren. Eigenlijk zijn dit acht wizards, die u ook na uw keuze verder zullen begeleiden bij vaak gebruikte taken, zoals het creëren, exporteren of samenvoegen van pdf’s of het aanmaken van formulieren of invoeren van commentaren en correcties. Bent u dat venster beu, dan is het met één klik uit te schakelen. Dezelfde acht mogelijkheden staan immers ook ter beschikking op de werkbalk bovenaan uw scherm.

Pdf-container

Eén enkel pdf-bestand maken van meerdere bronbestanden – zelfs al zijn die van verschillende aard, zoals een Word-document, een Excel-blad en enkele foto’s – kon al langer, maar is in de nieuwe versie mogelijk op twee verschillende manieren. Ofwel u maakt er één doorlopend bestand van waarbij de ontvanger achtereenvolgens het Word-bestand, op de volgende pagina de Excel-grafiek en daaronder de foto’s te zien krijgt, of u maakt er een zogenaamde pdf-container van. De ontvanger vindt in die pdf-container de verschillende bronbestanden terug, zij het ook omgezet in pdf-formaat. Het interessante hieraan is dat elk bronbestand nu zijn eigen beveiligingen kan behouden (encryptie, wachtwoord en zo verder).

Ook nieuw is de mogelijkheid om een interne index aan te maken van een pdf-bestand. Achteraf is aan het bestand zelf eigenlijk niets te merken – maar het versnelt het zoeken wel enorm. Uiteraard is dit alleen van belang bij grote bestanden, zoals die worden gecreëerd door een andere nieuw handigheidje, namelijk het archiveren van Outlook e-mails in een pdf-bestand. E-mails kunnen handmatig of automatisch op gezette tijdstippen worden gearchiveerd.

AutoCAD

Bedrijven die plannen tekenen of bewerken, werken vaak met AutoCAD. De AutoCAD-bestanden (.dwg) zijn door derden meestal niet of toch moeilijk te bekijken, omdat maar weinig courante softwareprogramma’s dit bestandstype ondersteunen. Door de verbeterde samenwerking van Acrobat 8 met AutoCAD kunt u nu elk plan eenvoudig converteren naar het pdf-formaat, naar wens met behoud van de verschillende lagen of als een vlakke tekening. Maakt u van uw plan een pdf-bestand met behoud van de lagen, dan kan ook de ontvanger de (vaak tientallen) lagen naar believen in- of uitschakelen. De resultaten tijdens de test waren verbluffend. Dankzij de sterke zoomfunctie van Acrobat Reader konden ook de kleinste details nog perfect weergegeven worden. Hierbij dient toch de opmerking gemaakt dat deze bestanden al snel meerdere megabytes groot zijn als u alle details wenst te behouden. Deze conversie duurt overigens meerdere minuten, zelfs op een krachtige pc.

Minder enthousiast waren we over de mogelijkheid om webpagina’s te converteren naar het pdf-formaat. Met eenvoudige websites lukte dat vrij aardig, maar bij websites gemaakt in een contentmanagementsysteem of voorzien van inhoudsafhankelijke reclameboodschappen liep de conversie af en toe grondig fout. Het resultaat was dan een pdf-bestand van enkele tientallen pagina’s met brokken tekst.

Formulieren

In pdf een formulier aanmaken dat de geadresseerde achteraf gewoon in Acrobat Reader kan invullen, is niet echt nieuw – maar u kunt nu uw formulieren maken met een sjabloon (er worden vierentwintig kant-en-klare, maar aan te passen sjablonen meegeleverd met Acrobat 8), met als basis een elektronisch document zoals Word, een spreadsheet of zelfs van een ingescand document. De formuliervelden in statische pdf-documenten worden automatisch herkend en geconverteerd naar interactieve velden die door elke gebruiker van de Adobe Reader elektronisch kunnen worden ingevuld. Selectie- en andere knoppen kunnen worden toegevoegd, net als knoppen voor het terugsturen of het afdrukken van het ingevuld document. Tijdens de test verliep deze functie vrijwel foutloos; kleine wijzigingen waren eenvoudig te corrigeren. Toch is er een beperking: de geadresseerde moet Acrobat Reader versie 7 of 8 gebruiken, en daar hebt u natuurlijk weinig of geen controle op.