Het opzetten van een proeftuin voor de invoering van een Electronisch P-Dossier, inclusief procesondersteuning en recordsmanagement.
Organisatie: Havenbedrijf Amsterdam
Probleemstelling: Havenbedrijf Amsterdam wil bij de ondersteuning van al haar activiteiten gebruik maken van elektronische dossiers en werkstroomondersteuning. Verder is het van belang dat wordt voldaan aan de vigerende wet en regelgeving bij archivering of vernietiging van gegevens in deze dossiers.
Oplossing: Als proef is besloten een proeftuin op basis van Documentum in te richten voor de afdeling Personeelszaken. Het proces Werving en selectie zal in deproeftuin volledig worden geïmplementeerd in Documentum.
Meerwaarde: Door de integratie van het werkproces en de bijbehorende documenten worden de activiteiten voor werving en selectie maximaal ondersteund. Alle gegevens worden eenmalig ingevoerd en op verschillende plekken in het proces hergebruikt of nader aangevuld. Daarnaast ondersteund de inrichting de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Hierdoor wordt bijv. de informatie van afgewezen sollicitanten verwijderd conform WPB.
Rol Content Strategy: Als consultant verantwoordelijk voor de realisatie van het Functioneel Ontwerp voor de inrichting van het P-dossier.
Tools en methodieken: De belangrijkste component in deze oplossing is EMC Documentum. Er wordt gewerkt volgens de Prince2 methodiek.
