Elk systeem is zo goed als de individuele delen waaruit het is samengesteld. Ondanks dat ‘digitaal’ de norm is, is het papieren document nog steeds overal aanwezig. We kunnen niet zonder. Vandaag de dag staat in vrijwel elk kantoor een ‘multifunctional’; een machine die meer kan dan printen alleen, maar ook kopieert, scant en faxt.
Deze ‘multifunctionals’ (MFP’s) zijn essentieel in de architectuur van een moderne IT-infrastructuur. Immers veel processen starten met een papieren document (dat het systeem in moet) of worden afgerond met een stuk op papier. Echter deze machines kunnen veel meer dan ‘import’ en ‘export’ van papier. Moderne ‘multifunctionals’ zijn programmeerbaar en zijn met handige software gekoppeld aan het interne bedrijfsnetwerk én het internet zodat ze echt een bijdrage leveren aan de productiviteit.
Wil zo’n koppeling efficiënt werken en dus succesvol zijn, dan is het essentieel dat met de machine ook ‘document management’ mogelijk is. Dat moet op basis van een intelligente koppeling met de informatie in het systeem van de organisatie, zodat de MFP het systeem waarin het functioneert verrijkt en in feite de document ‘workflow’ kan worden beheerd zonder contact met een pc, maar op de MFP.
Deze interface moet eenvoudig programmeerbaar zijn. De moderne medewerker wil zelf mini-applicaties voor document-beheer en ‘workflow’ kunnen schrijven en die applicaties moeten snel kunnen worden aangepast aan veranderende omstandigheden.
De nieuwste trend is web-based document printing op basis van een eenvoudige browser. Zo kan de gebruiker informatie oproepen en documenten net zo makkelijk behandelen als surfen over het internet. Essentieel in dergelijke systemen is dat het ‘open’ platforms dienen te zijn. Dat maakt het programmeren door derden mogelijk. Dit betekent dat er naast organisatiespecifieke applicaties ook publieke ‘widgets’ ontstaan die op zo’n MFP werken (automatisch een printje maken van de meest actuele file-informatie met één druk op de knop bijvoorbeeld) waardoor zo’n ‘multifunctional’ een nóg centralere plek zal krijgen in de hele IT-infrastructuur van de organisatie.
Gerard Kruijt
Business Manager Xerox Office Group
