Zeven tips voor e-mailverslaafden

14 maart 2008 - 11:534 minuten leestijdAchtergrondCarrière
Heleen van Roon
Heleen van Roon

Het lijkt handig om zo veel mogelijk taken per e-mail af te handelen. Je kunt alles nog eens nalezen en je mails pas lezen als je er tijd voor hebt. Toch zitten er ook nadelen aan.

Het envelopje in rechtsonder op het beeldscherm lonkt. Er is nieuwe mail en die moet onmiddellijk gelezen worden. Dus onderbreekt menig werknemer dagelijks tientallen keren zijn bezigheden om zijn elektronische post te lezen. Uit nieuwsgierigheid, gewoonte of zelfs verslaving.

Uit een onderzoek door de Amerikaanse Universiteit van Northampton blijkt dat eenderde van de 360 onderzochte personen verslaafd is aan het controleren van e-mail via zijn mobiele apparaat. "Je zult verbaasd zijn hoeveel mensen hun PDA of Blackberry naast hun hoofdkussen hebben liggen", liet hoogleraar Nada Kakabasde aan BBC News weten. "Verslaafden staan midden in de nacht op en controleren twee tot drie keer per nacht of er nieuwe berichten zijn."

En dat zijn er nogal wat. Volgens onderzoeksresultaten van ict-dienstverlener Logica hebben Nederlanders, die nu 21 jaar zijn, in hun hele leven al zo'n 250.000 e-mails ontvangen.

Gestrest

Genoeg om behoorlijk gestrest van te raken, weet ook econoom Klaus Moser van de Universiteit van Neurenberg. Ongeveer 10 procent van de werknemers zou nerveus worden van de grote hoeveelheid berichten die hij dagelijks krijgt toegestuurd. Moser pleit voor cursussen waar werknemers leren goede mail-filters te bouwen, waardoor dringende mail wordt doorgestuurd en persoonlijke mail automatisch wordt beantwoord.

Denise Hulst, trainer in efficiënt e-mailen, zei enkele dagen geleden tegen de collega's van weekblad Intermediair dat de manier waarop werknemers met e-mail omgaan, deels bepalend is voor hun werkdruk. Ze raadt werknemers aan een paar keer per dag op een vast moment e-mailberichten te lezen. "Elk mailtje direct openen leidt er al snel toe dat je achter de feiten aanloopt. Ongestoord een takenlijst afwerken kan alleen als je je afsluit voor andere invloeden."

Gewoon even bellen of langslopen lijkt nog altijd de efficiëntste manier om iets met een collega te bespreken. Niemand zit te wachten op een antwoord of voelt zich verplicht een bericht te versturen en beide personen weten direct hoe de zaken ervoor staan. Voor wie toch liever elektronisch overlegt, stelde Intermediair een paar tips op:

7 tips voor efficiënt e-mailen

  • Werk mails die je in twee minuten kunt beantwoorden, meteen af. Orden overige mails in je takenlijst of agenda.
  • Activeer een e-mailfilter voor cc's of projecten waaraan je werkt. Outlook-gebruikers vinden dat onder de Wizard-functie. Alle cc'tjes belanden daardoor automatisch in een aparte map.
  • Analyseer met wie je het meeste mailt en wiens berichten je het snelst beantwoordt. Hiervoor kun je (gratis) programma's downloaden. Clear context inbox manager bijvoorbeeld ordent aan de hand van statistieken de belangrijkste e-mails. Niet de mail die het laatst binnenkomt staat dan bovenaan, maar de mails van je populaire contactpersonen. Let wel, hierdoor blijft dat incidentele mailtje dat ook direct je aandacht verdient, wel langer ongezien.
  • Een goed alternatief is daarom het programma Xobni, dat slechts inzicht geeft in de statistieken van elk e-mailcontact. Welke bijlagen heeft deze afzender in het verleden meegestuurd (handig voor projecten), aan wie cc't deze persoon, hoe is de balans tussen de mails die jullie elkaar sturen?
  • Houd e-mail helder en beknopt. Kan de ontvanger direct begrijpen wat je vraagt of zegt, of kost het hem tijd om dat uit te zoeken?
  • Formuleer een duidelijk onderwerp. De ontvanger moet in het onderwerpveld al kunnen zien wat de aard van het bericht is.
  • Bedenk wanneer je antwoord van iemand wilt, voordat je het medium kiest waarmee je hem benadert. Wanneer je haast hebt, een discussie wilt voeren of boos bent, is bellen of langslopen effectiever dan mailen.

    Meer lezen

    Eén reactie op “Zeven tips voor e-mailverslaafden”

    1. Sluit je e-mail client, en open hem pas na een X aantal minuten weer. Train je zelf om bijvoorbeeld 1 maal per uur je e-mail te lezen. Hierdoor hou je veel meer tijd over.

    Geef een reactie

    Footer