Wees niet dom, doe DAM!

Theresa Regli spreekt 18 september op het Hartman Event 2008 over digital asset management, kortweg DAM. Omdat er nogal wat onbekendheid is met dit fenomeen, vroegen wij Theresa om alvast wat uit te leggen over het nut en de noodzaak van DAM. En… wat is het nou eigenlijk precies?

Hartman: Onlangs verscheen het CMS Watch 'DAM Report'. Wat is DAM en waar gaat het DAM Report over?

Regli: "DAM staat voor digital asset management. Digital assets zijn foto's, audiobestanden, videoclips, flash-animaties, games, banneradvertenties en alle informatie die geen tekst is en die moet worden beheerd. Het beheer van digitale media gedurende hun hele levenscyclus behoort tot het domein van digital asset management of DAM. MAM, media asset management, hoort onder dezelfde paraplu. Let op: digitale assets zijn altijd voorzien van metadata, anders zijn het geen echte assets. DAM-systemen zijn meer gericht op het verkrijgen van metadata, omdat er vaak geen door een machine leesbare tekst is die door de software kan worden herkend.

Het DAM Report gaat over de markt en technologie van DAM. Op basis van zes maanden onderzoek en interviews met DAM-experts en gebruikers, hebben wij de DAM-technologiestandaarden en best practices beschreven. Wij hebben ook achttien DAM-leveranciers geëvalueerd, met hun sterkten en zwakten en de business cases waarvoor zij het meest geschikt zijn."

Hartman: Waarom is DAM zo belangrijk?

Regli: "Wij weten allemaal dat de hoeveelheid content explosief toeneemt; meer en meer van die content is niet tekstgebaseerd. Denk maar aan You Tube of het feit dat elke wedstrijd tijdens de recente Olympische Spelen is gefilmd en online is gezet. Probeer je eens voor te stellen hoeveel 'merk'-assets een bedrijf als Coca-Cola heeft; duizenden afbeeldingen die over tientallen jaren zijn gecreëerd. Wat een gigantische klus om dat allemaal op een bruikbare manier te beheren!"

Hartman: Als het zo belangrijk is, waarom doet niemand het dan (goed)?

Regli: "Sommige organisaties doen het wél goed, maar dit zijn in de regel bedrijven die leven van digital assets. Denk aan televisiemaatschappijen of advertentiebureaus die het merk van hun klanten beheren. Video en afbeeldingen is hun 'raison d'être', dus zij moeten het wel goed doen. Andere organisaties hebben minder aandacht voor digital assets, maar de realiteit is dat elke organisatie een merk heeft. DAM vermindert het risico dat je merk wordt misbruikt of verkeerd gepositioneerd.

Hartman: Wat kun je doen om het bestuur/management te overtuigen van het belang van DAM?

Regli: "DAM reduceert of elimineert de 'harde' kosten door:
– het overbodig maken van de productie, duplicatie en verzending van fysieke media zoals videotapes, cd's en dvd's;
– het introduceren van een gemeenschappelijke architectuur en infrastructuur die wordt gebruik door meerdere groepen;
– het elimineren of consolideren van meerdere systemen en daarmee het terugbrengen van onderhouds- en beheerkosten;
– het creëren van efficiëntie in processen door het totstandbrengen van een gedeelde infrastructuur en het stroomlijnen van contentgerichte businessprocessen.

DAM reduceert of elimineert de 'zachte' kosten (bijvoorbeeld workflow gerelateerde kosten) door:
– het optimaliseren van workflows rond een gedeelde repository en gedeelde assets;
– het terugbrengen of elimineren van kosten voor het terugvinden van content of asset;
– het reduceren of elimineren van kosten voor het opnieuw creëren van assets;
– het verhogen van het hergebruik van bestaande assets;
– het mogelijk maken van het delen van assets binnen organisaties en tussen organisaties, zowel lokaal als wereldwijd;
– het creëren van nieuwe, gestroomlijnde, goedkopere en bestandsgebaseerde workflows (bijvoorbeeld kortere routing/goedkeuringscycli);
– het wegnemen of in elk geval verminderen van frustraties van medewerkers, partners en klanten die assets niet of nauwelijks kunnen vinden. Onderscaht nooit het effect van dergelijke frustraties!

Hartman: Wat is volgens jou de relatie tussen DAM en CM(S)?

Regli: "DAM is eigenlijk een gespecialiseerde vorm van content management, met speciale functionaliteiten voor het beheer van audio, video en afbeeldingen. Het is daarmee een niche in enterprise content management. Bijvoorbeeld, een DAM-systeem beheert verschillende versies van een afbeelding in verschillende resoluties, misschien een voor het web en een voor print. Als je een versie wijzigt, veranderen de andere ook automatisch. Met het systeem kun je aangeven welke specifieke rechten op een videofragment of de hele video van een uur. Dit is niet iets dat je web-cms voor je zal verzorgen."

Hartman: Kun je een voorbeeld geven van een organisatie die DAM op een hoger niveau toepast? En waarom is dit dan van een hoger niveau?

Regli: "Musea, uitgeverijen en televisiemaatschappijen zijn al heel ver. Het Metropolitan Museum of Art in New York City (MoMa) heeft een digitale afbeelding van elk object in het museum, met daarbij uitgebreide metadata. Zij gebruiken hun DAM-systeem om zowel de fysieke assets (waar is het, is het in bruikleen, in opslag, etc.?) als de digitale afbeelding ervan te beheren. Echt heel indrukwekkend."

Hartman: Wat zijn jouw tips voor iedereen die iets wil doen met DAM maar nog niet weet hoe?

Regli: "1) Gebruik een metadatastandaard. 2) Bewijs het management dat een investering in DAM gegrond is. 3) Begrijp hoe assets moeten worden beheerd om inkomsten te vergroten en kosten te reduceren. 4) Stel een toegewijd team samen. Dat zijn volgens mij de belangrijkste voorwaarden!"

Hartman: Waar ga je het over hebben op het Hartman Event?

Regli: "Ik ga het hebben over DAM in relatie tot ecm. Dus waar DAM past in een ecm-strategie, hoe je kunt vaststellen of DAM past in de business case en hoe het succesvol kan worden toegepast. Ik geef ook een kort overzicht van de DAM-tools en hoe zij werken.