Elektronische facturen binnen de organisatie laten rondgaan en goedkeuren. Dat was de doelstelling die Vallei Auto Groep zichzelf stelde. Want, binnen een organisatie met meerdere vestigingen en veel units zoals magazijn, schade en lease komen veel facturen binnen. Voor de administratie betekende het dat het regelmatig gebeurde dat facturen zoek raakten, niet goed gecontroleerd werden of niet op tijd getekend. De oplossing werd aangedragen door Simac Datacollect met Contempus.Invoice; als Software as a Service (SaaS) via www.facturenservice.nl.
Nu worden de facturen centraal door Vallei Auto Groep gescand, verstuurd naar ‘de facturenservice' van Simac Datacollect, gecontroleerd en van kenmerken voorzien digitaal klaargezet voor de administratie. De eerste stap binnen een efficiënt verwerkingsproces.
Vallei Auto Groep is binnen de automotive-branche één van de grotere dealerorganisaties in Nederland. De vestigingen in Veenendaal, Scherpenzeel, Ede en Wageningen – dus de regio Gelderse Vallei – voeren de merken VW (ook bedrijfswagens), Audi en Seat. Naast onderhoud voor deze merken heeft de groep ook een groeiende leasetak – Vallei Autolease – en in Veenendaal een eigen schadebedrijf. In totaal zijn er zo'n 200 medewerkers.
Factuurverwerking snel implementeren en terugverdienen
"Tegenwoordig moet je duidelijke keuzes maken als je voor bepaalde bedrijfsprocessen software wilt aanschaffen", stelt Vallei Auto Groep. "Wij waren tevreden met de bestaande software en zagen niet uit naar nog meer pakketten op onze systemen. Wel was duidelijk dat we de binnenkomende facturen via de mail en dus digitaal wilden laten goedkeuren en verwerken. Simac Datacollect kwam met een oplossing waarbij het grootste deel van de facturenverwerking ‘in service' gebeurt (SaaS) en er per verwerkte factuur wordt betaald. Een overzichtelijk kostenplaatje met een snellere terugverdientijd dan het implementeren van een eigen toepassing." Daarnaast speelt het gemak voor de orga-nisatie en de gebruikers een grote rol. "We hebben uitgerekend dat er een omslag is bij ongeveer 20.000 facturen per jaar; wij zitten op zo'n 10.000 facturen. Wellicht dat we de groei kunnen beheersen door met bepaalde toeleveranciers verdere afspra-ken te maken over digitale uitwisseling. Maar op dit moment ervaren we het als een ideale toepassing voor wat grotere bedrijven of bedrijven met meerdere vestigingen en een centrale administratie."
Autoriseren van digitale facturen
Alle facturen voor Vallei Auto Groep worden nu centraal op de administratie in Ede ontvangen. Daar worden de facturen gescand en de scanner zorgt via de ‘scan to mail' functie dat de gedigitaliseerde facturen automatisch naar een mailadres van Simac Datacollect worden gestuurd. De originele facturen worden gearchiveerd en na het scannen wordt alleen nog van de digitale facturen gebruik gemaakt. Bij Simac worden de wezenlijke kenmerken zoals leveranciernaam, factuurnummer en boekdatum van de factuur herkend en zijn daarna via de webportal met eigen inlognaam en wachtwoord in Contempus Invoice beschikbaar voor de administratie.
"Bepaalde facturen hebben een eigen template", vertelt Vallei Auto Groep, "en worden direct ingeboekt. Andere facturen worden gecodeerd door er bijvoorbeeld bepaalde kenmerken aan toe te voegen. Door grootboeknummers toe te voegen wordt ook automatisch de tekenbevoegde toegekend. Zodra de administratie dat heeft gedaan, wordt de workflow gestart en de nieuwe facturen automatisch via de mail gemeld bij een tekenbevoegde. Die kan dan vanuit een link in het mailtje met een eigen code inloggen en de factuur controleren en goedkeuren of met een opmerking terugsturen of ‘parkeren' om nog iets uit te zoeken. Daarna volgt de factuur automatisch de workflow die officieel – afhankelijk van de budgethouder – voor autorisatie moet worden gevolgd."
Effectieve verwerking levert besparing op
Binnen Vallei Auto Groep is dit een efficiënte manier van werken. Budgethouders kunnen – net als de administratie – de facturen blijven volgen en hoeven geen (papieren) kopie meer te bewaren. De gehele goedkeuringsslag wordt vastgelegd en meegestuurd volgens de AO/IC-regels (Administratieve Organisatie en Interne Controle) zodat ook voor de accountant alles goed is geregeld. Vallei Auto Groep: "Als budgethouder merk ik dat ik ongeveer vijftig procent van de tijd bespaar in vergelijking tot de vroegere situatie. Datzelfde zal gelden voor de 34 andere tekenbevoegden en een rekensommetje leert dat je op die manier binnen onze organisatie ongeveer 17 werkdagen per jaar bespaart. Ook bij de administratie levert het veel tijd op. Alle digitale facturen staan op de server bij Simac en de workflow en autorisatie die met de administratie zijn afgesproken wordt volledig daar geregeld. Na het volledige goedkeuringstraject wordt automatisch een bestand gemaakt dat wordt ingelezen in ons financiële pakket en alle gegevens worden correct ingevoerd. Ook dat levert weer een besparing op van halve FTE. "De administratie kan de workflow ‘in één beeld' volgen en daardoor eventuele herinneringsfacturen ook makkelijk plaatsen of traceren.
De facturenservice zoals Simac Datacollect die levert is volgens Vallei Auto Groep voor de gebruikers een eenvoudig proces dat snel wordt opgepakt. Een volgende stap zou eigenlijk moeten zijn dat bepaalde inkoopbonnen ook kunnen worden vergeleken met facturen. Dat wordt nu wel in het voorraadsysteem gevolgd, maar de interface met facturen is er nog niet. Hopelijk komt dat snel.
"In het begin was er tijdens de implementatie nog wat specifieke software nodig voor de integratie met ons huidige financiële pakket. Maar na de start was de toepassing al snel ingeburgerd. We hebben de nieuwe manier van werken na een korte instructie van tien minuten per persoon direct ingevoerd. En het werkt prima!
