Sinds de initiële aanschaf van Smartsite in 1999 zijn er verschillende projecten uitgevoerd op basis van Smartsite. Tot de projecten behoren de Internetsite (http://www.vrom.nl/) met diverse subsites, waaronder het huursubsidie loket, een Extranet en de Intranetsite.
Het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) stelt zichzelf de volgende prioriteiten: het scheppen van een prettige woonomgeving, het voeren van een ruimtelijk ontwikkelingsbeleid en de ontwikkeling van een duurzame toekomst. Het ministerie van VROM ontstond in 1982. Toen werd het beleidsterrein milieubeheer toegevoegd aan volkshuisvesting en ruimtelijke ordening. In 2004 werkten ruim 4100 mensen bij VROM. Het aantal medewerkers is de laatste jaren gestaag gedaald als gevolg van bezuinigingen en reorganisaties.
Internet
Het Ministerie van VROM gebruikt sinds 1999 Smartsite voor het beheer van zijn internetsite (http://www.vrom.nl/). Destijds begon VROM op beperkte schaal met versie 3 van Smartsite, omdat centraal beheer van de content op de website, vanwege de groei van het aantal pagina's, ondoenlijk was geworden. Met Smartsite werd het mogelijk om het toevoegen van informatie aan de website onder te brengen bij eigenaren van de informatie, de VROM medewerkers. De keuze voor Smartsite werd ondermeer ingegeven door de gebruikersvriendelijkheid en de uitgebreide mogelijkheden voor 'delegated security'.
Dit decentrale beheer is in 2001 toch weer centraal belegd bij de afdeling communicatie, waar inmiddels een 6-tal redacteuren de redactie voeren.
Intranet
In 2000 startte het Ministerie van VROM een selectietraject voor het ministeriële intranet. Vanwege het grote aantal medewerkers en het verwachte intensieve gebruik, werden zware eisen gesteld aan het CMS. Met de komst van Smartsite versie 4 in 2000 had Smartsite dusdanig goede papieren, dat het Ministerie van VROM, mede vanwege de goede ervaring met versie 3, Smartsite ook voor het intranet besloot in te zetten.
Door de 'delegated security'-functionaliteit van Smartsite beschikt ieder directoraat-generaal over een eigen domein binnen het intranet, terwijl alle domeinen binnen één Smartsite-omgeving zijn ondergebracht. Zo kan de webmaster van het intranet het beheer van de domeinen uitbesteden aan webmasters die op afdelingsniveau actief zijn.
Performance
De internetsite van het Ministerie van VROM wordt meer dan twee miljoen keer per maand geraadpleegd. Normaal gesproken zou dat een dusdanige belasting betekenen voor een content management systeem, zodat extra maatregelen genomen moeten worden door bijvoorbeeld extra servers te plaatsen.
Doordat Smartsite gebruik maakt van een intelligent cachingmechanisme en het Ministerie van VROM hier optimaal gebruik van maakt, is het niet nodig om een duur en complex serversysteem op te zetten voor de internetsite. Ondanks dat, is de snelheid waarmee Smartsite de pagina's van de VROM internetsite serveert, zeer hoog. Jarenlange ervaring op het gebied van grote internetsites heeft ertoe geleid dat een internetsite met Smartsite dynamisch kan zijn en toch snel.
Project
Tijdens de verschillende projecten, die werden geleid door Seneca Web Development (SWD), zijn er meerdere koppelingen naar verschillende systemen gerealiseerd. Zoals koppelingen met een pop3 mailserver voor het automatisch importeren van kamerbrieven en kamerstukken en het automatisch genereren van een dossier in een vast format (set van pagina's). Nieuwe publicaties inclusief voorraadgegevens worden elke dag automatisch ingelezen van een extern verzendhuis door middel van XML. Er is een nieuwsbrievenmodule gemaakt, waar inmiddels meer dan 20.000 mensen geabonneerd zijn op de verschillende nieuwsbrieven. RSS feeds (www.vrom.nl/rss) zijn recentelijk geïmplementeerd voor content syndicatie. Daarnaast is de site de afgelopen jaren een aantal keren voorzien van een nieuwe vormgeving. Door de scheiding van vorm en inhoud kon dit grotendeels in huis worden gedaan.
Het functionele beheer wordt momenteel gedaan door twee webmasters. Het technisch beheer inclusief de hosting (voordeel: één aanspreekpunt!) is uitbesteed aan Seneca Web Development.
