Wat is nu écht de ‘output’ van je werk? Precies, een printje! Er wordt veel, diep en intelligent nagedacht over IT-infrastructuur maar laten we eerlijk zijn uiteindelijk gaat het vaak om de fysieke output van een proces. Die output is een brief of iets anders, maar in ieder geval iets op papier.
Gelukkig wordt tegenwoordig veel nagedacht over ‘security’ en dat resulteert er in dat het netwerk goed is beveiligd voor aanvallen van buiten, maar heeft het afdrukken van documenten ook die aandacht gehad? Helaas vaak niet.
In een moderne IT-omgeving delen meerdere medewerkers een printer. Door middel van een PIN-code is het eenvoudig te realiseren dat een print uit de printer komt als de ‘eigenaar’ van het document er bij staat. Zo komen documenten in principe niet in handen van de verkeerde.
Met iets meer aandacht en investering kan printen worden gekoppeld aan de RFID-toegangsbadge, zodat het nog makkelijker wordt om het printen te beveiligen en te voorkomen dat documenten in de verkeerde handen terecht komen. Het netwerk ‘kent’ de gebruiker via zijn pas en dus kan overal op het netwerk worden geprint.
De volgende stap is om deze beveiligingsmaatregelen te combineren met milieubesparende maatregelen. Kan dat? Jazeker!
Op printers die zijn uitgerust met EIP (Extensible Interface Platform) kan de gebruiker zijn persoonlijke wachtrij inzien, zelfs op de centrale printserver van het follow-me systeem, en bepalen welke opdrachten afgedrukt en welke eerder verzonden printopdrachten verwijderd kunnen worden omdat hij inmiddels een nieuwere versie van het document aan de printer heeft aangeboden. Ook is het steeds beter mogelijk om per gebruiker instellingen te definiëren; vaak hoeft de tweede pagina van een website niet te worden print, want daar staat niets! Zo weer een pagina bespaard!
Ook is het printen in kleur vaak helemaal niet nodig. Ja, die presentatie voor de klant wel natuurlijk, maar dat ene mailtje of het concept van een rapport waarin nog volop zal worden gekrast en gestreept kan prima in zwart/wit en met twee pagina’s per velletje.
Al deze maatregelen kunnen per gebruiker en per applicatie worden gedefinieerd en ingesteld. Dan is het geen zorg meer van de gebruiker, maar neemt het netwerk die zorg over. En zo zie je weer, slim printen betaalt zichzelf terug.
Gerard Kruijt
Business Manager Office Group
Xerox Nederland
Vergeet de printjes niet waar de pagina instellingen verkeert staan. Een Excel a4tje met de verkeerde pagina-indeling wil ook nog wel eens 8 printjes opleveren.