Om de beleidslijnen richting de organisatie zichtbaar te maken is de Haagse Hogeschool bezig met de invoer van elektronisch document management. Uiteindelijk gaat de hogeschool organisatiebreed digitaal werken, maar er is bewust gekozen voor een gefaseerde invoering. Roelof Kooy, Informatiemanager bij De Haagse Hogeschool: “Het project leek vooraf meer werk dan het in de praktijk bleek. Geleidelijke invoer is een zeer goede keuze gebleken.”
De Haagse Hogeschool is een toonaangevende onderwijsinstelling in de regio Den Haag met ruim 17.000 studenten. De Hogeschool is begin jaren 90 ontstaan door fusies en telt momenteel vier vestigingen en 1300 medewerkers, verdeeld over 15 academies en 7 diensten die relatief zelfstandig opereren.
Pas de laatste jaren zijn stappen gezet om de verschillende ondersteunende diensten te centraliseren. In het verlengde daarvan krijgen de bedrijfssystemen nu ook een andere rol. De aanschaf van een bedrijfsbreed systeem voor het beheren van informatie past hier binnen.
De directe aanleiding voor de aanschaf van een documentmanagement systeem was de behoefte om besluiten richting de organisatie te ontsluiten en een elektronisch archief op te bouwen. Uitgangspunt was dat we de organisatiestructuur niet wilden veranderen. Decentraal beheer, waarbij iedere organisatie-eenheid zijn eigen omgeving beheert diende daarom mogelijk te zijn. Naast dat er gekeken is naar hoe de acute behoeften het best ingevuld zouden kunnen worden, is er zeker ook rekening gehouden met de ambities richting de toekomst. Met het oog op de verdere uitrol diende het systeem robuust genoeg te zijn voor organisatiebrede inzet en geschikt voor uiteenlopende toepassingen zoals systeem voor accreditaties en voor personeelsdossiers.
Bij de keuze voor Decos speelden naast flexibiliteit en brede inzetbaarheid, ook de referenties een grote rol. Roelof Kooy: "Decos Document heeft zich al bij vele organisaties bewezen en we kregen enthousiaste reacties van andere onderwijsinstellingen waar we aanklopten voor hun ervaringen met Decos".
De afdeling inkoop, onderdeel van het Facilitair Bedrijf gebruikt Decos bijvoorbeeld voor het vastleggen van aanbestedingen. Een proces dat gebaat is bij snel handelen. Met Decos kunnen de contracten beheerd worden en kan aangetoond worden dat volgens de regels gehandeld is.
Het College van Beroep voor examens is een zelfstandig lichaam waarvoor het secretariaat gevoerd wordt door het Bestuursbureau. Deze commissie behandelt de bezwaren van studenten tegen de examencommissie. Aan deze bezwaren hangen strikte reactietermijnen. Dankzij Decos kan dit op basis van registratie- en reactiedatum eenvoudig bijgehouden worden, zonder dat er nog handmatige kalendertjes nodig zijn. Hiertoe maken we wekelijks een overzicht op basis van deze data, binnenkort gaan we mogelijk de workflow inzetten voor een actieve rappellering.
Ten behoeve van de vergaderingen van het College van Bestuur wordt Decos ingezet voor de registratie van de agendapunten, waarbij er automatisch een agenda gegenereerd kan worden.
De les uit het verleden
Om grip te houden op het project is gekozen voor een gefaseerde uitrol, waarbij het Bestuursbureau en het Facilitair Bedrijf er als eerste mee aan de slag zijn gegaan.
Dit zijn ook de diensten die het project geïnitieerd hebben. Beide afdelingen beschikten al over een klein verouderd pakketje voor de registratie van post. Bij het Facilitair Bedrijf was een aantal jaar geleden zelfs al een poging gewaagd om te gaan digitaliseren. Van de doelstellingen in dat project is hoogstens 10% bereikt. Roelof Kooy: "Dat project was veel te ambitieus. Er moest gedigitaliseerd gaan worden en dus werden alle binnenkomende stukken gescand. Dat doen we nu anders. We hebben vooraf duidelijk bepaald wat we wilden bereiken. Namelijk de beleidslijnen zichtbaar maken. Dit betekent dat we alleen digitaliseren wat voor de besluitvorming van belang is. Niet perse externe documenten, maar ook interne communicatie en e-mail. Niet de vorm telt, maar de inhoud."
Een gefaseerde uitrol
In januari 2007 is gestart met de implementatie. Er is een interne projectgroep samengesteld van zes personen die allen de benodigde gebruikers- en applicatie-beheercursussen gevolgd hebben. In nauwe samenwerking met een Decos-consultant hebben zij de implementatie, de inrichting van de applicatie, gedaan. Inmiddels heeft de evaluatie van de eerste fase plaatsgevonden. Technisch liepen we enige vertraging op qua testen, maar uiteindelijk waren we op de geplande datum 'in de lucht', met veel vertrouwen.
Lopende de implementatie hebben we toestemming en budget gekregen voor een tweede fase. In deze fase zijn ook twee academies bij het traject betrokken. Een academie omvat doorgaans een aantal opleidingen. Ook worden er weer 2 diensten bij betrokken. Onder andere de dienst P&O.
We begroten nu een derde fase voor 2008 en starten deze na evaluatie van de tweede fase. Tijdens deze derde fase gaat de volledige organisatie met Decos werken. De start van deze fase staat gepland voor begin van 2008. In deze fase moeten dus ook alle docenten toegang krijgen tot Decos, al weten we nog niet of dat via View Clients wordt of dat we dit via het intranet gaan realiseren.
Eén oplossing voor uiteenlopende behoeften
Roelof Kooy: "Een grote organisatie als de Haagse Hogeschool kent vele verschillende afdelingen die allen een eigen informatie-behoefte hebben. Een belangrijke reden om voor het DMS van Decos te kiezen was daarom de flexibiliteit. We willen het systeem niet alleen in kunnen zetten voor standaard-documenten, zoals post en beleidsstukken, maar er ook, nu en in de toekomst, de uiteenlopende behoeften van de verschillende diensten mee kunnen ondersteunen."
De afdeling inkoop, het College van Beroep voor examens en het College van Bestuur zijn bedrijfsonderdelen die Decos Document al inzetten ter ondersteuning van hun specifieke taken.
Direct vooruitgang
"We hebben in korte tijd al het nodige bereikt, maar er valt nog veel meer winst te behalen", vat Roelof Kooy het gesprek samen. "We zijn nog volop bezig om het gebruik van Decos verder uit te rollen binnen de organisatie, zowel qua gebruik als qua aantallen. Er zijn nog voldoende ideeën, bijvoorbeeld voor het onderbrengen van personeelsdossiers, studentendossiers en om het in te zetten als kwaliteitssysteem (zie de volgende kolom). Decos Document biedt ons hiervoor in ieder geval de mogelijkheden. We gaan de volgende fasen daarom met veel vertrouwen in, er is bij niemand enige twijfel over de mogelijkheden van Decos."
Kwaliteitssysteem
Om in aanmerking te komen voor bekostiging door de overheid en om erkende diploma's af te mogen geven dient een opleiding geaccrediteerd te zijn. Deze accreditatie is een keurmerk dat aangeeft dat aan bepaalde kwaliteitsmaatstaven is voldaan. Voor academies is het tot nu toe echter lastig om aan te tonen dat ze aan de kwaliteitsrichtlijnen voldoen. De Haagse Hogeschool heeft met Decos de oplossing gevonden. Deels geïnspireerd door de Noordelijke Hogeschool Leeuwarden die Decos al enige tijd gebruiken voor hun accreditaties.
