Het beursgenoteerde Schuitema is de supermarktorganisatie achter C1000. C1000 is de grootste keten van supermarktondernemers in Nederland. Schuitema levert levensmiddelen aan meer dan 450 supermarkten in het hele land. Het merendeel van de winkels wordt gerund door zelfstandige ondernemers. De overige vestigingen vallen volledig onder de verantwoordelijkheid van de retailer.
De organisatie volgt de nationale en internationale ontwikkelingen in de supermarktbranche op de voet en biedt optimale ondersteuning aan de supermarkten in de vorm van producten en diensten. Henk van Iterson, Hoofd Systeemontwikkeling van Schuitema, licht de ondersteuning op het gebied van informatievoorziening toe: "Het is voor de organisatie belangrijk om per filiaal een actueel inzicht te hebben in de verkoop van artikelen en in de inkoop van voorraden, de voordeur- en de achterdeurinformatie zoals wij dat noemen. De huidige marktontwikkelingen in de levensmiddelenbranche en de stevige concurrentie zijn factoren waardoor de centrale informatiebehoefte toeneemt en continu verandert."
Vanuit de organisatie leiden businessvragen tot de ontwikkeling van informatiesystemen. "Om inzicht te verkrijgen in het koopgedrag van consumenten en om beter te kunnen bepalen op welke punten het assortiment aangepast moet worden, groeit de vraag naar actuele rapportages binnen de organisatie", zegt Henk van Iterson. Met behulp van Business Intelligence-toepassingen structureert Schuitema een veelheid aan gegevens tot relevante informatiestromen. De organisatie schakelde Kadenza, specialist op het gebied van Enterprise Intelligence, in bij de inventarisatie van de informatiebehoefte en vroeg om advies voor de verdere professionalisering daarvan.
Waarom Kadenza
Schuitema was vanuit eerdere projecten bekend met de Business Intelligence-benadering van Kadenza. "De specialisten van Kadenza hebben niet alleen veel ervaring met data warehousing, ook dragen zij met hun begrip van onze business bij aan realistische oplossingen. Zij hebben de ervaring en daar maken we graag gebruik van", licht Henk van Iterson toe.
Schuitema vroeg Kadenza een audit uit te voeren. Deze Business Intelligence en data warehouse audit van Kadenza stelde Schuitema in staat binnen enkele dagen een volledig inzicht te krijgen in de mogelijkheden en problemen binnen de bestaande omgeving. De audit resulteerde in een rapport met aanbevelingen en een concreet actieplan. Schuitema was daardoor in staat een goede basis te leggen om de kwaliteit van de informatievoorziening te verbeteren. Kadenza schreef een concreet plan van aanpak voor verbeterpunten op de bestaande Business Intelligence-structuur.
Aanpak Kadenza
Het team systeemontwikkelaars van Schuitema en de specialisten van Kadenza stelden gezamenlijk het rapport op om de huidige systemen en de informatiebehoefte van de organisatie te inventariseren. Daarbij werd sterk rekening gehouden met de reeds in de organisatie aanwezige kennis. Kadenza bouwde daar met specifieke kennis over data modellering op voort en maakte de verbeterpunten inzichtelijk. Henk van Iterson licht toe: "Een voorbeeld van verbeteringen die in het rapport werden opgenomen, is het benoemen van een centraal aanspreekpunt voor systeemaanpassingen gerelateerd aan nieuwe informatieverzoeken. Wij hebben een eigen data warehouse architect aangesteld die de lopende verzoeken structureert volgens een vastgelegde procedure. Zodoende voorkomen we onnodige werkzaamheden en kunnen we de kwaliteitsstandaard van onze data warehouses waarborgen."
Resultaten business
Kadenza bracht aan Schuitema advies uit voor het verder professionaliseren van de organisatie. Daarin benoemde Kadenza deeltrajecten en koppelde taken en verantwoordelijkheden aan bestaande functies. Tevens adviseerde Kadenza bepaalde standaarden voor processen met betrekking tot de inrichting van data warehouses. Nu de deeltrajecten op het gebied van Business Intelligence en de richtlijnen voor data modellering nauwkeurig omschreven zijn, beschikt Schuitema over een veelomvattend systeemoverzicht en gestandaardiseerde procedures. Op die manier kan Schuitema adequaat reageren op de groeiende behoefte aan informatie, gericht inspelen op toekomstige ontwikkelingen en daadkrachtig anticiperen op actuele gebeurtenissen in de levensmiddelenbranche.
Aanleiding
Waar Schuitema voorheen voornamelijk leverancier was van goederen en diensten, stelt de organisatie zich momenteel steeds nadrukkelijker op als retailer. Daarmee neemt de behoefte aan informatie over de consument sterk toe. "De resultaten die in de winkels geboekt worden, zijn meer dan voorheen leidend bij de ondersteuning van de filialen", aldus Henk van Iterson. "Het tijdig signaleren van de veranderende consumentenbehoefte en het herkennen van nieuwe trends in de markt zijn belangrijk om snel te kunnen anticiperen en de time-to-market kort te houden. Dat doen wij onder andere door het analyseren van gegevens over inkoop, verkoop, leveringen en retourzendingen."
Enkele jaren geleden startte de organisatie daarom als pionier met data-analyse op basis van in-huis ontwikkelde Business Intelligence-toepassingen. Zo kon de onderneming verkoopprognoses maken en beter inspelen op wisselend consumentengedrag. De organisatie definieerde verschillende projectdoelen en realiseerde die met succes. "Ons team van systeemontwikkelaars kon de business voorzien van rapportages en op die manier helpen bij het voorspellen van verkoopcijfers", licht Henk van Iterson nader toe. "Echter, de informatiebehoefte bleef groeien. Het systeembeheer werd daardoor steeds complexer."
Probleemstelling
Het centrale besturingssysteem voor alle projecten werd dusdanig omvangrijk, dat het genereren van geïntegreerde informatie niet eenvoudig was. Henk van Iterson: "Er ontstond een concrete vraag naar een totaaloverzicht van al onze Business Intelligencetoepassingen. We wilden niet zozeer de rapportagesystematiek verbeteren, maar vooral de structuur van onze data warehousing optimaliseren."Om deze reden startte Schuitema een traject met Kadenza om vanuit de bestaande situatie tot verbetering van de beheeromgeving te komen en uiteindelijk tegemoet te kunnen komen aan de groeiende informatiebehoefte.
Henk van Iterson: "Bij het definiëren van de probleemstelling hebben we in de eerste plaats gekeken naar het besluitvormingsproces. Welke gegevens worden nu daadwerkelijk gebruikt voor ad hoc beslissingen of beleidsveranderingen. We realiseerden ons dat we systemen generiek konden aanpassen, maar dat we meer hadden aan goede analysemogelijkheden om besluitvorming te vergemakkelijken. We hebben ons toen tot Kadenza gewend voor advies en ondersteuning." Interne processen en informatie-uitwisseling tussen leveranciers en winkels zijn verbeterd, evenals de afstemming tussen verschillende afdelingen met betrekking tot artikelen en medewerkers. Op die manier kan Schuitema een grotere efficiëntie garanderen.
Kadenza heeft de organisatie concreet ondersteund bij het creëren van een overall overzicht van de huidige systemen en toekomstige systeemvereisten. Verder is er een goede basis gelegd voor vervolgtrajecten. Henk van Iterson: "Het gehele traject is op tijd en binnen budget opgeleverd. De doorlooptijd van het traject bedroeg slechts drie maanden."
Resultaten technisch
Retailorganisatie Schuitema beschikt momenteel over een actueel en passend datamodel dat geschikt is om te voorzien in de toekomstige groei van de informatiebehoefte. Kadenza ontwikkelde een besturingssysteem voor het bestaande data warehouse zodat deelsystemen centraal te beheren zijn. Schuitema is nu in staat om de verdere uitwerking van het project zelfstandig vorm te geven, ondersteund door de aanbevelingen van Kadenza voor de inrichting van verschillende procedures en standaarden voor data warehousing.
