Storage heeft de laatste jaren een behoorlijke ontwikkeling doorgemaakt. Waar vroeger voornamelijk data werd opgeslagen voor de verschillende bedrijfsprocessen, ontstaat nu de trend dat bedrijven steeds vaker volledige documenten opslaan. Documenten die er exact zo uitzien, zoals ze naar de klant zijn verstuurd. Wetgeving is een van de achterliggende redenen, maar voor bedrijven die klantgericht willen werken is het een must.
Een voorbeeld: de jaarrekening van een energiebedrijf. Voor een call centermedewerker is het heel handig als deze hetzelfde document op zijn scherm heeft als de klant heeft ontvangen. Dat maakt het beantwoorden van vragen stukken eenvoudiger. Dat zult u met mij eens zijn. De service- en klantgerichtheid nemen op deze manier toe en bedrijven kunnen hun klanttevredenheid verhogen. Maar het is niet alleen klantgerichtheid waardoor bedrijven steeds vaker documenten opslaan. Bedrijven hebben tegenwoordig te maken met veranderde wetgeving, waardoor alles vastgelegd moet worden. In Nederland kennen we bijvoorbeeld de Wet Financiële Dienstverlening en de nieuwe pensioenwet. Deze zorgt ervoor dat financiële instellingen alles wat ze uitsturen moeten opslaan, om problemen zoals bij de Dexia-claims te voorkomen. Transparantie is belangrijk.
Het opslaan van documenten vraagt echter veel meer capaciteit dan het opslaan van data, simpelweg omdat documenten veel groter zijn. Bij een bedrijf dat miljoenen documenten per jaar verstuurt, zoals een verzekeringsmaatschappij bijvoorbeeld, vraagt dat om behoorlijke investeringen. Wat er dan ook soms gebeurt, is dat bedrijven ervoor kiezen om claims op de koop toe te nemen. De investering die gemoeid is met opslagcapaciteit weegt in zo'n geval niet op tegen het risico dat het bedrijf loopt.
Wat betekent dit allemaal voor uw organisatie? Belangrijk is dat u de criteria die uw bedrijf heeft, voor het wel of niet opslaan van documenten, op een rij krijgt. Hoe belangrijk is het dat u documenten opslaat? Wat zijn de risico's als u dit niet doet? En wat vraagt wetgeving op dit gebied van uw bedrijf? Op basis daarvan kunt u een weloverwogen keuze maken. Wel is het zo dat als u de stap maakt om documenten te gaan opslaan, de stap om ook andere documenten op te slaan klein is. En het kan veel bieden, met name voor uw klantgerichtheid en het verbeteren van uw processen. Een trend die dus misschien naast noodzaak, ook wel eens heel handig kan zijn…
Johan van Tongeren
Managing Director bij Codast
