Veel middelgrote bedrijven in de branche zakelijke dienstverlening staan momenteel voor de vraag of zij al dan niet (delen van) hun ICT-beheer gaan uitbesteden. Waar organisaties zich in het verleden vooral op het verlagen van de kosten leken te richten, blijkt uit onderzoek van AAC Cosmos dat er andere factoren zijn die meetellen bij deze beslissing.
AAC Cosmos heeft ICT-managers van 165 middelgrote zakelijke dienstverleners in Nederland ondervraagd naar hun redenen om uitbesteding te overwegen. Het onderzoek toont aan dat de verhouding tussen ICT-beheer en het doorontwikkelen van het systeem redelijk onevenwichtig is. De meeste tijd gaat op aan het in stand houden van het ICT-systeem, terwijl juist de innovatie zo belangrijk is in deze branche. Door het inschakelen van een externe partij kunnen die verhoudingen weer recht getrokken worden, wat uiteindelijk ten goede komt aan de inzet van ICT als strategisch middel.
Een veel genoemde reden van zakelijke dienstverleners om uitbesteding te overwegen, is het tegengaan van schommelingen in de ICT-kosten. Ongeveer één op de drie zakelijke dienstverleners heeft in de afgelopen jaren sterke pieken en dalen gezien in zijn ICT-kosten. Met name deze organisaties geven aan wel wat te zien in uitbesteding, omdat zij daardoor extreme fluctuaties kunnen voorkomen en ICT-investeringen beter kunnen budgetteren.
Uit het onderzoek blijkt verder dat organisaties eerder nadenken over uitbesteden wanneer ze zich afhankelijk voelen van ICT. Daarnaast weegt de complexiteit van de ICT-omgeving zwaar mee. Hoe complexer de omgeving, hoe arbeidsintensiever het onderhoud is en hoe meer kennis er nodig is om het systeem optimaal te laten draaien. Als die kennis niet aanwezig is, zal een organisatie op zoek moeten naar middelen van buitenaf om het kennisniveau op peil te houden.
Toch heeft het gros van de zakelijke diensverleners al wel eens een externe partij in de arm genomen om te helpen bij het oplossen van ICT-problemen. Dit is echter vaak niet op structurele basis: deze externe partijen leveren voornamelijk ad hoc kennis die ontbreekt bij de eigen medewerkers.
Verder speelt de flexibiliteit van de ICT-omgeving een grote rol in de overweging al dan niet uit te besteden. Bijna één op de vijf ondervraagde zakelijke dienstverleners (18%) geeft aan dat hun serveromgeving in geval van een calamiteit niet binnen twee werkdagen hersteld kan worden door hun eigen systeembeheerders. Voor deze ondervraagden speelt flexibiliteit dan ook een erg grote rol bij de beslissing voor een uitbestedingstraject.
"Onze klanten beseffen steeds meer dat het uitbesteden van ICT-beheer, of delen daarvan, veel meer ruimte voor innovatie kan opleveren. Wij adviseren hen uit te besteden wat noodzakelijk is maar niet onderscheidend, zoals het technische ICT-beheer. Voor het functioneel applicatiebeheer is volledige kennis van de sector nodig. Dat moet je laten doen door eigen mensen, die de vertaling kunnen maken van wat de organisatie wil naar wat ICT moet leveren. Veel beheerders zijn echter continu bezig met brandjes blussen, waardoor er weinig tijd over is voor nieuwe ICT-toepassingen. Ook hun baan wordt een stuk uitdagender als zij zich bezig kunnen houden met innovatie in plaats van instandhouding van het systeem", zegt Jack Rijks, salesmanager outtasking bij AAC Cosmos.
