Test: Creëer rijke PDF-bestanden

Hoewel er andere, universele bestandsindelingen bestaan zoals het XPS-formaat van Microsoft, blijft PDF (Portable Document Format) de de facto-standaard. Adobe bracht versie 9 uit van zijn Acrobat PDF-platform en bijbehorende Reader. Een noodzakelijke upgrade? Wij zochten het uit.

Er zijn veel betaalde en gratis alternatieven op de markt om PDF's te creëren. Eerder testten we Nuance PDF Converter 5. Een redelijk bekend gratis alternatief is PrimoPDF. De gratis varianten zijn meestal niet erg krachtig. In de meeste gevallen gaat het om een zogenaamde PDF-printer, waarbij je niet over veel geavanceerde mogelijkheden beschikt tot het aanmaken van PDF-bestanden.

Acrobat 9 kan immers veel meer. Zo kan de nieuwe versie verschillende mediatypes zoals documenten, video, geluid en 3D-objecten samenbrengen in een PDF-portfolio, is er ondersteuning voor Flash-technologie en kun je in real-time samenwerken met anderen aan een PDF-document.

PDF-portfolio

Verschillende types van bestanden samenvoegen in een PDF-bestand is niets nieuws onder de zon. PDF-portfolio's zijn wel nieuw. PDF-portfolio's laten je toe om verschillende mediatypes zoals documenten, geluid, video en zelfs 3D-objecten te bundelen in een PDF-bestand. Je hebt de keuze uit vele bijgeleverde sjablonen. Zelf een ontwerp maken kan uiteraard ook. Door deze feature te gebruiken voor bijvoorbeeld productfolders, kun je ze een stuk aantrekkelijker en persoonlijker maken.

Het aanmaken van een portfolio verloopt in vijf eenvoudige stappen. De eerste stap is belangrijk, hier kiezen we namelijk de algemene opmaak van onze portfolio. De volgende stap is het toevoegen van een welkomstpagina en een koptekst. In de derde stap kiezen we een mooi kleurenschema. In de vierde stap voeren we onze gegevens in. Dat kan bijvoorbeeld een beschrijving zijn van een bepaald bestand dat we hebben ingevoegd. In de laatste stap geeft het programma ons de keuze tussen opslaan, per e-mail versturen of delen op Acrobat.com.

Het ziet er allemaal heel mooi uit. Zelfs met onze .docx- en .flv-bestanden heeft Acrobat geen moeite. Ben je niet zeker of de ontvanger een bepaalde video kan afspelen met zijn of haar geïnstalleerde software? Met Acrobat 9 heeft niemand nog een speciale mediaspeler nodig. Dit geeft de ontvanger van dit portfolio de kans om alle content te bekijken zonder zelf over de bronsoftware te beschikken. Enkel de gratis Acrobat Reader is nodig; dat is bijvoorbeeld naar klanten toe zeer interessant.

Gevoelige informatie weglaten

Met Acrobat 9 Pro Extended beheer je eenvoudig de toegang tot een PDF-bestand en het gebruik ervan. Je kunt namelijk rechten toekennen aan de bestanden, aangeven of het afgedrukt mag worden, of het gewijzigd mag worden en dies meer. De mogelijkheden tot rechtenbeheer zijn legio. Je kunt bijvoorbeeld opgeven dat het document helemaal niet kan worden afgedrukt, of alleen in lage resolutie of alleen in hoge resolutie.

Adobe geeft bij het instellen van de machtigingen wel een waarschuwing dat de beveiliging alleen in Adobe-producten een gegarandeerde werking heeft. Met andere woorden kunnen andere pakketten om PDF's te openen of te  bewerken misschien de beveiliging wel omzeilen.

Documenten digitaal ondertekenen en certificeren kan eveneens. Zo weet je correspondent dat het document effectief van jou afkomstig is. Heb je vertrouwelijke informatie in het document staan? Geen probleem. Je kunt gevoelige informatie eenvoudig verwijderen met de redigeergereedschappen. Om de beveiliging van PDF-documenten te vereenvoudigen, kun je gebruikmaken van beveiligingsbeleiden. Die kunnen eenvoudig worden toegepast op meerdere documenten. Een bijna identiek beveiligingsbeleid maak je eenvoudig aan door een bestaand beleid te kopiëren.

Documenten beheren

Acrobat 9 kan automatisch verschillen tussen documenten vaststellen. Indien wijzigingen worden vastgesteld, zal de software deze markeren. De software herkent overigens niet alleen gewijzigde teksten, maar ook afbeeldingen. Dit alles maakt dat je snel een beeld krijgt van wijzigingen in een document waar bijvoorbeeld je collega aan heeft gewerkt.

Als gebruiker van Acrobat 9 krijg je ook toegang tot Acrobat.com. Je kunt er bestanden opslaan en delen. Bovendien kan het dienst doen als centrale opslagplaats voor het verzamelen van data als onderdeel van een formulierproces en voor het bijhouden van opmerkingen als je samenwerkt aan een document. Daarvoor beschikt Acrobat.com over een aantal diensten: persoonlijke webconferencing met mogelijkheid tot desktop sharing (ConnectNow) en een online tekstverwerker (Adobe Buzzword).

Acrobat-familie

Wij testten de meest uitgebreide versie: Acrobat 9 Pro Extended. Uiteraard zijn er ook nog andere versies verkrijgbaar: Acrobat 9 Standard en Acrobat 9 Pro. Welke versie je best aanschaft, hangt af van je behoeften. Zo bevat de Extended versie Adobe Presenter-software die je de mogelijkheid geeft om PowerPoint-presentaties om te zetten naar multimediale PDF-bestanden.

Vertrouwelijke informatie wissen met de gereedschappen voor redigeren is een functie die je niet aantreft in de Standard versie, terwijl dit bij de Pro en Pro Extended versie wel is inbegrepen. Ook de door ons geteste functie voor het vergelijken en markeren van verschillen in twee versies van een document zit niet in de Standard versie.