Foutief versiegebruik groot probleem voor bedrijven

Tweederde van de bedrijfsmanagers vermoedt dat in hun organisatie regelmatig wordt gewerkt met verkeerde versies van gegevens en documenten. Sommige medewerkers houden zich stil als ze er achter komen dat ze foutieve informatie hebben verstrekt. Ook al kan de misinformatie grote gevolgen hebben voor het bedrijf.

67 Procent van alle medewerkers op midden en lager niveau heeft het vermoeden dat collega's onbewust wel eens een verkeerde versie van documenten hebben gepresenteerd. 10 procent verwacht dat de onjuiste informatie vervolgens elders opnieuw is gebruikt. Dat blijkt uit onderzoek van Tower, een leverancier van oplossingen voor bedrijfsgegevensbeheer (enterprise content management), in het Verenigd Koninkrijk en Ierland.

Een op de zes medewerkers liegt over fouten die zijn ontstaan door verkeerd versiegebruik bij presentaties aan collega's, het management, leveranciers of klanten. Mannen doen dit vaker uit schaamte dan hun vrouwelijke collega's.

Compliance

"De schaamte verbleekt als je kijkt wat de gevolgen kunnen zijn voor het bedrijf op zich", vertelt Paul Brenchley van Tower Software. De onderneming kan er klanten door verliezen, voor het gerecht worden gesleept, personeel verliezen, slechte publiciteit halen en zelfs bepaalde complianceregels niet halen. Brenchley wijst er op dat het onderzoek alleen de gevallen toont die aan het licht zijn gekomen. "Het probleem is waarschijnlijk veel groter, zeker als de fouten zich verder opstapelen door hergebruik van incorrecte of verouderde computerbestanden, documenten en e-mails."

63 procent van de ondervraagde medewerkers heeft inderdaad gevolgen gemerkt nadat ze incorrecte informatie hadden gebruikt. Volgens 8 procent van hen werden juridische stappen genomen tegen hun bedrijf, 7 procent kwam slecht in het nieuws en 6 procent verloor er zelfs klanten door.